02.10.2008 | Qualitätsmanagement

Das Zertifizierungsaudit in der Zahnarztpraxis –Vorbereitung und Durchführung

Über viele Aspekte des Qualitätsmanagements haben wir bereits in „Praxisteam professionell“ berichtet (siehe dazu auch das Online-Archiv unter www.iww.de, Suchwort „Qualitätsmanagement“ eingeben). Manche Zahnarztpraxen, die ein Qualitätsmanagement-System eingeführt haben, tragen sich mit dem Gedanken der Zertifizierung. Da die Zertifizierung für die meisten Praxen und deren Teams absolutes Neuland ist, möchten wir heute ein wenig „Licht“ in das Unbekannte bringen. Insbesondere gehen wir darauf ein, wie sich das Team auf die Zertifizierung vorbereiten kann, wie das Audit abläuft und welche Fragen der Auditor stellen könnte.  

Der Auditor führt eine „Dokumentenprüfung“ durch

Nach dem Entschluss, der Auswahl der Zertifizierungs-Gesellschaft (TÜV, Dekra etc.) und dem anschließend festgelegten Datum zur Zertifizierung beschleicht das gesamte Praxisteam und häufig auch die Praxisinhaber ein mulmiges Gefühl, da keiner so recht weiß, was auf die Praxis zukommt. Einige Wochen vor dem Zertifizierungsaudit möchte der Auditor gern Ihr Handbuch in elektronischer Form zugesandt bekommen. Er führt dann eine so genannte „Dokumenten-prüfung“ durch und klärt ab, ob die von der Norm geforderten Dokumente vorhanden, alle Prozesse beschrieben und die Dokumente „gelenkt“ – das heißt mit Kopf- und Fußzeilen versehen – sind.  

Beim Lesen des Handbuchs kann der Auditor bereits einen Einblick in die zu auditierende Praxis erhalten. Deshalb sind unter anderem die Praxisphilosophie, die Praxisziele sowie ein aktuelles Organigramm ein wichtiger Bestandteil des Handbuchs.  

Der Auditplan wird vorher zur Verfügung gestellt

Anhand dieser Unterlagen erstellt der Auditor einen Auditplan, den Sie etwa zwei Wochen vor dem Zertifizierungsaudit erhalten (Ein Beispiel für einen solchen Plan können Sie im Online-Service unter „Arbeitshilfen“ aufrufen.). Daraus geht der Zeitplan hervor (meist ein ganzer Tag – je nach Praxisgröße), welche Themen der Auditor mit Ihnen besprechen möchte und welche Personen er als Ansprechpartner haben möchte. So können Sie sich darauf einstellen und – falls Sie mit Teilzeitkräften arbeiten – dies in Ihrer Praxis organisieren.