01.09.2007 | Bestellwesen

Optimieren Sie Ihre Bestellung und Vorratshaltung!

Ziel jeder Praxis ist es, durch eine wirtschaftliche Bevorratung reibungslose Arbeits- und Behandlungsabläufe zu gewährleisten. Dazu ist es hilfreich, jeden Schritt von der Bestandskontrolle bis zur Bestellung festzulegen. Der Prozessablauf zur Beschaffung von Materialien, Hilfsmitteln und Dienstleistungen kann in Form einer Verfahrensanweisung dargestellt werden. Durch regelmäßige Überprüfung, Dokumentation und – falls erforderlich – Anpassung erreichen Sie eine kontinuierliche Verbesserung. Der Nutzen wird sich unmittelbar in der Praxis bemerkbar machen – Sie schonen Ihre Nerven, weil alle Materialien rechtzeitig da sind, und Sie sparen Geld, weil unnötige Versandkosten und Doppelbestellungen vermieden werden.  

Bereiche und Zuständigkeiten

Definieren Sie im Bereich der Materialbestellung klare Zuständigkeitsbereiche in Ihrer Praxis, zum Beispiel: Allgemeiner Praxisbedarf; Instrumenten-Aufbereitung; Medikamente/Verbandmaterial/ Sprechstundenbedarf; Büro- und EDV-Bedarf; Röntgen; Prophylaxe; Laborbedarf; Reparaturen/Service/Wartung. Bei großen Praxen ist es empfehlenswert, dass jeweils eine Person die Verantwortung für einen Bereich übernimmt. In kleineren Praxen können die Bereiche zusammengefasst werden. Abschließend bestimmen Sie eine hauptverantwortliche Mitarbeiterin, die die Preise vergleicht, gegebenenfalls die Verhandlungen mit den Depots führt, sämtliche Bestellungen verantwortlich durchführt und die Bereichsverantwortlichen der Praxis im Blick hat.  

Bestandskontrolle

Wenn Sie ein gutes System der Bestandskontrolle und der zyklischen Kontrolle zur Vermeidung von MHD-abgelaufenen Beständen etablieren möchten, überlegen Sie zunächst, wie die Artikel aufgenommen werden, die unbedingt rechtzeitig nachbestellt werden müssen und die ein Verfallsdatum haben. Dazu stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung: Man kann Bestelllisten an den Materialschränken platzieren, in denen bei Entnahme des jeweils letzten – oder vorletzten – Artikels der Eintrag erfolgt. Ähnlich ist ein Bestellbuch oder ein Karteisystem zu handhaben, wie es Apotheken verwenden.  

Bedarfsmeldung und Beschaffung