31.07.2008 | Praxisorganisation

So archivieren Sie die Duplikate der Heil-und Kostenpläne zeitsparend und kostengünstig

In Zeiten, in denen noch alles mit einem Nadeldrucker gedruckt wurde, war die Archivierung der Heil- und Kostenpläne klar: Der Antrag wurde auf dem selbstdurchschreibenden Dreifachformular gedruckt und komplett zur Krankenkasse geschickt. Bei der Bewilligung des Heil- und Kostenplanes drückte sich alles, was der Sachbearbeiter notiert hatte, automatisch auf das zweite und dritte Blatt durch. Nach der Abrechnung wurde das letzte Blatt in der Praxis archiviert.  

Mittlerweile haben viele Praxen auf Tintenstrahl- oder Laserdrucker umgestellt. Die meisten machen die Erfahrung, dass es keinen Sinn macht, den Heil- und Kostenplan mehrfach auszudrucken und mit dem Stempel „Original“ und „Duplikat“ versehen an die Krankenkasse zu senden. Die Sachbearbeiter füllen meist nur das Original-Formular aus. Wie soll die Praxis nun dokumentieren?  

Heil- und Kostenplan ausdrucken und abheften?

Recht verbreitet ist der Lösungsansatz, den Heil- und Kostenplan auszudrucken (sowohl den Antrag als auch die Abrechnung) und abzuheften. Dies macht jedoch wenig Sinn, denn all diese Informationen sind in der Praxissoftware gespeichert! Das einzige, was die Software nicht hergeben kann, sind die Genehmigungseinträge der Krankenkasse (Bonus-Prozente, Datum, Unterschrift des Sachbearbeiters). Aber genau auf diese Information kommt es im Zweifelsfall an.  

Beispiel

Die Krankenkasse beanstandet, das definitive Einsetzen der Brücke sei vor dem Genehmigungsdatum erfolgt. Die Praxis habe somit gegen die Richtlinien verstoßen und der Patient würde den Anspruch auf den Zuschuss verlieren. Die Verwaltungsmitarbeiterin ist sich sicher, dass der Patient zum Präparationstermin den genehmigten Heil- und Kostenplan mitgebracht hat. Da sie jedoch keinen Beleg hat, wird das Widerspruchsverfahren unnötig schwierig.  

Heil- und Kostenplan nach der Abrechnung kopieren?

Eine mögliche Lösung wäre, den Heil- und Kostenplan nach der Abrechnung zu kopieren und in einem Ordner abzuheften. Diese Lösung setzt jedoch voraus, dass ein entsprechendes Gerät verfügbar ist. Aber selbst wenn ein Kopierer zur Verfügung steht, ist diese Lösung recht kostenintensiv. Zudem brauchen Sie bei dieser Art der Archivierung viel Platz in Ihren Ordner-Schränken.  

Unsere Empfehlung: Papierlose Archivierung im PC!