01.02.2006 | Spendenbescheinigungen

Mit dem amtlichen Vordruck richtig umgehen

von Wolfgang Pfeffer, Lehrbeauftragter für NonProfitManagement, Drefahl

Spenden für steuerbegünstigte Zwecke sind steuerlich nur abzugsfähig, wenn der Spender beim Finanzamt eine förmliche Spendenbestätigung (Zuwendungsbestätigung) vorlegt. Diese Bestätigungen müssen Sie seit dem 1. Januar 2000 nach einem verbindlichen amtlichen Muster ausstellen. Dabei müssen Sie gesonderte Muster für die Bestätigung von Mitgliedsbeiträgen bzw. Geldzuwendungen und Sachzuwendungen nutzen.

Damit Sie Mitgliedsbeiträge bzw. Geldzuwendungen richtig bescheinigen, bringt Sie der folgende Beitrag auf den Stand der Dinge. Um den Praxisnutzen zu maximieren, verweisen wir im Text – wo erforderlich – auf die entsprechenden Passagen im amtlichen Vordruck. Ein Muster finden Sie auf Seite 12 dieser Ausgabe. Auf den richtigen Umgang mit Sachspenden gehen wir in einer der nächsten Ausgaben ein.

Fehlerhafte Bescheinigungen haben unschöne Folgen

Eine korrekte Bescheinigung von Geldzuwendungen bzw. Mitgliedsbeiträgen ist in zweifacher Hinsicht wichtig.

1. Finanzamt erkennt Spende nicht an

Ist die Bescheinigung nicht korrekt ausgefüllt, verweigert das Finanzamt den Spendenabzug. Der wohl am häufigsten gemachte Fehler ist dabei, dass der Mustertext unverändert abgedruckt wird, also die optionalen Textpassagen nicht gelöscht oder gestrichen werden.

2. Verein haftet für falsche Zuwendungsbestätigungen

Der Verein – und eventuell auch Sie als Vorstand – haften für falsch ausgestellte Zuwendungsbestätigungen. Diese Ausstellerhaftung gilt für

unrichtige Angaben über den zugewendeten Betrag. Hier werden vor allem bei Sach- und Aufwandsspenden oft Fehler gemacht.

den beabsichtigten Verwendungszweck. Das ist vor allem dann ein Problem, wenn der Verein verschiedene steuerbegünstigte Zwecke verfolgt (zum Beispiel Jugendhilfe und Sport) und je nach Verwendungszweck der Abzugshöchstbetrag bei fünf Prozent oder zehn Prozent liegt.

die Steuerbegünstigung Ihres Vereins. Hier ist das Problem meist, dass der letzte Freistellungsbescheid zu lange zurückliegt.

Die Form der Zuwendungsbestätigung

Die Spendenvordrucke (BStBl 1999 I, 979) sind dem Inhalt nach verbindlich. Ihre Verwendung ist Voraussetzung für den Spendenabzug. Die Zuwendungsbestätigungen müssen Sie anhand dieser Muster selbst erstellen und dabei die zutreffenden Textpassagen auswählen. Die Wortwahl und die Reihenfolge des Mustertextes müssen Sie aber beibehalten – mit folgenden formalen Vorgaben (Bundesfinanzministerium, Schreiben vom 2.6.2000, Az: IV C 4 – S 2223 – 568/00):

Eine optische Hervorhebung von Textpassagen durch Einrahmen und Ankreuzkästchen ist zulässig (wie in Absatz 3 des Musters).

Der Name des Zuwendenden und dessen Adresse dürfen auch untereinander angeordnet werden (Absatz 3).

In die Bescheinigung dürfen weder Danksagungen noch Werbung für Ihren Verein. Auf der Rückseite sind solche Angaben zulässig.

Sie dürfen auf dem Mustervordruck in Absatz 7 auch mehrere steuerbegünstigte Zwecke nennen. Sie müssen dann den jeweiligen Zuwendungszweck kenntlich machen (zum Beispiel durch Streichen oder Ankreuzen).

Die Zuwendungsbestätigungen dürfen nicht größer sein als eine DIN A 4-Seite. Kleinere Formate werden anerkannt, zum Beispiel DIN A 5-Format. Die Rückseite dürfen Sie für ergänzende Angaben nutzen.

Auch der Hinweistext (Absatz 10) zur Spendenhaftung am Ende der Bestätigung ist obligatorisch.

Mehrere steuerbegünstigte Zwecke

Wollen Sie mehrere steuerbegünstigte Zwecke mit unterschiedlich hohem Spendenabzug (fünf bzw. zehn Prozent) angeben, ist der erhöhte Spendenabzug nur möglich, wenn die Zuwendung einem konkreten Zweck zugeordnet ist (Widmung des Spenders) und Ihr Verein die unterschiedlichen Spendenzwecke organisatorisch und buchhalterisch voneinander trennt. In diesem Fall können Sie die Zuwendung in Teilbeträgen verschiedenen Förderzwecken zuordnen (zum Beispiel Geldzuwendung in Höhe von 500 Euro, davon 300 Euro für mildtätige Zwecke, 200 Euro für Sport). Es handelt sich dann steuerlich um zwei Zuwendungen, die Sie entweder jeweils getrennt oder in einer Sammelbestätigung bescheinigen müssen.

Beachten Sie: Hat der Spender keine Widmung für einen bestimmten Zweck vorgenommen oder Ihr Verein die unterschiedlichen Spendenzwecke organisatorisch und buchhalterisch nicht getrennt, müssen Sie folgenden Zusatz zwischen der Verwendungsbestätigung und der Unterschrift (nach Absatz 8) einfügen:

Zusatz bei Ausschluss des erhöhten Spendenabzugs

„Diese Zuwendungsbestätigung berechtigt nicht zum Spendenabzug im Rahmen des erhöhten Vomhundertsatzes nach § 10b Abs. 1 Satz 2 EStG / § 9 Abs. 1 Nr. 2 Satz 2 KStG oder zum Spendenrücktrag bzw. -vortrag nach § 10b Abs. 1 Satz 3 EStG / § 9 Abs. 1 Nr. 2 Satz 3 KStG. Entsprechendes gilt auch für den Spendenabzug bei der Gewerbesteuer (§ 9 Nr. 5 GewStG).

Angabe des Betrags

Den zugewendeten Betrag müssen Sie in Ziffern und Buchstaben angeben (Absatz 5). Die Nennung in Buchstaben muss nicht in einem Wort erfolgen. Es genügt, die jeweiligen Ziffern anzugeben. So können Sie den Betrag 1.246 Euro als „eintausendzweihundertsechsundvierzig“ oder „eins-zwei-vier-sechs“ schreiben. Im letzten Fall müssen Sie dann aber die Leerräume vor der ersten und hinter der letzten Ziffer entwerten (zum Beispiel durch „XXX“).

Art der Spende

Je nachdem, ob es sich um Geld- bzw. Aufwandsspenden, Mitgliedsbeiträge oder Sachspenden handelt, fordert der Fiskus andere Angaben.

Geld- und Aufwandsspenden

Bei Geldzuwendungen müssen Sie angeben, ob es sich um eine echte Geld- oder um eine Aufwandsspende handelt. Liegt eine Aufwandsspende vor, geben Sie an, dass es sich um den Verzicht auf die Erstattung von Aufwendungen handelt (indem Sie das „nicht“ im Text nach Absatz 6 streichen oder löschen). Bei einer Geldspende nehmen Sie das „nicht“ aus den Klammern.

Auch Aufwandsspenden sind nur steuerlich abzugsfähig, wenn eine ordnungsgemäße Spendenbescheinigung vorliegt. Das setzt unter anderem voraus, dass aus der Bescheinigung alle Berechnungsgrundlagen für den behaupteten Aufwand so ersichtlich sind, wie es für die Überprüfung eines Erstattungsanspruchs erforderlich wäre (Bundesfinanzhof, Urteil vom 17.2.1993, Az: X R 119/90).

Beim Verzicht auf die Erstattung von Aufwand handelt es sich nicht um eine Spende des Aufwands, sondern um eine (abgekürzte) Geldspende. In der Spendenbestätigung müssen Sie deshalb nicht angeben, welcher Aufwand dem Erstattungsanspruch zu Grunde gelegen hat. Sie müssen das aber in Ihren Unterlagen festhalten. Die Höhe der Spende richtet sich nach dem vereinbarten Erstattungsanspruch (einschließlich der eventuell fälligen Umsatzsteuer). Es darf aber kein unangemessen hoher Erstattungsanspruch vereinbart werden (§ 55 Abgabenordnung/Oberfinanzdirektion Kiel, Verfügung vom 18.5.1998, Az: S 2223 A – St 142).

Mitgliedsbeiträge

Bei jeder Geldzuwendung müssen Sie angeben, ob es sich um Mitgliedsbeiträge, sonstige Mitgliedsumlagen oder Aufnahmegebühren handelt. Sind die Mitgliedsbeiträge steuerlich abzugsfähig, müssen Sie auf dem Muster für Geldzuwendungen angeben, dass es sich bei der Zuwendung um Mitgliedsbeiträge, sonstige Mitgliedsumlagen oder Aufnahmegebühren handelt (Absatz 8 – Text aus der Klammer nehmen und „nicht“ streichen). Können die Mitgliedsbeiträge nicht abgezogen werden, bescheinigen Sie, dass es sich nicht um Mitgliedsbeiträge, sonstige Mitgliedsumlagen oder Aufnahmegebühren handelt.

Hat der Spender zusammen mit einem Mitgliedsbeitrag auch eine Geldspende geleistet (zum Beispiel Überweisung von 200 Euro, davon 120 Euro Mitgliedsbeitrag und 80 Euro Spende), handelt es sich steuerlich um zwei Zuwendungen, die Sie entweder getrennt oder im Rahmen einer Sammelbestätigung bescheinigen.

Sachspenden

Bei Sachspenden müssen Sie in die Zuwendungsbestätigung genaue Angaben über den zugewendeten Gegenstand aufnehmen (zum Beispiel Alter, Zustand, ursprünglicher Kaufpreis usw.). Die Sätze im Vordruck zu Betriebs- bzw. Privatvermögen, die nicht zutreffen, müssen Sie streichen.

Stammt die Sachzuwendung nach Angaben des Spenders aus seinem Betriebsvermögen, setzen Sie die Sachzuwendung mit dem Entnahmewert an. Sie müssen dann keine zusätzlichen Unterlagen in Ihre Buchführung aufnehmen (zum Beispiel zur Wertermittlung).

Handelt es sich um eine Sachspende aus dem Privatvermögen, müssen Sie angeben, welche Unterlagen Sie zur Ermittlung des angesetzten Werts herangezogen haben. Das kann zum Beispiel (bei hohen Sachwerten) ein Gutachten über den aktuellen Wert oder der Kaufpreis aus der ursprünglichen Rechnung – abzüglich der Abschreibung – sein. Diese Unterlagen müssen Sie zusammen mit der Zuwendungsbestätigung in die Buchführung aufnehmen. Den unvollständigen Satz im Vordruck „Geeignete Unterlagen, die zur Wertermittlung gedient haben, zum Beispiel Rechnungen, Gutachten“ ergänzen Sie um die Worte „liegen vor“.

Besonderheiten bei Sammelbestätigungen

Für Geldzuwendungen (Mitgliedsbeiträge, Geldspenden) können Sie auch Sammelbestätigungen ausstellen. In diesem Fall bestätigen Sie mehrere Zuwendungen in einer förmlichen Zuwendungsbestätigung. Anstelle des Wortes „Bestätigung“ verwenden Sie das Wort „Sammelbestätigung“.

Bei „Art der Zuwendung“ und „Tag der Zuwendung“ verweisen Sie auf die Rückseite oder die beigefügte Anlage. In der Zuwendungsbestätigung müssen Sie die Gesamtsumme nennen.

Nach der Bestätigung, dass die Zuwendungen zur Förderung steuerbegünstigter Zwecke verwendet werden (Absatz 8), ergänzen Sie: „Es wird bestätigt, dass über die in der Gesamtsumme enthaltenen Zuwendungen keine weiteren Bestätigungen, weder formelle Zuwendungsbestätigungen noch Beitragsquittungen oder ähnliches, ausgestellt wurden und werden.“

Auf der Rückseite der Zuwendungsbestätigung oder in der Anlage müssen Sie jede einzelne Zuwendung mit Datum, Betrag und Art (Mitgliedsbeitrag, Geldspende) und im Fall unterschiedlich hoch begünstigter Zwecke (5%-iger und 10%-iger Abzug) auch mit dem begünstigten Zweck auflisten. Diese Auflistung muss ebenfalls eine Gesamtsumme enthalten und als „Anlage zur Zuwendungsbestätigung vom ...“ gekennzeichnet sein. Außerdem müssen Sie angeben, ob es sich um den Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen handelt. Handelt es sich sowohl um direkte Geldspenden als auch um Aufwandsspenden, machen Sie die Angaben dazu entweder auf der Rückseite der Bestätigung oder in der Anlage.

Zudem müssen Sie angeben, auf welchen Zeitraum sich die Sammelbestätigung erstreckt. Die Sammelbestätigung können Sie auch für nur einen Teil des Kalenderjahrs ausstellen.

Bei Zuwendungen zu steuerlich unterschiedlich hoch begünstigten Zwecken müssen Sie unter der Gesamtsumme einen Klammerzusatz aufnehmen: „(von der Gesamtsumme entfallen ... Euro auf die Förderung von [Bezeichnung der höher begünstigten Zwecke])“.

Was sonst noch wichtig ist

Für den „richtigen“ Umgang mit Spendenbescheinigungen sind außerdem folgende Punkte wichtig:

Ausländische Zwecke

In den Zuwendungsbestätigungen müssen Sie auch angeben, ob die begünstigten Zwecke im Ausland verwirklicht werden. Wird nur ein Teil der Zuwendung im Ausland verwendet, geben Sie (in Absatz 8) an, dass die Zuwendung „auch im Ausland verwendet wird“. Steht zum Zeitpunkt der Zuwendung noch nicht fest, ob der Verwendungszweck im Inland oder Ausland liegen wird, vermerken Sie, „dass die Zuwendung ggf. (auch) im Ausland verwendet wird“.

Unterschrift

Die Zuwendungsbestätigung muss grundsätzlich von mindestens einer durch Satzung oder Auftrag zur Entgegennahme von Zuwendungen (Geld- und Sachzuwendungen) berechtigten Person unterschrieben sein. Das ist in jedem Fall der vertretungsberechtigte Vorstand. Er kann aber auch Personen dazu bevollmächtigten. Unter bestimmten Voraussetzungen kann bei maschinell erstellten Zuwendungsbestätigungen auf die eigenhändige Unterschrift verzichtet werden. Die erforderliche Genehmigung erteilt das zuständige Finanzamt.

Aktueller Freistellungsbescheid

Bei der Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen müssen Sie darauf achten, dass das Datum des Freistellungsbescheids nicht länger als fünf Jahre oder das Datum der vorläufigen Bescheinigung nicht länger als drei Jahre zurückliegt. Andernfalls werden solche Zuwendungsbestätigungen nicht mehr anerkannt.

Buchhaltungsunterlagen

Für alle steuerbegünstigten Vereine gilt, dass sie die Spende und ihre zweckentsprechende Verwendung ordnungsgemäß aufzeichnen und eine Kopie der Zuwendungsbestätigung aufbewahren müssen (§ 50 Absatz 4 Einkommensteuer-Durchführungsverordnung). Eine bloße Spendenliste oder ähnliches genügt also nicht. Es ist aber zulässig, die Kopien in elektronischer Form zu speichern (zum Beispiel als PDF-Datei).

Bei Sach- und Aufwandsspenden müssen Sie zusätzlich Nachweise zur Wertermittlung in die Buchhaltung nehmen (Aufbewahrungsfrist zehn Jahre). Das sind zum Beispiel

Verträge und Rechnungen über die Leistung (bei Aufwandsverzicht),

ursprüngliche Rechnungen über gespendete gebrauchte Sachen,

Gutachten und andere Nachweise über den aktuellen Wert.

Spendenvordruck

Nachfolgend haben wir das Muster eines amtlichen Vordrucks für Geldspenden und Mitgliedsbeiträge abgedruckt. Wir haben das Formular in zehn Absätze „aufgeteilt“. Damit ist gewährleistet, dass Sie unsere Ausfüllhinweise aus dem Beitrag (zu den jeweiligen Absätzen) in der Praxis besser umsetzen können.

Spendenbescheinigung für Geldspenden und Mitgliedsbeiträge

1.	Musterverein e.V. Gartenstr. 4 99999 Musterstadt
2.	Bestätigung über Zuwendungen im Sinne des § 10 b des Einkommensteuergesetzes an eine der in § 5 Abs. 1 Nr. 9 des Körperschaftsteuergesetzes bezeichneten Körperschaften, Personenvereinigungen oder Vermögensmassen.
3.	Art der Zuwendung: Mitgliedsbeitrag Geldzuwendung
4.	Name und Anschrift des Zuwendenden: Karl-Gustav Spender Ringstr. 7 99998 Musterstadt
5.	Betrag der Zuwendung in Ziffern: 450,00 € in Buchstaben: --- vier-fünf-null --- Tag der Zuwendung: 10.04.2006
6.	Es handelt sich (nicht) um den Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen.
7.	Wir sind wegen Förderung (begünstigter Zweck) durch Bescheinigung des Finanzamts ..., StNr. ..., vom ... vorläufig ab ... als gemeinnützig anerkannt /nach dem letzten uns zugegangenen Freistellungsbescheid des Finanzamts ..., StNr. ..., vom ... für die Jahre ... nach § 5 Abs. 1 Nr. 9 des Körperschaftsteuergesetzes von der Körperschaftsteuer befreit.
8.	Es wird bestätigt, dass (es sich nicht um Mitgliedsbeiträge, sonstige Mitgliedsumlagen oder Aufnahmegebühren handelt und) die Zuwendung nur zur Förderung (begünstigter Zweck) (im Sinne der Anlage 1 - zu § 48 Abs. 2 Einkommensteuer-Durchführungsverordnung - Abschnitt A / B Nr. ...) (im Ausland) verwendet wird.
9.	Ort, Datum, Unterschrift des Zuwendungsempfängers
10.	Hinweis: Wer vorsätzlich oder grob fahrlässig eine unrichtige Zuwendungsbestätigung erstellt oder wer veranlasst, dass Zuwendungen nicht zu den in der Zuwendungsbestätigung angegebenen steuerbegünstigten Zwecken verwendet werden, haftet für die Steuer, die dem Fiskus durch einen etwaigen Abzug der Zuwendungen beim Zuwendenden entgeht (§ 10 b Abs. 4 EStG, § 9 Abs. 3 KStG, § 9 Nr. 5 GewStG). Diese Bestätigung wird nicht als Nachweis für die steuerliche Berücksichtigung der Zuwendung anerkannt, wenn das Datum des Freistellungsbescheides länger als fünf Jahre bzw. das Datum der vorläufigen Bescheinigung länger als drei Jahre seit Ausstellung der Bestätigung zurückliegt (BMF, Schreiben vom 15.12.1994, BStBl 1994 I, 884).