02.01.2009 | Praxisorganisation

„Dann räumen wir mal auf!“ Was Sie jetzt entsorgen dürfen

Der Stress zum Jahresende ist vorbei, die ZE-Arbeiten sind eingegliedert und die „Stempelpatienten“ abgearbeitet. Vielleicht muss noch die eine oder andere Praxismitarbeiterin bis Ende März Reste vom Jahresurlaub 2008 nehmen, aber weitgehend läuft die Praxis wieder in ruhigen Bahnen. Da bleibt Zeit, zunächst die Dinge abzuarbeiten, die liegen geblieben sind. Und anschließend wird systematisch „ausgemistet“. Sonst erstickt die Praxis im Papierberg.  

Aufzeichnungen über zahnärztliche Behandlungen: zehn Jahre

Das sind zunächst einmal die Aufzeichnungen über zahnärztliche Behandlungen (Krankenblätter, anderweitige Patientendaten, Röntgenaufnahmen etc.). Diese Unterlagen müssen nach Abschluss der Behandlung zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Endete die Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2008, dann können alle Unterlagen mit einem letzten Eintrag aus dem Jahr 1998 entsorgt werden.  

Längere Frist bei nicht abgeschlossenen Verfahren

Natürlich gilt diese Regelung nicht, wenn die Unterlagen noch für ein laufendes Verfahren benötigt werden. Das ist häufig bei Steuer-unterlagen der Fall. Eigentlich gilt auch hierfür die zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Ist jedoch das Verfahren - beispielsweise durch eine Betriebsprüfung - noch nicht abgeschlossen, dann müssen die Unterlagen auch nach der Zehnjahresfrist dem Fiskus zur Verfügung gestellt werden. Zu steuerrelevanten Unterlagen zählen unter anderem Buchungsbelege, Rechnungen, aber auch der Jahresabschluss.