27.03.2013 · Fachbeitrag · Werbungskosten

Das Steuer-Spezial für Außendienstmitarbeiter

| Für Außendienstmitarbeiter gelten etliche steuerliche Besonderheiten, sodass es sich lohnt, auf diese Berufsgruppe einmal gesondert einzugehen. Verschaffen Sie sich nachfolgend einen Schnellüberblick über die besten Steuerspar-Strategien von Außendienstlern. |

Die „regelmäßige Arbeitsstätte“ als Maß vieler Dinge

Bei Mitarbeitern im Außendienst stellt sich primär die Frage, ob diese am Firmensitz eine regelmäßige Arbeitsstätte haben. Nach der neuesten Rechtsprechung kann es durchaus sein, dass gar keine regelmäßige Arbeitsstätte vorliegt (BFH, Urteil vom 9.6.2011, Az. VI R 55/10, Abruf-Nr. 112903).

Nach dem Motto „Wer schreibt, der bleibt“ empfehlen wir Außendienstmitarbeitern, dem Finanzamt mit der Steuererklärung eine detaillierte Tätigkeitsbeschreibung vorzulegen. Ziel: Zu belegen, dass der Firmensitz nicht die regelmäßige Arbeitsstätte ist. Dabei gelten folgende Kriterien:

Büroräume: Hat der Außendienstmitarbeiter am Firmensitz kein Büro und muss nur ab und zu vorbeikommen, um seine Tagesnachweise abzugeben, hat er am Firmensitz keine regelmäßige Arbeitsstätte.

Tätigkeiten: Verfügt der Außendienstmitarbeiter zwar über ein Büro, ist die Tätigkeit, die er dort verrichtet im Vergleich zu den Tätigkeiten beim Kunden vor Ort oder im Arbeitszimmer von untergeordneter Bedeutung, liegt wiederum am Firmensitz keine regelmäßige Arbeitsstätte vor.

Je nachdem, ob eine regelmäßige Arbeitsstätte vorliegt, hat das beim Ansatz von Reisekosten folgende Konsequenzen:

	Keine regelmäßige Arbeitsstätte	Regelmäßige Arbeitsstätte
Fahrtkosten	Mitarbeiter befindet sich dauernd auf beruflicher Auswärtstätigkeit. Folge: Bei Nutzung des Privat-Pkw 30 Cent je gefahrenen Kilometer. Bei Nutzung Dienstwagen: Keine Versteuerung des geldwerten Vorteils für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb.	Fahrtkosten zum Firmensitz dürfen nur mit der Ent- fernungspauschale (30 Cent für die einfache Strecke) geltend gemacht werden. Nur für die Fahrten zum Kunden gelten die Reisekostengrundsätze.
Verpflegungspauschale	Für jeden Tag zu ermitteln. Ausnahme: Längstens bis zu drei Monate bei einem Kunden	Nur für die Fahrten zum Kunden und längstens bis zu drei Monate bei einem Kunden.

Aufwendungen für Geschenke und Bewirtung

Wenden Außendienstmitarbeiter Kunden des Arbeitgebers Geschenke zu oder laden diese auf eigene Kosten zum Essen ein, sind diese Kosten als Werbungskosten abziehbar. Außendienstmitarbeiter sollten zu den Rechnungen jedoch auf einem Extrablatt den Hintergrund für diese Ausgaben näher erläutern. Glaubhafte Gründe für den Werbungskostenabzug für Geschenke und Bewirtungen können sein:

Höhere Gehaltszahlungen, weil bei Vertragsabschluss eine höhere erfolgsabhängige Prämie winkt.

Der Außendienstmitarbeiter erwartet sich eine Beförderung oder möchte durch einen Vertragsschluss seinen Arbeitsplatz sichern.

PRAXISHINWEIS | Finanzämter versagen den Werbungskostenabzug oft, wenn das Gehalt keine erfolgsabhängige Komponente hat. Das ist jedoch nicht korrekt. Die erfolgsabhängige Bezahlung ist nur ein Indiz dafür, warum ein Arbeitnehmer Kunden des Arbeitgebers bewirtet oder beschenkt, aber nicht einzige Bedingung.

Geldwerten Vorteil für Dienstwagen minimieren

Wer einen Dienstwagen hat und ein Fahrtenbuch führt, sollte sich von seinem Arbeitgeber vorlegen lassen, wie dieser den lohnsteuerpflichtigen geldwerten Vorteil berechnet hat. Das hat folgenden Hintergrund: Das Finanzamt erlaubt bei der Abschreibung des Firmenwagens, dass der Arbeitnehmer anstatt einer sechsjährigen eine achtjährige Nutzungsdauer unterstellt. Dadurch mindert sich der geldwerte Vorteil für die Privatnutzung und für die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb.

Beispiel

Die Pkw-Kosten für die Ermittlung des geldwerten Vorteils betragen 8.000 Euro. Darin ist eine Abschreibung für den Pkw von 5.000 Euro enthalten (30.000 Euro : 6 Jahre). Sie können beim Finanzamt einen Antrag auf Minderung des geldwerten Vorteils stellen. Die Abschreibung darf nämlich mit acht Jahren ermittelt werden (30.000 Euro : 8 Jahren = 3.750 Euro). Durch die Minderung der Abschreibung mindern sich die Kosten je Kilometer und somit der geldwerte Vorteil.

Das häusliche Arbeitszimmer des Außendienstlers

Hat ein Außendienstmitarbeiter am Firmensitz seines Arbeitgebers kein Büro, bedeutet das nicht automatisch, dass er die Kosten für sein häusliches Arbeitszimmer in voller Höhe abziehen darf. Das funktioniert nur, wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt seiner Betätigung darstellt. Ein Außendienstmitarbeiter dürfte die qualifizierten Arbeiten aber bei den Kunden vor Ort ausüben. Deshalb kommt bei Außendienstmitarbeitern meist nur ein Abzug der Arbeitszimmerkosten bis höchstens 1.250 Euro pro Jahr in Betracht.

Weiterführender Hinweis