21.06.2022 · BMV-Z

Einführung des EBZ zum 01.07.2022 ‒ digitales Antragsverfahren und aktueller Zeitplan

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| Am 01.07.2022 startet die flächendeckende Einführung des elektronischen Beantragungs- und Genehmigungsverfahrens (EBZ) in allen Vertragszahnarztpraxen ( AAZ 06/2022, Seite 2 ff.). Inzwischen hat die KZBV ein Infopaket und den angekündigten Mustervertrag bereitgestellt. Letzterer wird den KZVen als Grundlage für Informationen an die Zahnarztpraxen dienen. AAZ erläutert das digitale Antragsverfahren und den aktuellen Zeitplan. |

Digitales Antragsverfahren: Zeitersparnis und andere Vorteile

Die Anträge auf Papier entfallen künftig ‒ jedenfalls für alle Krankenkassen. Denn als Einschränkung teilt die KZBV mit, dass das EBZ-Verfahren nicht für die sonstigen Kostenträger gilt (Sozialämter, Asyl, Heilfürsorge usw.). Bei diesen Kostenträgern bleibt es beim bisherigen papiergebundenen Verfahren.

Bisheriges papiergebundenes Verfahren als „Zeitfresser“

Nach dem bisherigen Verfahren wurde ein Leistungsantrag mittels PVS erstellt, der Antrag wurde ausgedruckt, mittels Briefpost versendet oder dem Patienten zur Einholung der Genehmigung mitgegeben. U. U. erfolgte noch eine kasseninterne postalische Weiterleitung an die zuständigen Sachbearbeiter. Das benötigte vor allem viel Zeit. Der erhebliche Zeitaufwand entstand in der gesamten Prozesskette. Die Praxis hatte einen enormen Bürokratieaufwand bei der Erstellung, beim Versand und Rückerhalt der Pläne. Hinzu kam ein gewisser Unsicherheitsfaktor seitens des Patienten bzgl. der Frage, ob er den ZE-Plan schon eingereicht bzw. von der Krankenkasse zurückbekommen hatte. Wenn dann noch Verständnisfragen zur Planung entstanden, wurde auch noch eine Anpassung der Terminplanung in der Praxis erforderlich.

Abgesehen von diesen Fällen wird die Prozesskette vollständig digital, auch bei eventuell notwendigen nachträglichen Planänderungen. Die Planungen erhalten automatisiert eine eindeutige Antragsnummer, anhand derer immer eine klare Zuordnung zum Patientenfall möglich ist. Zudem ist eine digitale Archivierung von vornherein möglich. Der Antwortdatensatz der Krankenkasse kommt direkt ins PVS und wird i. d. R. automatisiert in die jeweilige Patientenkartei eingebunden. Das Genehmigungsverfahren wird voraussichtlich erheblich schneller stattfinden. Dies bietet mehr Planungssicherheit mit den Patienten, was die Terminkoordination von der Abdrucknahme bis zum Einsetzen der Versorgung betrifft. Die Vorteile werden auch dann spürbar werden, wenn ein Kassenwechsel oder ein Zahnarztwechsel stattfindet.

Weitere Vorteile für Patienten und Kostenträger

Für die Patienten entfällt der Gang zur Krankenkasse (bei Zahnersatz). Lediglich im Falle einer Härtefallprüfung werden die Patienten weiterhin bei ihren Krankenkassen entsprechende Anträge stellen müssen.

Auch die Kostenträger profitieren vom neuen Verfahren. Sie können die Planungen direkt aus dem PVS in ihre Datenannahmestelle einbinden. Sie arbeiten mit automatisierten und Schema-verwertbaren Anträgen ohne handschriftliche Ergänzung. Kassenintern ist eine schnellere und rechtssichere digitale Weiterleitung möglich. Die Kosten für die Digitalisierung analoger Anträge und Portoauslagen werden reduziert, administrative Prozesse vereinfacht.

Aktueller Zeitplan

Nach dem Start der Einführungsphase zum 01.07.2022 soll ein organisiertes Ausrollverfahren stattfinden. Bis Ende 2022 sollen nunmehr alle Zahnarztpraxen angebunden sein. Ab dem 01.01.2023 soll das EBZ-Verfahren für alle Zahnarztpraxen verpflichtend anzuwenden sein. Diese aktuelle Information der KZBV widerspricht den bisherigen Aussagen, wonach eine einjährige Einführungsphase stattfinden sollte. Es bleibt abzuwarten, wie letztlich der Zeitplan gestaltet wird. Während der Einführungsphase ‒ so die KZBV ‒ sei ein umfangreicher Support durch die PVS-Hersteller sichergestellt. Jede Praxis soll die Möglichkeit erhalten, das Verfahren sukzessive auszuprobieren, bevor eine komplette Umstellung erfolgt. So könnten in dieser Phase auch noch etwaige „Kinderkrankheiten“ abgestellt werden.

Nachdem die Zahnarztpraxis ihre EBZ-Module beim PVS-Hersteller bestellt hat, erfolgt eine Bestellbestätigung und Terminvereinbarung zum Anschluss an das EBZ. Die PVS-Hersteller bieten begleitende Dokumentationen in Form von Tutorials und Videos an. Nachdem sich das Praxisteam mit diesen Info-Materialien beschäftigt hat, sollte der Anschluss und nachfolgend eine Schulung bzw. Einweisung durch den PVS-Support erfolgen. Danach besteht die Möglichkeit, z. B. einzelne kleinere Pläne über den digitalen Antragsversand auszuprobieren. Wenn erste Erfahrungen bestehen und die Funktionalitäten sichergestellt sind, werden die Anträge regelhaft digital versendet.

PRAXISTIPPS |

Beschäftigen Sie sich zeitnah mit dem Thema. Zum einen gerät Ihre Praxis nicht in zeitliche Bedrängnis, zum anderen können Sie möglicherweise von der vorgesehenen Anschubfinanzierung profitieren. Darauf konnte sich die KZBV mit dem GKV-Spitzenverband verständigen. Details hierzu sind noch nicht bekannt, werden aber sicher ggf. von den einzelnen KZVen kommuniziert werden. Bekannt ist, dass es sich um eine zeitlich befristete pauschale Mitfinanzierung für die Ausstattung während der Anlaufphase handelt. Dabei sollen Bestandspraxen und Neugründungen berücksichtigt werden.

Es wird klargestellt, dass das EBZ keine Anwendung der TI ist. Trotzdem nutzt das Verfahren KIM (Kommunikation im Medizinwesen) als sicheren Transportweg. Deshalb sind die z. T. bereits in unserem letzten Artikel beschriebenen Voraussetzungen (AAZ 06/2022, Seite 2 ff.) erforderlich:

- Bestellung der EBZ-Module beim PVS-Anbieter

- Anschluss an die Telematikinfrastruktur

- eZahnarztausweis ist vorhanden (ZOD-Karte, G0- oder G2-Karte)

- KIM-Anbindung mit mindestens einer KIM-Mailadresse

Was passiert, wenn die elektronische Verbindung gestört ist?

Ist die Übermittlung per EBZ aufgrund technischer Störungen nicht möglich, so lassen sich aus dem PVS Ersatzanträge ausdrucken, sog. Papier-Stylesheets. Wie diese Formulare im Detail aussehen, ist noch nicht bekannt. Sie werden sich jedoch um einiges vom bisherigen HKP unterscheiden.

MERKE | Der Störfall ist grundsätzlich die einzige Ausnahme, bei der auf Papier zurückgegriffen werden darf. Im Übrigen ist das Verfahren ab dem 01.01.2023 verpflichtend. Dann kann nicht mehr wahlweise auf das bisherige Papierverfahren zurückgegriffen werden. Die Digitalisierung intendiere hier, so die KZBV, dass das neue Verfahren zeit- und ressourcensparend angelegt ist.

Quelle: Ausgabe 07 / 2022 | Seite 2 | ID 48413453