23.10.2019 · Fachbeitrag · Terminvergabe

Probleme mit dem Terminmanagement? So bekommen Sie die Abläufe in den Griff

von Christa Maurer, Kommunikation & Management, Lindau

| Patienten beurteilen eine Zahnarztpraxis nicht alleine aufgrund der fachlichen Qualifikation des behandelnden Arztes, sondern vor allen Dingen nach Aspekten, die sie persönlich erleben und beobachten. Dazu zählen z. B. Wartezeiten, Freundlichkeit und Service. Besonders sensibel sind die Wartezeiten: Muss der Patient lange warten, reagiert er oft unwirsch ‒ und im Praxisteam gibt es auch einige Unruhe, weil die Abläufe durcheinandergeraten. Mit einigen einfachen Maßnahmen lassen sich Probleme aber weitgehend in den Griff bekommen. |

Von guten Hotels etwas abgucken

Schauen Sie gelegentlich über den Tellerrand. Eine gute Möglichkeit für einen Vergleich bieten gute Hotels. Diese sind ‒ wie moderne Praxen auch ‒ Dienstleister. Von diesen kann man einiges abschauen, z. B. Empfang, Freundlichkeit am Telefon, Umgang mit Beschwerden und eben auch Terminmanagement. Es dreht sich alles um den Gast und sein Wohlfühlen während des Aufenthalts. Selbstverständlich kommt dabei auch dem Buchungsmanagement eine wichtige Bedeutung zu. Um die Fehlerquelle möglichst niedrig zu halten, können nicht alle Mitarbeiter auf das Buchungssystem zugreifen. Es wäre fatal, wenn Veranstaltungen falsch gebucht oder wenn Zimmer mehrfach vergeben würden. Und so können die jeweiligen Buchungen aufgrund des namentlichen Logins der autorisierten Personen sofort zugeordnet werden.

Voraussetzungen für ein optimales Terminmanagement

In Zahnarztpraxen sieht es meist anders aus. Jeder hat Zugriff ins Terminsystem. Treten Fehler auf, fühlt sich niemand zuständig ‒ und nachvollziehbar ist es auch nicht immer. Die Voraussetzungen für ein optimales Terminmanagement sind deshalb: