05.03.2021 · Fachbeitrag · Gesellschaftsrecht

Auskunfts- und Einsichtsrechte des GmbH-Gesellschafters unter Corona-Bedingungen

von RA Dr. Jochen Blöse MBA, FA f. Handels- und Gesellschaftsrecht, Köln

| Die Coronapandemie bietet Herausforderungen unterschiedlichster Art. Im gesellschaftsrechtlichen Zusammenhang gilt den Anforderungen an das Zustandekommen von Gesellschafterbeschlüssen sowie den Rahmenbedingungen für die Abhaltung von Gesellschafterversammlungen ein besonderes Augenmerk. Aber auch andere gesellschaftsrechtliche Fragestellungen, wie die Auskunfts- und Einsichtsrechte des GmbH-Gesellschafters nach § 51a GmbHG bedürfen der situationsspezifischen Handhabung, wie eine Entscheidung des OLG Frankfurt (1.12.20, 21 W 137/20, Abruf-Nr. 220433 ) zeigt. |

1. Allgemeines zum Auskunfts- und Einsichtsrecht

Nach § 51a GmbH hat der Gesellschafter einen Anspruch auf Erteilung von Auskünften über die Angelegenheiten der Gesellschaft und auf Einsichtnahme in deren Bücher und Schriften. Zweck der Vorschrift ist es, dem Gesellschafter die sachgemäße Ausübung seiner Mitgliedschaftsrechte zu ermöglichen und ihm die dafür erforderliche Informationsgrundlage zu verschaffen (Altmeppen, GmbHG, 10. Aufl., 2021, § 51a, Rz. 1).

1.1 Auskunftsrecht

Der Anspruch richtet sich gegen die GmbH und nicht etwa gegen den Geschäftsführer, auch wenn § 51a Abs. 1 GmbHG den Geschäftsführer als denjenigen benennt, der die Auskunft zu erteilen und die Einsicht zu gestatten hat (Altmeppen, a. a. O., § 51a, Rz. 17).

Gegenstand des Anspruchs sind beim Auskunftsrecht nach der gesetzlichen Formulierung die Angelegenheiten der Gesellschaft. Hierbei ist ein weites Verständnis zugrunde zu legen und davon auszugehen, dass damit alles gemeint ist, was einen Bezug zur Mitgliedschaft des Gesellschafters aufweist (BGH 6.3.97, II ZB 4/96, BGHZ 135, 48, 51 f.). Damit unterfallen dem Auskunftsrecht alle Umstände, die mit

der Geschäftsführung,

den wirtschaftlichen Verhältnissen der Gesellschaft,

deren Beziehungen zu Dritten einschließlich Behörden und verbundenen Unternehmen zusammenhängen.

Erfasst sind daher auch

die Gehälter der Geschäftsführer,

das Bestehen von Unternehmensverbindungen,

Anteilsveräußerungen,

getätigte oder geplante Zahlungen an Gesellschafter,

Durchführung der Einforderung von Einlageverpflichtungen,

die Gewährung von Darlehen, Bürgschaften an bzw. für Gesellschafter, Organmitglieder und Dritte (Baumbach/Hueck-Zöllner/Noack, GmbHG, 22. Aufl., 2019, § 51a, Rz. 11).

1.2 Einsichtsrecht

Das Einsichtsrecht bezieht sich zunächst auf die Handelsbücher i. S. d. § 238 HGB und umfasst die gesamte Buchhaltung, die in den Jahresabschluss einfließt (Baumbach/Hueck-Zöllner/Noack, a. a. O., § 51a, Rz. 20). Ebenfalls Gegenstand des Einsichtsrechts sind die Schriften der Gesellschaft, worunter sämtliche geschriebenen und digitalen Geschäftsunterlagen einschließlich der Korrespondenz und Buchungsbelege zu verstehen ist (Baumbach/Hueck-Zöllner/Noack, a. a. O., § 51a, Rz. 21).

Berechtigt zur Geltendmachung der Informationsrechte ist jeder Gesellschafter; mit der Gesellschafterstellung endet auch das Informationsrecht (Altmeppen, a. a. O., § 51a, Rz. 13).

Ein häufiger Diskussionspunkt in der Praxis ist die Frage, ob der Gesellschafter die Informationsrechte in eigener Person wahrnehmen muss oder ob er einen Dritten zur Entgegennahme der Auskunft bzw. zur Einsicht bevollmächtigen kann.

Im Grundsatz ist diese Frage zu bejahen, jedoch kann durch gesellschaftsvertragliche Regelung ausgeschlossen werden, dass ein Bevollmächtigter Einsicht nehmen kann und ihm Auskünfte zu erteilen sind. Überwiegend wird jedoch angenommen, dass die Bevollmächtigung eines zur beruflichen Verschwiegenheit verpflichteten sachverständigen Dritten jedenfalls dann in Betracht kommt, wenn der Gesellschafter mangels eigener Sachkunde gar nicht in der Lage ist, die erhaltenen Informationen sachgerecht zu verarbeiten (s. dazu Altmeppen, a. a. O., § 51a, Rz. 15 f.).

1.3 Einschränkung der Auskunfts- und Einsichtsrechte

Das Informationsrecht besteht nicht unbeschränkt. Nach § 51a Abs. 2 GmbHG dürfen die Geschäftsführer Auskunft und Einsicht verweigern, wenn ein nicht unerheblicher Nachteil für die Gesellschaft oder für ein verbundenes Unternehmen droht. Hinzukommen muss, dass dieser Nachteil durch eine zweckwidrige Verwendung der erhaltenen Informationen entsteht. Darunter zu verstehen ist jegliche dem Unternehmenszweck zuwiderlaufende Verwendung (Baumbach/Hueck-Zöllner/Noack, a. a. O., § 51a, Rz. 33).

Ausreichend ist es, dass eine solche zweckwidrige Verwendung zu besorgen ist, d. h., es müssen Tatsachen vorliegen, die dies konkret möglich erscheinen lassen (Altmeppen, a. a. O., § 51a, Rz. 33).

Hinsichtlich des zweiten Erfordernisses der Nachteilszufügung gilt, dass jeder wirtschaftliche Nachteil erfasst ist, der mehr als geringfügig ist. Dies gilt auch bei sogenannten indirekten Schäden, also solchen, die sich aus einer zunächst nicht wirtschaftlichen, sondern immateriellen Beeinträchtigung, wie z. B. einer Rufschädigung, ergeben (Altmeppen, a. a. O., § 51a, Rz. 30). Auch bzgl. des Nachteils gilt, dass dieser nicht konkret festgestellt werden muss, sondern ebenfalls die konkrete Möglichkeit ausreichend ist.

1.4 Geltendmachung der Ansprüche

Verweigert der Geschäftsführer die Erteilung der vom Gesellschafter angeforderten Informationen mit dem Hinweis auf die vorstehend erläuterte Regelung des § 51a Abs. 2 GmbHG, so bedeutet dies noch nicht, dass der Gesellschafter sein Informationsrecht nicht doch erfolgreich geltend machen kann.

Beispiel 1

A ist Gesellschafter der X-GmbH, seine Ehefrau ist Gesellschafterin der Y-GmbH. Die Gesellschaften sind in denselben sachlichen, jedoch unterschiedlichen räumlichen Märkten tätig. A macht sein Einsichtsrecht in der X-GmbH geltend und verlangt Einsicht in sämtliche die Kunden- und Lieferantenbeziehungen betreffenden Schriften der Gesellschaft, insbesondere in die Angebote und Rechnungen der Lieferanten.

Geschäftsführer G verweigert die Einsichtnahme und weist darauf hin, dass die Gefahr bestehe, dass A die erhaltenen Informationen an seine Frau weitergibt und die Y-GmbH ihr räumliches Tätigkeitsgebiet ausdehnen und in unmittelbaren Wettbewerb zur X-GmbH treten wird. Die Gewährung der Einsicht würde deshalb einen erheblichen Nachteil mit sich bringen, da dadurch die Kalkulationsgrundlagen einem Mitbewerber bekannt werden könnten. A erneuert daraufhin die Geltendmachung des Einsichtsrechts verbunden mit dem Hinweis, dass nicht er selbst Einsicht nehmen werde, sondern ein Wirtschaftsprüfer, an dessen Auswahl sich die Gesellschaft beteiligen könne und der beauftragt werde, nur anonymisierte Informationen an ihn weiterzugeben.

Diesem neuen Einsichtsgesuchen wird G Folge leisten müssen, da durch die Zwischenschaltung einer neutralen sachverständigen Person die Möglichkeit einer Verwendung zu gesellschaftsfremden Zwecken und eines daraus folgenden Nachteils für die Gesellschaft weitgehend ausgeschlossen ist (OLG München 11.12.07, 31 Wx 48/07, GmbHR 2008, 104, 105).

2. Besonderheiten unter Corona-Bedingungen

2.1 Einsicht in den Geschäftsräumen

Im Grundsatz gilt, dass die Einsicht nur in den Geschäftsräumen der Gesellschaft gewährt werden muss, eine Übersendung von Fotokopien oder gar der Originale der Bücher und Schriften der Gesellschaft ist nicht erforderlich (Baumbach/Hueck-Zöller/Noack, a. a. O., § 51a, Rz. 23).

Während der Coronapandemie stellt sich allerdings die Frage, ob je nach den konkreten Umständen des Einzelfalls von diesem Grundsatz eine Ausnahme zu machen, d. h., eine Einsichtnahme auch außerhalb der Geschäftsräume der Gesellschaft zu gewähren ist.

Beispiel 2 (angelehnt an den Sachverhalt, der der o. g. Entscheidung des OLG Frankfurt zugrunde lag)

B ist Gesellschafter der Z-GmbH und macht dieser gegenüber einen ‒ zwischenzeitlich titulierten ‒ Anspruch auf Einsicht in die Unterlagen der Gesellschaft geltend. Gegenstand des von der Gesellschaft betriebenen Unternehmens ist ein Schrotthandel.

Auf einem angemieteten Grundstück befindet sich eine große Freifläche, auf der Schrott angeliefert, sortiert und sodann wieder zwecks Auslieferung an die Kunden verladen wird. Weiterhin befindet sich dort eine Baracke, die einen einzelnen Büroraum sowie eine Toilette beherbergt.

Das Büro hat eine Grundfläche von 13 qm und ist mit einem Schreibtisch und mehreren Aktenschränken möbliert. Die Baracke verfügte über zwei Fenster, die jedoch nicht geöffnet werden können. Im Zeitpunkt des vereinbarten Termins zur Einsichtnahme befanden sich in dem Raum zudem zahlreiche Kartons, in denen die Unterlagen, in die Einsicht genommen werden sollte, aufbewahrt wurden. Entsprechend einer im Vorfeld getroffenen Vereinbarung zwischen dem Geschäftsführer der Gesellschaft und B sollte die Einsichtnahme nicht durch B alleine, sondern in Begleitung eines Steuerberaters und eines Rechtsanwalts erfolgen.

Die Einsichtnahme wurde nach kurzer Zeit abgebrochen und dies damit begründetet, dass es unzumutbar sei, sich zu ‒ einschließlich des Geschäftsführers ‒ vier Personen in dem kleinen Raum aufzuhalten.

B erwirkte im Nachgang einen gerichtlichen Beschluss, mit dem gegen die GmbH ein Zwangsgeld i. H. v. 5.000 EUR ersatzweise für je 250 EUR je Tag an dem Geschäftsführer der Gesellschaft zu vollstreckende Zwangshaft verhängt wurde, um den Anspruch auf das Einsichtsrecht durchzusetzen.

Das OLG Frankfurt, das über die Rechtmäßigkeit der Verhängung des Zwangsgeldes zu entscheiden hatte, hat die Auffassung des erstinstanzlichen Gerichts bestätigt, dass der Anspruch auf Einsicht im konkreten Fall nicht erfüllt worden ist.

Aufgrund der räumlichen Gegebenheiten sei es unzumutbar gewesen, die Unterlagen der Gesellschaft in den Geschäftsräumen einzusehen. Zwar geht auch das OLG davon aus, dass die Einsichtnahme grundsätzlich in den Geschäftsräumen der Gesellschaft zu erfolgen hat, mit verschiedenen Stimmen in der Literatur nimmt das Gericht allerdings auch an, dass die Gesellschaft die Möglichkeit hat, einen anderen Ort zu bestimmen, wenn hierfür zwingende Gründe sprechen (OLG Frankfurt, a. a. O., Tz. 14).

Als zwingenden Grund in diesem Sinne betrachtet das OLG auch eine Möglichkeit der Gesundheitsgefährdung des Einsicht nehmenden Gesellschafters bzw. von dessen Vertretern. Zwar könne der Gesellschafter grundsätzlich keine Unterstützungsmaßnahmen der Gesellschaft bei der Einsicht verlangen, jedoch gelte anderes, wenn die Einsichtnahme ansonsten nicht möglich oder über Gebühr erschwert sei.

Ob und wenn ja welche Maßnahmen der Gesellschaft abverlangt werden können, richte sich nach dem Gebot der Verhältnismäßigkeit. Dabei seien einerseits die Belastung der Gesellschaft durch solche zusätzlichen Maßnahmen und andererseits die Erschwerung der Ausübung des Einsichtsrechts ohne die entsprechenden Vorkehrungen abzuwägen. Im konkreten Fall ergebe sich aus dieser Abwägung, dass die Einsichtnahme im Hinblick auf die örtlichen Gegebenheiten dem Gesellschafter nicht zumutbar war und die Gesellschaft eine Einsichtnahme in anderen, geeigneteren Räumlichkeiten hätte ermöglichen müssen.

2.2 Hygieneschutz

Das OLG setzt sich weiter damit auseinander, ob das Abwägungsergebnis von vornherein klar gewesen wäre, wenn sich aus gesetzlichen Vorschriften ergeben hätte, dass eine Einsichtnahme in dem Geschäftsraum der Gesellschaft unter dem Gesichtspunkt des Hygieneschutzes gar nicht zulässig gewesen wäre.

PRAXISTIPP | Ohne dass die Überlegungen des OLG dazu im Einzelnen dargestellt werden sollen, kann festgehalten werden, dass immer dann, wenn die einschlägige landesgesetzliche Regelung zu einzuhaltenden Hygienemaßnahmen, also insbesondere bestehende Abstandsgebote, in den Geschäftsräumen der Gesellschaft nicht erfüllt werden können, die Gesellschaft die Möglichkeit einräumen muss, die Einsichtnahme an einem anderen Ort vorzunehmen.

Für die zur Einsichtsgewährung verpflichteten Gesellschaften führt dies zu einer nicht unerheblichen Rechtsunsicherheit. Es muss geprüft werden, welche gesetzlichen Regelungen, insbesondere welche Fassung der jeweiligen Corona-Schutzverordnung zum Zeitpunkt der Einsichtnahme gültig ist und welche Anforderungen sich daraus ergeben. Im Hinblick auf den Umstand, dass die Corona-Schutzverordnungen häufigen Änderungen unterliegen, ist es nicht auszuschließen, dass im Zeitpunkt der Vereinbarung eines Termins zur Einsichtnahme andere Regelungen gelten als zum Zeitpunkt der tatsächlichen Durchführung der Einsichtnahme.

2.3 Erfüllung des Auskunftsverlangens

Aber nicht nur der Gesellschafter kann die Einsichtnahme in den Räumen der Gesellschaft verweigern, gleiches muss auch für den Geschäftsführer bzw. die Person gelten, die von diesem mit der Durchführung der Einsichtnahme betraut wurde. Allerdings wird dies nur dann gelten, wenn die Anwesenheit des Geschäftsführers oder eines Mitarbeiters bei der Einsichtnahme zum Zwecke der Erfüllung des Informationsanspruchs des Gesellschafters erforderlich ist. Dies kann dann der Fall sein, wenn ein Einsichts- und ein Auskunftsverlangen im Zusammenhang geltend gemacht werden und in der Weise miteinander verbunden sind, dass ohne die erläuternde Auskunft des Geschäftsführers die Einsichtnahme ohne Erkenntnisgewinn bleibt, weil die durch sie gewonnenen Informationen nur durch die Erläuterung verständlich werden.

Bei der Erfüllung eines Auskunftsverlangens sind ebenfalls corona-spezfische Besonderheiten zu berücksichtigen. Auch hier gilt, dass sowohl der Gesellschafter als auch der Geschäftsführer verlangen können, dass die Auskunftserteilung außerhalb der Geschäftsräume stattfindet, wenn das Zusammentreffen in diesen unzumutbar ist. Dabei wird der Gesellschafter nicht verlangen können, dass sich der Geschäftsführer in seine Geschäftsräume oder die Geschäftsräume seines Bevollmächtigten begibt.

Beispiel 3 (Grundsituation wie in Beispiel 2)

B macht nach erfolgter Einsichtnahme nun auch Auskunftsansprüche geltend. Er teilt dem Geschäftsführer der Z-GmbH mit, dass die Auskunftserteilung in den Kanzleiräumen seines Rechtsanwalts stattfinden solle, da die Räume der Gesellschaft bekanntermaßen ungeeignet seien.

Diesem Verlangen wird der Geschäftsführer nicht ohne Weiteres nachkommen müssen. Zwar steht fest, dass die Entgegennahme der Auskünfte in den Geschäftsräumen der Z-GmbH unzumutbar ist, dies bedeutet aber nicht, dass der Geschäftsführer sich an einen beliebigen, durch den Gesellschafter bestimmten Ort begeben muss. Vielmehr wird man sich auf einen geeigneten und von beiden Seiten akzeptierten Ort einigen müssen. Im Rahmen der dazu notwendigen Abstimmung darf der Geschäftsführer aber nicht durch ein obstruktives Verhalten, die Auskunftserteilung verschleppen, denn diese hat im Grundsatz unverzüglich zu erfolgen (Baumbach/Hueck-Zöllner, a.a.O., § 51a, Rz. 17).

FAZIT | Es ist im beidseitigen Einverständnis, wie auch bislang, möglich, dass die Auskunft fernmündlich bzw. über Videokonferenz-Plattformen erteilt wird. Befindet sich der Geschäftsführer in Quarantäne und ist eine Auskunftserteilung in persönlicher Anwesenheit also gar nicht möglich, so kann jedenfalls in den Fällen, in denen die Erteilung der Auskunft zeitkritisch ist, eine Erteilung auf diesem Wege wohl auch einseitig vom Gesellschafter verlangt werden. Dies gilt selbstverständlich dann nicht, wenn der Geschäftsführer sich nicht nur in Quarantäne befindet, sondern tatsächlich arbeitsunfähig an COVID-19 erkrankt ist. In diesem Fall ist er nicht zur Erbringung seiner Dienste verpflichtet und muss für die Dauer seiner Arbeitsunfähigkeit nicht zur Auskunftserteilung zur Verfügung stehen.

Weiterführende Literatur