19.04.2018 · Fachbeitrag · Kassenführung

EC- und Kreditkartenzahlungen im Kassenbuch: So reagieren Sie auf das Schreiben aus dem BMF

| Seit dem 16.08.2017 sind Unternehmen, die sich in einer bargeldintensiven Branche befinden und eine elektronische Kasse führen, noch verunsicherter als zuvor. An dem Tag hat nämlich das BMF dem Deutschen Steuerberaterverband mitgeteilt, dass die Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle im Kassenbuch einen formellen Mangel darstellt. Dieser führt dazu, dass die Kassenführung als nicht ordnungsmäßig eingestuft werden kann. Erfahren Sie deshalb, was Unternehmen mit den relevanten EC- und Kreditkartenzahlungen veranlassen sollten. |

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Kassenführung

Akzeptiert ein Unternehmer neben Bargeld auch die Zahlung per EC- und Kreditkarte, gelten hinsichtlich der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung folgende Besonderheiten (BMF, Schreiben vom 14.11.2014, Az. IV A 4 ‒ S 0316/13/10003, Rz. 55, Abruf-Nr. 143316):

Werden bare und unbare Geschäftsvorfälle nicht getrennt verbucht, liegt ein Verstoß gegen die Grundsätze der Wahrheit und Klarheit einer kaufmännischen Buchführung vor.

Nicht steuerbare, steuerfreie und steuerpflichtige Umsätze müssen getrennt aufgezeichnet und gekennzeichnet werden. Sonst liegt in der Regel ein Verstoß gegen steuerrechtliche Anforderungen (z. B. § 22 UStG) vor.

PRAXISHINWEIS | Im Schreiben vom 16.08.2017 ist das BMF noch einen Schritt weiter gegangen, indem es Folgendes ausgeführt hat (BMF, Schreiben vom 16.08.2017, Az. IV A 4 ‒ S 0316/13/10003-09, Abruf-Nr. 200658): „Im Kassenbuch sind nur Bareinnahmen und Barausgaben zu erfassen. Die Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle im Kassenbuch stellt einen formellen Mängel dar und widerspricht dem Grundsatz der Wahrheit und Klarheit einer kaufmännischen Buchführung. Die steuerrechtliche Würdigung des Sachverhalts hängt von den Umständen des Einzelfalls ab.

So werden unbare Geschäftsvorfälle in der Praxis verbucht

Der Grund, warum die Aussage des BMF Unternehmer und Steuerberater so verunsichert, liegt auf der Hand. Unbare Geschäftsvorfälle werden in 99 Prozent aller Betriebe über die Kasse verbucht, und zwar wie folgt:

Die Umsätze des Tages werden in der Tageslosung erfasst. Dabei werden nicht nur ‒ wie vom BMF gefordert ‒ nur die baren, sondern auch die unbaren Geschäftsvorfälle festgehalten.

Ergo werden im Kassenbuch alle baren und unbaren Geschäftsvorfälle aufgezeichnet. EC-Kartenumsätze werden wie Ausgaben wieder ausgetragen. Zu einem späteren Zeitpunkt bucht der Unternehmer dann den Gesamtbetrag im Kassenkonto, und die EC-Kartenumsätze werden über das Geldtransitkonto (durchlaufender Posten) ausgebucht.

Argumentationshilfen für anstehende Betriebsprüfungen

Stellt ein Betriebsprüfer die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Kassenführung in Frage, weil Sie bare nicht von unbaren Geschäftsvorfällen getrennt haben, und droht mit Zuschätzungen zum Umsatz und Gewinn, können Sie sich wie folgt wehren:

Schritt 1: Fragen Sie den Betriebsprüfer nach den Ausnahmen

Bitten Sie den Prüfer zunächst um eine schriftliche Stellungnahme, in welchen Fällen das Finanzamt vom strengen Grundsatz der getrennten Aufzeichnung barer und unbarer Geschäftsvorfälle Ausnahmen zulässt.

Dass es diese geben muss, ergibt sich aus dem Wortlaut beider Schreiben. In dem aus 2014 steht in Rz. 55, dass die nicht getrennte Verbuchung „in der Regel“ einen Verstoß darstellt. In dem aus 2017 heißt es: „Die steuerrechtliche Würdigung des Sachverhalts hängt von den Umständen des Einzelfalls ab.“

PRAXISHINWEIS | Bringen Sie den Prüfer also in Zugzwang. In der schriftlichen Stellungnahme muss er Ihnen Beispiele nennen, wann die Kassenführung trotz fehlender Trennung barer und unbarer Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß ist. Folglich kann es zu drei Szenarien kommen:

Er macht einen Salto rückwärts. Er erkennt die Buchungstechnik an, die bei Ihnen seit Jahren üblich ist, und nimmt seine Feststellungen zurück.

Er bietet Ihnen einen für beide Seiten akzeptablen Kompromiss bei den Zuschätzungen zum Umsatz und Gewinn an, wenn er noch weitere Mängel in der Kassenführung aufgedeckt hatte.

Er erkundigt sich bei der nächsthöheren Finanzbehörde nach den Ausnahmefällen. Da diese nicht definiert sind, wird sich die Behörde Ihren Fall genauer ansehen und womöglich eine großzügigere Linie fahren.

Stellen Sie dem Prüfer Ihre Sicht der Dinge dar, wenn er Ihnen keine Fälle nennen kann, bei denen trotz fehlender Trennung unbarer und barer Geschäftsvorfälle steuerlich alles in Ordnung ist. Argumentieren Sie wie folgt:

Das BMF meint wohl nur die Fälle, bei denen der Unternehmer EC-Kartenumsätze ins Kassenbuch einträgt, ohne sie besonders zu kennzeichnen und die unbar vereinnahmten Beträge auch weiterhin im Kassenbuch vorhält.

Bei Ihnen werden EC- oder Kreditkartenumsätze aber im Kassenbuch erfasst und gleichzeitig wieder als fiktive Ausgabe gekennzeichnet. Dadurch bleiben unbare Umsätze transparent und entsprechen den Grundsätzen zur Wahrheit und Klarheit.

Durch die Eintragung der unbaren Umsätze im Kassenbuch und die Behandlung als fiktive Ausgabe werden Einnahmen nicht verschleiert. Genau das Gegenteil ist der Fall.

PRAXISHINWEIS | Beharrt der Prüfer auf seiner fiskalischen Sicht und will die übergeordnete Behörde nicht einschalten, empfiehlt SSP, dass Sie sich direkt an die zuständige OFD bzw. das Landesamt für Steuern (LfSt) wenden und diese um eine Stellungnahme bitten.

Schritt 2: Verweis auf Handelsbrauch

Lässt sich weder der Prüfer noch die übergeordnete Behörde davon überzeugen, dass Ihre Buchungstechnik zu einer ordnungsmäßigen Kassenführung führt, sollten Sie es mit folgender Argumentationskette versuchen:

Das BMF hat sich in seinem Schreiben vom 16.08.2017 auf das BMF-Schreiben vom 14.11.2014 berufen. Ergo können Sie das auch tun.

In Rz. 18 des BMF-Schreibens vom 14.11.2014 steht explizit, dass sich die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung unter anderem durch Handelsbrauch weiterentwickeln und einem Wandel unterworfen sind. Das bedeutet im Klartext: Ist es gängige Praxis, dass bare und unbare Geschäftsvorfälle zunächst über die Kasse gebucht werden ‒ und so scheint es zu sein ‒ ist diese Buchungstechnik Handelsbrauch.

Was aber dem Handelsbrauch entspricht, entspricht nach Rz. 17 dieses Schreibens den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung.

PRAXISHINWEISE |

Auch hier gilt: Will der Prüfer auf dieses Argument nicht eingehen, bitten Sie ihn um eine schriftliche Stellungnahme, was die Rz. 17 des BMF-Schreibens vom 14.11.2014 aussagen soll und wie sich diese Rz. mit Ihrer Buchungstechnik zu unbaren Geschäftsvorfällen verhält. Kann oder möchte er dazu keine Aussage treffen, bitten Sie ihn, die übergeordnete Behörde einzuschalten. Lehnt er das ab, sollten Sie selbst aktiv werden und sich an die OFD bzw. an das LfSt wenden.

Lassen Sie sich über Ihren Steuerberater vom Deutschen Steuerberaterverband oder Ihrem Branchenverband schriftlich bestätigen, dass die von Ihnen angewandte Buchungstechnik hinsichtlich der unbaren Umsätze Handelsbrauch ist. Legen Sie diese Bestätigung dem Prüfer vor.

Schritt 3: Hinweise auf Buchungstechnik in Verfahrensdokumentation

Halten Sie in Ihrer Verfahrensdokumentation detailliert fest, wie Sie bare und unbare Geschäftsvorfälle in der Kassenführung behandeln. Legen Sie diese Verfahrensdokumentation dem Prüfer vor. Verweisen Sie zugleich auf die Rz. 151, 30, 153 und 155 des BMF-Schreibens vom 14.11.2014. Dort findet der Prüfer sinngemäß folgende Informationen:

Rz. 151: Unternehmer müssen für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation führen. Diese Verfahrensdokumentation muss verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein.

Rz. 30: Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen durch einen Beleg nachgewiesen sein oder nachgewiesen werden können.

Rz. 153: Die Nachvollziehbarkeit muss sich aus der Verfahrensdokumentation ergeben.

Rz 155: Beeinträchtigt eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.

PRAXISHINWEISE |

Haben Sie dem Prüfer des Finanzamts Ihre ausführliche Verfahrensdokumentation vorgelegt, bitten Sie ihn erneut um eine Stellungnahme. Er soll Ihnen erklären, warum die von Ihnen angewandte Buchungstechnik zum Verlust der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung führen soll.

Bleibt er unnachgiebig, argumentieren Sie mit dem BMF: Wenn sogar ohne Verfahrensdokumentation die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung nicht zwingend verloren geht, warum soll das dann passieren, obwohl Sie in Ihrer Verfahrensdokumentation lückenlos und nachvollziehbar dargestellt haben, wie Sie unbare Umsätze behandeln.

Schritt 4: Vertrauensschutz bei bisheriger Anerkennung

Ein schwaches Argument, das aber in Ihrer Argumentationskette nicht fehlen sollte, ist die Einforderung eines Vertrauensschutzes vom Finanzamt. Hat der Prüfer Ihre Kassenführung nämlich bei früheren Betriebsprüfungen nicht beanstandet, konnten Sie guten Gewissens davon ausgehen, bare und unbare Geschäftsvorfälle auch künftig über die Kasse zu buchen.

Dieses Argument wird der Prüfer meist damit abschmettern, dass er auf die Abschnittsbesteuerung verweist. Das bedeutet, dass für jedes geprüfte Steuerjahr derselbe Sachverhalt neu geprüft und steuerlich anders beurteilt werden kann.

PRAXISHINWEIS | Bieten Sie dem Betriebsprüfer hier ein Gegengeschäft an. Bitten Sie ihn darum, von negativen Feststellungen abzusehen. Versprechen Sie ihm (als Gegenleistung), dass Sie versuchen werden, seine Vorgaben zur Trennung barer und unbarer Geschäftsvorfälle in der Kassenführung ab dem nächsten Geschäftsjahr umzusetzen.

Schritt 5: Im Notfall klagen

Wehren Sie sich, wenn alle Argumente ins Leere gelaufen sind, und der Prüfer bei seiner Auffassung bleibt, dass die Kassenführung allein deshalb nicht ordnungsgemäß ist, weil bare und unbare Geschäftsvorfälle nicht getrennt sind.

Legen Sie gegen nachteilige Steuerbescheide Einspruch ein. Besprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, ob es sinnvoll ist, den Klageweg einzuschlagen. Denn an die Vorgaben von BMF-Schreiben ist nur die Finanzverwaltung gebunden. Da diese Vorgaben nicht selten weltfremd sind, halten sie vor Gericht oft nicht Stand. So könnte und dürfte es auch im vorliegenden Fall sein.

PRAXISHINWEIS | Wenden Sie sich parallel ans BMF. Tun Sie das, bevor das Finanzamt über Ihren Einspruch entschieden hat. Schildern Sie dem BMF Ihren Fall und Ihre Argumente und bitten Sie das BMF um eine Stellungnahme zu Ihrem Fall. Je mehr betroffene Unternehmen sich mit ihren Einzelfällen ans BMF wenden, umso wahrscheinlicher ist, dass das BMF ein neues ‒ unternehmertauglicheres ‒ Schreiben erlässt.

Getrennte Verbuchung zieht Folgeprobleme nach sich

Dass die getrennte Verbuchung barer und unbarer Geschäftsvorfälle kein Allheilmittel ist, sondern neue Probleme hervorrufen kann, zeigen folgende Beispiele.

Beispiele

Ein Kunde im Restaurant möchte zahlen. Sie müssten ihn nun fragen, wie er zahlen möchte, um die richtige Buchung anzustoßen. Sagt er „bar“, stoßen Sie die Buchung über die Kasse an. Schaut der Kunde jedoch in seinen Geldbeutel und bemerkt, dass er nicht genug Geld dabei hat, müssten Sie eine Stornobuchung durchführen und die Buchung über das Transitkonto anstoßen.

Mehrere Kunden möchten eine Rechnung bezahlen. Der eine zahlt bar, der andere mit EC-Karte. Hier dürfte es dem Prüfer schwerfallen, nachzuvollziehen, ob tatsächlich die gesamte Einnahme korrekt verbucht wurde.

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Können Sie zum Thema „Kassenführung“ eigene Erfahrungen, Fragen oder Probleme beisteuern? Dann schildern Sie diese per E-Mail an ssp@iww.de. Die Redaktion wird in der Berichterstattung zur Kassenführung gerne darauf eingehen.