01.02.2007 | Rückstellung und Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen

Für künftig anfallende Aufwendungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen müssen Sie eine Rückstellung bilden (Bundesfinanzhof Urteil vom 18.8.2002, Az: VIII R 30/01; Abruf-Nr.  021603 ). Jetzt wurde auch die Frage der Höhe geklärt (Oberfinanzdirektion Magdeburg, Verfügung 21.9.2006, Az: S 2137 - 41 - St 211; Abruf-Nr.  063622 ; Senatsverwaltung Berlin, Verfügung vom 13.9.2006, Az: III A - S 2175 -1/06; Abruf-Nr.  070177 ).

Wann ist eine Rückstellung zu bilden?

Eine Rückstellung müssen Sie für aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen bilden. Welche das sind und wie lange Sie sie aufbewahren müssen, sehen Sie auf der folgenden Seite.

Beachten Sie: Für freiwillig aufbewahrte Unterlagen dürfen Sie keine Rückstellung bilden. Können Sie solche Unterlagen nicht problemlos aussortieren, sollen Sie einen Abschlag von 20 Prozent der rückstellungsfähigen Gesamtkosten machen. Sie sollten also nachweisen können, dass die Unterlagen im Archiv aufbewahrungspflichtig sind.

Mit welchem Betrag ist die Rückstellung anzusetzen?

In die Rückstellung einzubeziehen sind:

Der einmalige Aufwand für die Einlagerung der am Bilanzstichtag noch nicht archivierten Unterlagen (zum Beispiel Sach- und Personalkosten für die Digitalisierung).

Die anteiligen Raumkosten (Miete bzw. Abschreibung, Instandhaltung, Strom, Heizung, Grundsteuer) entsprechend der Nutzfläche.