24.01.2014 · Fachbeitrag · Reisekosten

Reisekostenreform 2014: Antwort auf Fragen aus der Leserschaft

| Das neue Reisekostenrecht hat zahlreiche Fragen aufgeworfen. Zum Beispiel nach der ersten Tätigkeitsstätte von Außendienstlern im Home Office, oder was zu tun ist, wenn ein Unternehmen die Neuregelung nicht umsetzen bzw. höhere Verpflegungspauschalen gewähren will und ob die Finanzverwaltung ein Prüfschema für die Ermittlung der ersten Tätigkeitsstätte einsetzt. Auf all diese Fragen finden Sie nachfolgend die Antwort. |

1. Außendienstler im Home-Office mit Firmenwagen

Frage: Mitarbeiter im Außendienst erledigen die Vor- und Nacharbeiten in ihrem Home-Office. Für Kundenbesuche und Fahrten zum Betriebssitz steht ihnen ein Firmenwagen zur Verfügung. In die Betriebsstätte kommen sie einmal pro Woche. Vertreter, die in der näheren Gegend beheimatet sind, suchen den Sitz rund dreimal pro Woche auf. Müssen Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb beim Lohnsteuerabzug zusätzlich zur Ein-Prozent-Regelung versteuert werden? Sollten diese Mitarbeiter einer ersten Tätigkeitsstätte zugeordnet werden?

Antwort: In diesem Fall sollte keine Zuordnung einer ersten Tätigkeitsstätte durch den Arbeitgeber erfolgen. Sonst würden selbst dann Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte vorliegen, wenn der Mitarbeiter in der Einrichtung des Arbeitgebers nur Hilfstätigkeiten verrichtet. Folge: Für die Fahrten vom Home-Office zur Betriebsstätte mit dem Firmenwagen wäre ein geldwerter Vorteil zu versteuern.

Ohne Zuordnung einer ersten Tätigkeitsstätte durch den Arbeitgeber greifen die quantitativen Abgrenzungsmerkmale des § 9 Abs. 4 Satz 4 EStG. Von einer ersten Tätigkeitsstätte ist danach auszugehen, wenn der Arbeitnehmer einer Einrichtung dauerhaft zugeordnet werden soll,

diese also typischerweise arbeitstäglich anfährt oder

je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit dort verbringt.

PRAXISHINWEISE |

Übt der Arbeitnehmer seine eigentliche berufliche Tätigkeit im Außendienst aus, wird die Einrichtung des Arbeitgebers nur durch das regelmäßige Aufsuchen für Nebentätigkeiten nicht zur ersten Tätigkeitsstätte (BMF, Schreiben vom 30.9.2013, Az. IV C 5 - S 2353/13/10004; Rz. 26 mit Beispielen 13-15).

Ohne Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte durch den Arbeitgeber haben Außendienstmitarbeiter, die nur in die betriebliche Einrichtung fahren, um ihre Aufträge abzuholen, keine erste Tätigkeitsstätte. Folge: Für die Fahrten zwischen Home-Office und Betriebsstätte mit dem Dienstwagen ist kein geldwerter Vorteil zu versteuern.

Außendienstler sollten also keiner Betriebsstätte zugeordnet werden.

2. Unternehmen setzt Neuregelung nicht um

Frage: Unser Arbeitgeber hat beschlossen, die alten Spesensätze von 6/12/24 Euro im Jahr 2014 beizubehalten. Die Anpassung ans neue Recht erfolgte nur in dem für uns Arbeitnehmer ungünstigen Punkt, wonach die Verpflegungspauschale von 6 Euro erst ab einer Abwesenheitsdauer von über 8 Stunden gewährt wird. Kann ich als Arbeitnehmer wenigstens beim Finanzamt auf die vollen Verpflegungspauschalen pochen?

Antwort: Dass Arbeitgeber die alten Spesensätze auch im Jahr 2014 beibehalten, ist nicht unüblich und zulässig. Sie können den Differenzbetrag bei Ihren Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung in der Anlage N geltend machen.

Beispiel

Sie haben eine zehnstündige Dienstreise unternommen. Ihr Arbeitgeber erstattet Ihnen 6 Euro steuerfrei, obwohl Ihnen eigentlich 12 Euro zustehen würden. Folge: In der Steuererklärung 2014 machen Sie zusätzliche 6 Euro Werbungskosten geltend (Verpflegungspauschale 12 Euro ./. Erstattung durch den Arbeitgeber). Für die tatsächlichen Verpflegungskosten anlässlich einer beruflichen Auswärtstätigkeit ist kein Werbungskostenabzug zulässig.

3. Unternehmen zahlt mehr als die gesetzlichen Freibeträge

Frage: Ich bekomme von meinem Arbeitgeber höhere Verpflegungspauschalen erstattet als gesetzlich vorgeschrieben. Welche steuerlichen Konsequenzen hat das?

Antwort: Der die Freibeträge übersteigende Betrag ist lohnsteuerpflichtig. Werden die Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich einer Auswärtstätigkeit gezahlt und übersteigen sie die gesetzlichen Verpflegungspauschalen um nicht mehr als 100 Prozent, kann der Arbeitgeber den die Freibeträge übersteigenden Betrag mit den günstigen Steuersatz von 25 Prozent pauschalversteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nummer 4 EStG).

Beispiel

Ein Arbeitnehmer erhält während einer viermonatigen Auswärtstätigkeit von seinem Arbeitgeber täglich 48 Euro für Verpflegungsmehraufwendungen. In dieser Zeit wird der Arbeitnehmer auf Kosten des Arbeitgebers untergebracht.

Für die ersten drei Monate	Der Mehrbetrag von 24 Euro pro Tag kann pauschal mit 25 Prozent versteuert werden.
Ab dem vierten Monat	Da dem Arbeitnehmer ab dem vierten Monat keine Verpflegungspauschalen mehr zustehen, sind die täglichen Zahlungen von 48 Euro mit dem individuellen Steuersatz zu versteuern.