· Fachbeitrag · Buchführung
Kassenführung ab dem 01.04.2021: Das müssen Sie zur TSE-Pflicht wissen
von Diplom-Finanzwirt (FH) Tobias Teutemacher, Greven
| Am 31.03.2021 enden die Nichtbeanstandungsregeln der Länder in Bezug auf die Pflicht zur Aufrüstung der Kassen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE). Jetzt wird es also ernst: Prüfer werden vermehrt Kassen-Nachschauen durchführen, auch in Autohäusern. Wer die Pflicht mangelhaft umsetzt, riskiert hohe Bußgelder. Erfahren Sie, wie Sie diese Gefahr vermeiden. |
Für wen gilt die TSE-Pflicht?
Sie müssen in Ihrem Autohaus die Kassen mit einer TSE aufrüsten, wenn Sie aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder „andere Vorgänge“ mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfassen.
Wichtig | Betroffen sind elektronische Aufzeichnungssysteme, wie z. B. elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen (§ 1 S. 1 KassenSichV), also z. B. Warenwirtschaftssysteme mit Kassenmodul/-funktion. Maßgeblich ist, ob Sie mit den in Ihren Autohäusern eingesetzten Software- und Hardwaresystemen „bare“ Geschäftsvorfälle abwickeln können. Entscheidend ist die Funktionsweise, nicht die tatsächliche Nutzung. Ausgenommen sind u. a. elektronische Buchhaltungsprogramme (§ 1 S. 2 KassenSichV). Ihre Systeme müssen auch die strengen Anforderungen der GoBD erfüllen.
Sachlicher Anwendungsbereich
Aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle sind alle Geschäftsvorfälle, die zu einem kassenrelevanten oder kassensturzrelevanten Vorgang gehören oder zu diesem werden könnten. Das sind z. B. (vgl. AEAO zu § 146a Tz. 1.8)
- Eingangs-/Ausgangs-Umsatz,
- die nachträgliche Stornierung eines Umsatzes,
- Gutschein (Ausgabe, Einlösung),
- Privatentnahme oder Privateinlage oder
- Wechselgeld-Einlage und Geldtransit.
„Andere Vorgänge“ sind z. B. Sofort-Stornierungen, Belegabbrüche, erstellte Angebote und nicht abgeschlossene Geschäftsvorfälle (AEAO zu § 146a Tz. 1.9).
Das System muss aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle und andere Vorgänge vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnen (§ 146a Abs. 1 AO). Bei der Nutzung elektronischer Aufzeichnungssysteme besteht damit eine Einzelaufzeichnungspflicht. Sie müssen also die Geschäftsvorfälle artikelgenau und unmittelbar nach ihrer Entstehung aufzeichnen und die Zahlungswege (bar/unbar) voneinander trennen. Warengruppenprogrammierung ist nur zulässig, wenn der Art nach gleiche Waren mit demselben Einzelverkaufspreis in einer Warengruppe zusammengefasst werden und die verkaufte Menge bzw. Anzahl ersichtlich bleibt (z. B. bei Ersatzteilen).
PRAXISTIPP | Prüfen Sie jetzt, ob das in Ihrem Betrieb eingesetzte elektronische Aufzeichnungssystem über eine Kassenfunktion (s. o.) verfügt. Wenn ja, dann muss eine TSE implementiert werden! Sollte diese bis zum 31.03.2021 nicht mehr eingebaut werden können, müssen Sie bei Ihrem zuständigen Finanzamt eine Fristverlängerung beantragen (§ 148 AO). Ihr Steuerberater hilft Ihnen dabei. |
In diesen Fällen haben Sie noch Zeit bis 2023
Ihr Autohaus bzw. Ihr Kfz-Betrieb unterliegt der TSE-Pflicht erst ab dem 01.01.2023, wenn
- Sie Ihre elektronische Registrierkasse nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft haben,
- diese die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 (Az. IV A 4 - S 0316/08/10004-07, Abruf-Nr. 110048) erfüllt und
- die Kasse bauartbedingt nicht aufrüstbar ist. Nachweise darüber (z. B. Bestätigung des Systemadministrators bzw. des Systemherstellers) müssen Sie als Bestandteil Ihrer Verfahrensdokumentation aufbewahren. PC-Kassensysteme können grundsätzlich mit einer TSE ausgerüstet werden!
So wahren Sie die TSE-Pflicht
Das elektronische Aufzeichnungssystem und die digitalen Aufzeichnungen sind durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen. Aktuell (Stand: 15.03.2021) sind folgende technische Sicherheitseinrichtungen vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert:
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Zertifizierungs-ID | Prüfgegenstand | Antragsteller | Datum |
BSI-K-TR-0457-2021 | Fiskal Cloud-TSE, Version 2.0 Gültig bis 31.07.2022 | DF Deutsche Fiskal GmbH | 18.02.2021 |
BSI-K-TR-0456-2021 | Swissbit Cloud-TSE, Version 1.1 Gültig bis 31.07.2022 | Swissbit AG | 18.02.2021 |
BSI-K-TR-0369-2020 | D-TRUST TSE Web, Version 1.0 Gültig bis 31.07.2022 | D-TRUST GmbH | 29.01.2021 |
BSI-K-TR-0374-2020 | Bundesdruckerei D-Trust TSE, Version 1.0 Gültig bis 13.04.2028 | cv cryptovision GmbH | 14.04.2020 |
BSI-K-TR-0393-2020 | Diebold Nixdorf TSE-Card, Version 1.0 Gültig bis 19.02.2028 | Diebold Nixdorf Systems GmbH | 20.02.2020 |
BSI-K-TR-0362-2019 | Swissbit TSE, Version 1.0; Swissbit USB TSE; Swissbit SD TSE; Swissbit Micro SD TSE Gültig bis 19.12.2027 | Swissbit AG | 20.12.2019 |
BSI-K-TR-0373-2019 | Epson USB TSE, Version 1.0; USB TSE; Micro SD TSE Gültig bis 19.12.2027 | Epson Europe BP | 20.12.2019 |
PRAXISTIPP | Die aktuelle Liste finden Sie auf der Website des BSI www.iww.de/s4699. Über einen Mausklick auf die jeweilige ID erfahren Sie mehr über das jeweilige System. |
Wichtig | Sie müssen für jede Aufzeichnung eine neue Transaktion starten. Als Transaktion bezeichnet man die innerhalb der TSE erfolgenden Absicherungsschritte. Diese müssen folgende Bestandteile enthalten:
- Transaktionsnummer (eindeutig und fortlaufend)
- Daten des Vorgangs
- Zahlungsart
- Zeitpunkt des Vorgangsbeginns oder des Vorgangsabbruchs
- Prüfwert und Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder Sicherheitsmoduls (= Bestandteil der TSE)
Belegausgabepflicht (§ 146a Abs. 2 AO)
Seit dem 01.01.2020 gilt die Belegausgabepflicht: Sie müssen jedem Kunden einen Beleg (in Papierform oder digital) zur Mitnahme anbieten. Die Kunden entscheiden selbst darüber, ob sie den Beleg mitnehmen. Alle Angaben müssen für die Kunden ohne maschinelle Unterstützung lesbar enthalten sein.
Wichtig | Die Belegausgabepflicht gilt nur bei der Kassenführung mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme, nicht bei einer „offenen Ladenkasse“. Sobald die TSE im elektronischen Aufzeichnungssystem eingebaut ist, muss jeder Beleg zwingend folgende Angaben enthalten:
- 1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
- 2. Das Datum der Belegausstellung und den Zeitpunkt des Vorgangsbeginns sowie den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung
- 3. Die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
- 4. Die Transaktionsnummer
- 5. Das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe; anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung
- 6. Die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls
Wichtig | Eine Ausnahme von der Belegausgabepflicht (§ 146 Abs. 2 S. 2 AO) kommt für Autohäuser, Kfz-Betriebe und Werkstätten wohl nicht in Betracht.
FAQ zur TSE
In der Praxis tauchen regelmäßig die gleichen Fragen auf. Das BSI hat diese in FAQ beantwortet. ASR fasst die wichtigsten Antworten für Sie zusammen.
Maßnahmen bei Ausfall der TSE
Sie müssen abhängig von der Ausfallart verschiedene Maßnahmen ergreifen.
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Ausfall betrifft TSE |
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Ausfall von Druck- und Übertragungseinheit |
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Wie ist die erstmalige TSE-Implementierung steuerlich zu behandeln?
Grundsätzlich sind die Aufwendungen für die Anschaffung der TSE zu aktivieren und über die Nutzungsdauer von drei Jahren abzuschreiben. Kosten für die nachträgliche erstmalige Ausrüstung von Kassen oder -systemen mit einer TSE sowie Kosten für die erstmalige Implementierung der einheitlichen digitalen Schnittstelle eines elektronischen Aufzeichnungssystems können Sie aber in voller Höhe als Betriebsausgabe abziehen (BMF, Schreiben vom 21.08.2020, Az. IV A 4 ‒ S 0316-a/19/10006 :007, Abruf-Nr. 217713).
Bestellte Cloud-TSE steht nicht rechtzeitig zur Verfügung
In dem Fall müssen Sie einen entsprechenden individuellen Einzelfristverlängerungsantrag nach § 148 AO stellen. Formulierungshilfen finden Sie auf www.iww.de/s4700, den Internetseiten der großen Verbände.
Aktueller Stand bei der Meldepflicht
Mit der Einrichtung der TSE haben Sie noch nicht alle Pflichten erfüllt. Denn Sie haben auch eine Meldepflicht gegenüber dem zuständigen Finanzamt (§ 146a Abs. 4 AO). Nutzen Sie ein elektronisches Aufzeichnungssystem, müssen Sie diesem folgende Daten mitteilen (§§ 146a Abs. 1 S. 1 AO, § 1 S. 1 KassenSichV):
Checkliste / Meldepflichtige Daten | |
Name des Steuerpflichtigen | ❒ |
Steuernummer des Steuerpflichtigen (zusätzlich kann auch seine Identifikationsnummer bzw. Wirtschafts-Identifikationsnummer übermittelt werden | ❒ |
Art der zertifizierten Sicherheitseinrichtung (dazu Angabe der Zertifizierungs-ID im Format „BSI-K-TR-nnnn-yyyy“ und die Seriennummer der TSE) | ❒ |
Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems (wird im Meldeverfahren noch vorgegeben) | ❒ |
Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme je Betriebsstätte bzw. Einsatzort (jedes einzelne elektronische Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion, dies gilt auch dann, wenn mehrere Geräte mit einer zertifizierten TSE verbunden sind) | ❒ |
Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems Wichtig | Die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems ist zu übermitteln. Sie ist herstellerabhängig und von der Seriennummer der zertifizierten TSE sowie der Zertifizierungs-ID zu unterscheiden! | ❒ |
Datum der Anschaffung bzw. in Leasing-Fällen das Datum des Leasingbeginns des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems Wichtig | Sie müssen die Installationsinformationen (durch den Hersteller bzw. Aufsteller) sowie die tatsächliche Inbetriebnahme für die Prüfer der Betriebsprüfung in einer entsprechenden Verfahrensdokumentation nachvollziehbar darstellen. | ❒ |
Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems | ❒ |
Die Meldung muss innerhalb eines Monats erfolgen (§ 146a Abs. 4 S. 2 AO). Nach dem BMF ist von der Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO bis zum Einsatz einer elektronischen Übermittlungsmöglichkeit abzusehen (BMF, Schreiben vom 06.11.2019, Az. IV A 4 ‒ S 0319/19/10002 :001, Abruf-Nr. 212154).
FAZIT | Insbesondere im Hinblick auf Bußgeldvorschriften des § 379 Abs. 1 Nrn. 3 -6 AO (Bußgeld bis zu 25.000 Euro) und drohende Hinzuschätzungen ist bezüglich der TSE-Pflicht Genauigkeit und Eile geboten. |
