· Fachbeitrag · Lohnsteuer
Gehaltsextra Smartphone & Co: Die Neuregelung der AfA von GWG macht sie noch interessanter
| Der Beginn des Steuerjahrs 2018 ist für Arbeitnehmer und -geber ein guter Zeitpunkt, über das Gehaltsextra „Telekommunikationsgeräte“ zu sprechen. Das liegt daran, dass die Abschreibung von geringwertigen Wirtschaftsgütern neu geregelt worden ist. Arbeitgeber können betriebliche Gegenstände jetzt sofort abschreiben, wenn die Anschaffungskosten netto 800 Euro nicht übersteigen (zuvor 410 Euro). Damit es keine lohnsteuerlichen Probleme gibt, sollten Sie einige Besonderheiten beachten. |
Die Grundsätze zur Überlassung von Smartphones & Co.
Überlässt ein Arbeitgeber einem Mitarbeiter betriebliche Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte, ist die Nutzung lohnsteuerfrei (§ 3 Nr. 45 EStG). Es ist egal, wie hoch der private Nutzungsumfang ist. Steuerfrei sind auch die Kosten von Zubehör, Software oder Inbetriebnahme sowie Verbindungsentgelt, die der Arbeitgeber trägt. Begünstigt sind folgende Telekommunikationsgeräte und -zubehör (R 3.45 LStR und 3.45 LStH):
PC | Laptop | Handy | Smartphone |
Tablet | Autotelefon | Betriebssystem | Browser |
Virenscanner | Software | Monitor | Drucker |
Beamer | Scanner | Modem | Netzwerkswitch |
Router | Transportbehältnisse | Bridge | ISDN-Karte |
Sim-Karte | UMTS- und LTE-Karte | Ladegeräte | Hub |
Nicht nach § 3 Nr. 45 EStG begünstigt sind folgende Geräte:
Smart-TV | Konsole | MP3-Player | Spielautomat |
E-Book-Reader | Digitaler Videocamcorder | Computerspiel | Digitalkamera |
Steuerliche Überlegungen für Arbeitgeber
Arbeitgeber können ihre Mitarbeiter mit der Überlassung eines Smartphones oder Beamers motivieren. 2018 werden diese Gehaltsextras noch interessante. Nämlich deshalb, weil die Kosten solcher Telekommunikationsgeräte sofort als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) abgeschrieben werden können, wenn der Nettokaufpreis maximal 800 Euro beträgt. Voraussetzung: Das Gerät ist selbstständig nutzungsfähig.
PRAXISHINWEIS | Bittet Sie ein Mitarbeiter um Überlassung eines Druckers, sollten Sie besser ein Multifunktionsgerät mit Kopierfunktion kaufen. Ein reiner Drucker funktioniert nicht ohne PC. Der Sofortabzug als GWG scheidet aus. Bei einem Multifunktionsgerät genügt die Kopierfunktion, um von einer selbstständigen Nutzungsfähigkeit ausgehen zu können. |
Überlassung muss aus Arbeitsvertrag resultieren
Die Steuerfreiheit setzt zusätzlich voraus, dass die Überlassung aufgrund des Arbeitsvertrags oder einer anderen arbeitsrechtlichen Rechtsgrundlage erfolgt. Hier gilt Folgendes (analoge Anwendung des BMF-Schreibens vom 15.12.2016, Az. IV C 5 ‒ S 2334/16/10003, Abruf-Nr. 190678):
- Am besten ist es, wenn die Überlassung arbeitsvertraglicher Vergütungsbestandteil ist (Vereinbarung über die Handynutzung ist bei Abschluss des Arbeitsvertrags getroffen worden).
- Resultiert die Überlassung aus einer Gehaltsumwandlung, setzt die Steuerfreiheit voraus, dass der Arbeitnehmer unter Änderung des Arbeitsvertrags im Vorhinein auf einen Teil seines Barlohnverzichts verzichtet und der Arbeitgeber ihm stattdessen Sachlohn in Form eines Nutzungsrechts an einem betrieblichen Telekommunikationsgerät gewährt.
- Ist das Smartphone oder ein anderes Telekommunikationsgerät geleast, muss der Arbeitgeber gegenüber der Leasinggesellschaft als zivilrechtlicher Leasingnehmer auftreten.
Kauf des betrieblichen Geräts nach Leasingende
Darf der Arbeitnehmer ein Smartphone nach Ende der Leasinglaufzeit kaufen, schaut das Finanzamt genau hin. Liegt der Kaufpreis unter dem Endpreis nach § 8 Abs. 2 S. 1 EStG, handelt es sich beim Differenzbetrag um steuerpflichtigen Arbeitslohn von dritter Seite.
PRAXISHINWEIS | In einer internen Verfügung findet sich dazu der wertvolle Hinweis, dass hier die 44-Euro-Freigrenze nach § 8 Abs. 2 S. 11 EStG angewendet wird. Folge: Beträgt der Differenzbetrag im Monat des Kaufs nicht mehr als 44 Euro und liegen beim Arbeitnehmer keine weiteren Sachbezüge vor, fällt keine Lohnsteuer für den verbilligten Kauf des Smartphones an. |
BP aktuell: Darauf achten Lohnsteuerprüfer besonders
Einer weiteren internen Verfügung ist zu entnehmen, dass zwei Sachverhalte bei Lohnsteuerprüfungen ganz oben auf der Liste stehen:
- Handyüberlassung an den Ehegatten: Ist der Ehegatte im Betrieb angestellt und bekommt nur er ein Handy, ist das ein Verstoß gegen die Fremdüblichkeit. Das Finanzamt kann die steuerliche Anerkennung des Arbeitsverhältnisses versagen. Deshalb: Überlegen Sie, warum gerade Ihr Ehegatte aus beruflichen Gründen auf ein Dienst-Smartphone angewiesen ist. Nehmen Sie diese Überlegungen zu den Lohnunterlagen.
- Barzuschüsse zur Internetnutzung: Leistet der Arbeitgeber Barzuschüsse zur Internetnutzung im Sinne von § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 5 EStG, sollen die Beamten prüfen, ob überhaupt tatsächliche Kosten angefallen sind (R 40.2 Abs. 5 S. 6 bis 8 LStR). „Hinterfragenswert“ sind Fälle, in denen ein günstiger Paketpreis (Flatrate) für Internet- und Telefonnutzung vereinbart wurde.
