01.10.2005 | Service: Checkliste für die Betriebsprüfung

So wahren Sie Ihre Rechte gegenüber dem Betriebsprüfer

Betriebsprüfungen sind nicht nur eine unangenehme Unterbrechung des Arbeitsalltages; es ergeben sich häufig auch erhebliche Steuernachzahlungen. Die Checkliste macht Ihnen einige Vorschläge, wie Sie Ihre Rechte gegenüber dem Betriebsprüfer wahren können.

Überprüfung der Prüfungsanordnung

		erledigt
1.	Senden Sie nach Eingang der Prüfungsanordnung eine Ausfertigung oder Kopie an Ihren Steuerberater. Vereinbaren Sie einen Besprechungstermin.
2.	Sprechen Sie mit dem Steuerberater vor allem über folgende Punkte: Welche Kalenderjahre sollen geprüft werden? Liegen schon verjährte oder bereits einmal geprüfte Kalenderjahre im Prüfungszeitraum? Liegen für alle Prüfjahre Steuerfestsetzungen unter dem Vorbehalt der Nachprüfung vor (sonst Änderungen nur bei Feststellung neuer Tatsachen durch die Betriebsprüfung)? Richtet sich die Prüfungsanordnung auch gegen den Ehegatten (bei Gemeinschaftspraxis gegen die Beteiligten)? Ist sie zutreffend / korrekt begründet? Was könnte der Prüfungsanlass sein?
3.	Kann die Betriebsprüfung zum vorgesehenen Zeitpunkt durchgeführt oder muss nach Abstimmung mit dem Steuerberater eine Verlegung beantragt werden? Bestätigen Sie dem Prüfer telefonisch den Termin oder vereinbaren Sie einen neuen Zeitpunkt für den Beginn der Betriebsprüfung.

Prüfungsvorbereitungen

4.	Stimmen Sie mit Ihrem Steuerberater den Ort der Prüfung ab. Informieren Sie den Prüfer, falls die Betriebsprüfung – aus Platzgründen – in der Kanzlei des Steuerberaters oder im Finanzamt durchgeführt werden soll.
5.	Bereiten Sie alle vorzulegenden Unterlagen vor! Sondern Sie private Unterlagen zunächst aus: Journal oder Sachkonten der EDV-Buchführung; Umbuchungslisten; Anlagenverzeichnis / Kartei; Unterlagen der Abrechnungsstelle; Kassenberichte, Durchschriften der Rechnungen an Patienten; Kontoauszüge für betriebliche Giro-/Darlehenskonten, Lohn-/ Gehaltskonten für das Praxispersonal, Jahresbescheinigungen über Kapitalerträge und Veräußerungsgeschäfte aus Finanzanlagen ab 2004.
6.	Überprüfen Sie, ob Verträge mit Angehörigen (Arbeits-, Darlehens- und Mietverträge) in ordnungsgemäßer Form vorliegen.
7.	Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die bevorstehende Betriebsprüfung. Geben Sie ihnen genaue Anweisungen, wie sie sich gegenüber dem Betriebsprüfer zu verhalten haben. Bitten Sie die Mitarbeiter, Fragen des Prüfers nur äußerst zurückhaltend zu beantworten.
8.	Versuchen Sie mit Ihrem Steuerberater mögliche Schwachstellen der Prüfungsjahre zu erforschen, steuerlich zu werten und Argumente vorzubereiten.
9.	Sollten Ihnen schwerwiegende Fehler für die Prüfungsjahre unterlaufen sein (beispielsweise irrtümlich Praxiseinnahmen oder Zinsen aus Kapitalanlagen nicht erklärt), sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Steuerberater eine strafbefreiende Selbstanzeige in Erwägung ziehen. Wichtig: Eine Selbstanzeige ist nach Erscheinen des Betriebsprüfers nicht mehr möglich.
10.	Fragen Sie Ihren Steuerberater nach Eigenarten der Prüfer. Wer es versteht, eine angenehme Gesprächsatmosphäre zu schaffen, wird den Prüfer nicht schon aus persönlichen Gründen gegen sich haben. Kaffee, Tee oder Erfrischungsgetränke sind eine Selbstverständlichkeit und keine Bestechung.

Durchführung der Betriebsprüfung

11.	Fragen Sie den Betriebsprüfer nach der voraussichtlichen Dauer der Prüfung und seiner Zeitplanung. Stimmen Sie mit ihm Arbeitsbeginn und Verhalten während der Mittagspause ab. Hüten Sie sich aber vor „Geschwätzigkeit“. Gute Betriebsprüfer haben bei ihren Fragen häufig Hintergedanken.
12.	Der Betriebsprüfer darf die Praxisräume besichtigen, aber nicht allein. Es könnte zweckmäßig sein, auch den Steuerberater zur Praxisbesichtigung zu bitten.
13.	Weitere Unterlagen sollten Sie nur auf ausdrückliche Anforderung vorlegen; zur Überwachung am besten schriftlich anfordern lassen. Sie sind so immer über den Kenntnisstand des Prüfers unterrichtet. Vor Übergabe an den Prüfer sichten Sie das Material – konsultieren Sie eventuell einen Berater. Hier kann Großzügigkeit verhängnisvoll werden.
14.	Sie haben Anspruch auf regelmäßige Unterrichtung über die Prüfungsfeststellungen (rechtliches Gehör). Bitten Sie Ihren Steuerberater auch zu Besprechungen im Laufe der Betriebsprüfung, falls es um gravierende Feststellungen mit erheblichen finanziellen Auswirkungen geht. Er hat größere Erfahrungen, kennt den Prüfer und weiß, wie er seine Fragen beantworten muss.
15.	Nutzen Sie die letzte Möglichkeit, bislang nicht berücksichtigte Aufwendungen als Betriebsausgaben zu machen.

Schlussbesprechung

16.	Vor der Schlussbesprechung lassen Sie sich vom Betriebsprüfer in einer Vorbesprechung über seine Feststellungen zusammenfassend informieren. Bei umfangreichen Feststellungen fordern Sie von ihm eine schriftliche Punktezusammenstellung an.
17.	Stimmen Sie den Termin für die Schlussbesprechung angemessene Zeit vorher ab, damit Sie sich genügend vorbereiten können.
18.	Vor der Schlussbesprechung führen Sie eine umfassende Besprechung mit dem Steuerberater durch. Dabei können Sie schon festlegen, in welchen Punkten Sie einlenken oder auf keinen Fall nachgeben wollen.
19.	Beginnen Sie in der Schlussbesprechung mit den Punkten, in denen Sie nachgeben wollen. Auch der Betriebsprüfer braucht sein Erfolgserlebnis; insbesondere wenn sein Vorgesetzter dabei ist. Das dürfte auch die Kompromissbereitschaft bei den strittigen Punkten erhöhen.
20.	Sprechen Sie in der Schlussbesprechung über die Zahlungsmodalitäten und mögliche Stundungen, wenn sich hohe Steuernachzahlungen ergeben sollten.
21.	Beantragen Sie vor Erlass der geänderten Steuerbescheide die Übersendung des Betriebsprüfungs-Berichts.