05.11.2009 | Praxisorganisation

Bonusheft: Tipps für Ihr Terminmanagement

Im Monat Dezember erinnern sich erfahrungsgemäß viele Patienten daran, dass noch die eingehende jährliche Untersuchung bei ihrem Zahnarzt ansteht. Diese Patienten, die den Recall-Service nicht in Anspruch nehmen, sorgen oft für beträchtliche Schwierigkeiten in der Praxis. Nicht selten erscheinen sie unangemeldet, um „schnell mal eben“ den Eintrag ins Bonusheft vornehmen zu lassen. In den meisten Praxen sind diese schnellen Termine kurz vor dem Jahresende gar nicht möglich. Jeder eingeschobene Termin bedeutet für Patienten mit geplanten Terminen Wartezeiten und verärgert diese womöglich. Mit Geschick und Einfühlungsvermögen lassen sich diese nicht immer einfachen Situationen aber durchaus meistern.  

Die richtige Vorgehensweise für jede Situation

Tipp 1: Klären Sie in Ihrer Praxis grundsätzlich ab, ob Interesse daran besteht, trotz Termindruck auch kurzfristige Bonusheft-01-Patienten anzunehmen. Wenn dies der Fall ist, dann können Sie Ihr Entgegenkommen wie folgt „verkaufen“:  

„Ich verstehe, dass Ihnen viel daran liegt, den Eintrag ins Bonusheft für das Jahr 2009 noch zu erhalten. Für Sie als langjährige Patientin unserer Praxis mache ich einen Termin möglich. Bitte nutzen Sie jedoch ab dem nächsten Jahr unseren Erinnerungsservice, der Sie rechtzeitig auf die anstehenden Untersuchungstermine hinweist. Der Service ist kostenlos und hilft Ihnen, sich den Bonus gegenüber Ihrer Krankenkasse fortlaufend zu sichern.“  

Tipp 2: Wenn Ihre Praxis keine kurzfristigen Termine für Bonushefteinträge anbieten kann, argumentieren Sie wie folgt:  

„Bedauerlicherweise ist unser Terminkontingent für dieses Jahr bereits erschöpft. Ich kann Sie auf die Warteliste setzen und informiere Sie sofort, wenn ein Termin frei wird. Bitte nutzen Sie jedoch ab dem nächsten Jahr unseren Termin-Erinnerungsservice.“  

Tipp 3: Ihre Patientin hat Schmerzen vorgetäuscht und will sich den Eintrag ins Bonusheft „erschleichen“. In diesem Fall ist nicht nur Ihre Konsequenz, sondern auch die Ihres Chefs/Ihrer Chefin gefragt: