01.10.2007 | Praxisorganisation

So organisieren Sie die Rezeption perfekt!

Die Rezeption ist das erste, was der Patient bei einem Besuch in Ihrer Praxis zu sehen bekommt. Sieht er Berge von Karteikarten oder eine vollgekritzelte Schreibtischunterlage aus dem Jahr 2005? Liegen Stifte, Lineal und Abrechnungslektüre wahllos herum? Womöglich steht noch eine halbvolle Kaffeetasse vom Vortag herum?  

Die Rezeption ist die Visitenkarte Ihrer Praxis. Hier können Sie Ihre Praxis hervorragend präsentieren, Professionalität zeigen und durch Ordnung und Sauberkeit den praxiseigenen Qualitätsstandard unterstreichen. Testen Sie sich daher selbst, ob Sie eher zu den „Aufbewahrern“ oder den „Wegwerfern“ gehören. Antworten Sie ehrlich, denn nur so erkennen Sie den wirklichen Handlungsbedarf. Je mehr Sie mit „Ja“ beantworten, je mehr ungelöste Probleme gibt es.  

Checkliste „Schreibtisch-Organisation“

	Ja	Nein
Benötigen Sie länger als drei Minuten, um ein Schriftstück, eine Karteikarte oder einen HKP zu finden?
Befinden sich auf Ihrem Schreibtisch Unterlagen, die Sie seit mehreren Tagen nicht bearbeitet haben?
Liegen in der Praxis offen oder in Schränken Fachzeitschriften, Kataloge oder Prospekte herum, die schon lange nicht mehr aktuell sind?
Fällt es Ihnen schwer, zwischen unnötigen und wichtigen Unterlagen zu entscheiden?
Bewahren Sie Schriftstücke länger auf als die Aufbewahrungsfristen es vorschreiben?
Suchen Sie häufig Unterlagen und Vorgänge, vor allem während Telefonaten?
Prüfen Sie regelmäßig Ihre Ordnerablage?
Befinden sich Dokumente häufig nicht an dem Ort, an dem sie sein sollten?

Ordnungsregel Nr. 1: Alles hat seinen festen Platz

Jedes Ding sollte seinen festen Platz haben: das Kassenbuch, die Karteikarte mit offener Rechnung und die mit einem noch ungenehmigten ZE-Vorgang. Lassen Sie sich in einem Vorgang nicht unterbrechen, legen Sie den HKP nicht „eben mal“ neben die Tastatur oder das noch unbeschriftete Röntgenbild auf den Tresen. Schon wenige Minuten genügen – und das Röntgenbild ist verschwunden oder der HKP falsch einsortiert. Beenden Sie daher möglichst einen Vorgang, bevor Sie etwas anderes beginnen.  

Ordnungsregel Nr. 2: Trennen Sie sich von Überflüssigem!