Erleichterungen im Verfahren
Zuwendungsbestätigungen müssen nicht mehr per Hand unterschrieben werden
Grundsätzlich muss eine Spendenbescheinigung vom Vorstand oder einer von ihm beauftragten Person unterschrieben werden. Weil das viel Auf-wand macht, hat die Finanzverwaltung eine Vereinfachung zugelassen.
Der Hintergrund
Werden Spendenbescheinigungen in großer Zahl per Computer erstellt, ist es sehr aufwändig, jede Bescheinigung per Hand zu unterschreiben. Die Finanzverwaltung hat das erkannt, und lässt den Einsatz eines rein maschinellen Verfahrens zu.
Früher waren solche – ohne Unterschrift – erstellten Zuwendungsbestätigungen nur zulässig, wenn das Finanzamt das entsprechende Verfahren geprüft und genehmigt hatte. Durch die Neuregelung der Einkommensteuer-Richtlinien 2005 genügt es aber, wenn der Verein beim zuständigen Finanzamt meldet, dass er ein EDV-gestütztes Verfahren nutzen möchte.
Anforderungen an den Verein
Mit dieser Anmeldung muss der Verein bestätigen, dass er folgende Voraussetzungen einhält:
- Die Zuwendungsbestätigungen entsprechen dem amtlich vorgeschriebenen Vordruck.
- Sie enthalten eine Angabe über die Meldung an das Finanzamt.
- Beim Druckvorgang wird eine rechtsverbindliche Unterschrift als Faksimile eingefügt oder es wird beim Druckvorgang eine solche Unterschrift in eingescannter Form verwendet.
- Das Verfahren ist gegen unbefugten Eingriff gesichert. Zugriff haben nur Vorstandsmitglieder oder Bevollmächtigte, die im Verein zur Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen berechtigt sind.
- Das Buchen der Zahlungen in der Finanzbuchhaltung und das Erstellen der Zuwendungsbestätigungen sind miteinander verbunden und die Summen können abgestimmt werden.
- Aufbau und Ablauf des maschinellen Verfahrens sind für die Finanzbehörden innerhalb angemessener Zeit prüfbar. Dies setzt eine Dokumentation voraus, die den Anforderungen der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme genügt.
Wichtig: Diese Regelung gilt nur für Geldspenden, nicht aber für Sach- und Aufwandsspenden (R10b, Einkommensteuer-Richtlinien 2005).
