01.10.2009 | Praxisorganisation, Teil 1

Lohnt sich der Aufwand einer Umstellung auf karteilose Praxisführung?

War es vor zehn Jahren noch etwas Exklusives, wenn eine Praxis statt Karteikarten in jedem Behandlungszimmer einen PC stehen hatte und alle Einträge über die Praxissoftware vornahm, so ist das heute schon viel selbstverständlicher. Die meisten Neugründungen arbeiten von vornherein ohne die Papier-Karteikarten. Bei Praxen, die schon einige Zeit bestehen, entsteht auch zunehmend dieser Wunsch. Die Umstellung erscheint jedoch eine große Hürde zu sein. Hat man sich doch an die gute alte Karteikarte gewöhnt und auch einen großen Teil der Praxisorganisation darauf abgestimmt.  

Beispiel

Wird in der Praxis Dr. Schulte ein Heil- und Kostenplan geschrieben, so wird sofort ein blauer Reiter in die Karteikarte gesteckt. Sobald mit der Zahnersatz-Behandlung begonnen wird, wird der blaue durch einen gelben Reiter ersetzt. Die Verwaltungsmitarbeiterin schaut die laufende Kartei einmal in der Woche durch und erkennt auf einem Blick, bei welchen Patienten sie eventuell mal nachhören sollte, ob der Heil- und Kostenplan bereits genehmigt ist, welche Heil- und Kostenpläne sie bald abrechnen kann usw. Für alle Bereiche der Praxisorganisation ist die Karteikarte mit ihren speziellen Markierungsmöglichkeiten ein unverzichtbares Instrument geworden - zum Beispiel auch für offene Rechnungen, laufende PAR-Behandlungen etc.  

Reorganisation der Verwaltung erforderlich

Mit der Umstellung von einer Papierkarteikarte auf die Computerkarteikarte geht eine fast komplette Reorganisation der Verwaltung einher. Das macht die Umstellung so schwierig und umfangreich und ist auch genau der Grund, warum sowohl die Chefs als auch die Mitarbeiterinnen fürchten, bei der Umstellung könnten sämtliche Informationen verloren gehen und Leistungen würden nicht abgerechnet. Dennoch gibt es oft konkrete Anlässe, die Umstellung in kurzer Zeit zu vollziehen.  

Beispiel

Frau Dr. Lüsing bekommt in einigen Monaten ihr erstes Kind. Da sie eine Einzelpraxis führt, wird sie schon wenige Wochen nach der Entbindung wieder arbeiten. Um die Praxiszeiten kurz zu halten, möchte sie so viele Verwaltungsarbeiten wie möglich von zu Hause aus erledigen. Da sie jedoch die Karteikarten nicht immer hin- und herfahren will, ist es erforderlich, sämtliche Verwaltungsarbeiten und die gesamte Dokumentation mit der Praxissoftware erledigen zu können. Es wird ein Netzwerk in der Praxis installiert, in das sich Frau Dr. Lüsing von zu Hause aus einloggen kann.  

Veränderungen auf Mitarbeiterebene kommen in der Praxis deutlich häufiger vor als Arbeitszeitveränderungen auf Chefebene. Auch im Vorfeld einer solchen Veränderung kann die Umstellung auf eine karteilose Praxisführung wichtig sein.  

Beispiel

Die Rezeptionskraft, die neben den üblichen Rezeptionstätigkeiten auch die Eingabe der in der Karteikarte dokumentierten Leistungen des Vortages in die Praxissoftware vornahm, hat gekündigt. Die Praxisleitung stellt eine neue, sehr nette Rezeptionskraft ein, die jedoch keinerlei Abrechnungskenntnisse hat. Um die in Teilzeit beschäftigte Verwaltungsmitarbeiterin nicht mit der kompletten Eingabe der Karteikarten von ihren eigentlichen Aufgaben abzuhalten, entschieden die Chefs, auf karteilose Praxisführung umzustellen. Dafür wurde in jedes Behandlungszimmer ein PC gestellt und die Assistenzmitarbeiterin nimmt die Eintragungen direkt in der Praxissoftware vor.