· Fachbeitrag · Praxis-Pkw
Diese Anforderungen muss ein digitales Fahrtenbuch erfüllen
| Wird ein Fahrtenbuch als nicht ordnungsgemäß verworfen, ist der geldwerte Vorteil aus der Dienstwagennutzung nach der 1-%-Regel ( PP 01/2017, Seite 16 ) anzusetzen. Das ist z. B. der Fall, wenn das Fahrtenbuch keine geschlossene äußere Form aufweist oder die Eintragungen nicht zeitnah erfolgen. Wegen dieser formalen Mängel scheiterte der Nutzer eines Firmenfahrzeugs vor Gericht (Finanzgericht [FG] Düsseldorf, Urteil vom 24.11.2023, Az. 3 K 1887/22 H[L]). |
Eine äußere geschlossene Form weist ein mithilfe eines Computerprogramms erzeugtes Fahrtenbuch nur dann auf, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten mit der verwendeten Software technisch ausgeschlossen sind oder die Änderungen in der Datei selbst dokumentiert oder offengelegt werden und bereits bei gewöhnlicher Einsichtnahme erkennbar sind. Alle erforderlichen Angaben müssen sich dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen; ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird. Konkret bedeutet das, dass nachträgliche Änderungen unmittelbar im Fahrtenbuch selbst offenzulegen sind und nicht nur in einer Protokolldatei wie im Falle der hier verwendeten Software. Allerdings wurden im Streitfall die Änderungsprotokolle bzw. „sonstige interne Protokolldateien“ trotz Aufforderung nicht vorgelegt.
Eine zeitnahe Führung liegt vor, wenn der Nutzer des Fahrzeugs die Eintragungen im Anschluss an die betreffenden Fahrten vornimmt. Hier hatte der Mitarbeiter die Fahrten zwischen den Eintragungszeitpunkten (jeweils nach dem Tanken) auf Zetteln notiert. Da er die Zettel danach vernichtete und auch die Protokolldatei nicht vorlag, hatte das Gericht bereits Zweifel an der Vollständigkeit der Eintragungen und ging auch nicht von einer zeitnahen Eintragung aus.
