· Fachbeitrag · Aufzeichnungspflichten
Elektronische Registrierkassen: Besteht auch im Verein Handlungsbedarf?
| Elektronische Registrierkassen müssen künftig über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Das hat das Bundeskabinett mit dem „Entwurf eines Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ beschlossen. Mit der Neuregelung soll verhindert werden, dass Aufzeichnungen an elektronischen Registrierkassen unbemerkt gelöscht oder geändert werden können, um systematisch Steuern zu hinterziehen. Gilt die Nachrüstungspflicht auch für Vereine? |
Ziel und Inhalt des Gesetzes
Der Entwurf (Abruf-Nr. 187571) sieht vor, dass künftig elektronische Grundaufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet und auf einem Speichermedium gesichert werden. Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) soll die technischen Anforderungen an diese Sicherheitseinrichtung definieren und entsprechende Anbieterlösungen zertifizieren.
Keine Registrierkassenpflicht
Anbieter von Kassensystemen vermitteln teilweise den Eindruck, als wären entsprechend ausgestattete elektronische Registrierkassen künftig Pflicht. Das ist falsch. Eine Registrierkassenpflicht wird es auch künftig nicht geben.
PRAXISHINWEIS | Vereine können also weiter eine sogenannte offene Ladenkasse nutzen. Das ist eine Barkasse, die ohne jede technische Unterstützung geführt wird. Dazu gehören alle Behältnisse für das Bargeld, z.B. Schubladen in der Ladentheke, herkömmliche Geldkassetten, Zigarrenkisten oder einfach nur ein Karton. Neben elektronischen Registrierkassen kann der Verein auch ein Kassenprogramm auf einem PC oder sog. POS-Systeme einsetzen. Alle Daten werden dabei auf einer Festplatte gespeichert. Damit hat der Verein die Möglichkeit, alle geforderten Vorgänge ordnungsgemäß elektronisch zu speichern und dem Finanzamt per Datenexport zur Verfügung zu stellen. |
Eine Belegausgabepflicht sieht der Gesetzentwurf nicht vor. Es wird aber ausdrücklich gesetzlich geregelt, dass jedem Kunden das Recht zusteht, einen Beleg zu fordern. Wird keine elektronische Kasse eingesetzt, muss der Beleg manuell erstellt werden (Quittungsblock).
Übergangsregelung
Aus Gründen des Vertrauensschutzes sieht der Entwurf eine Übergangsregelung vor. Wer sich eine neue Kasse angeschafft hat, die den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 entspricht, bauartbedingt aber nicht mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung aufrüstbar ist, kann diese Kasse längstens bis zum 31. Dezember 2022 nutzen.
Umstellung auf offene Ladenkasse?
Wer bisher schon eine elektronische Registrierkasse nutzt, muss diese entweder umstellen oder aufgeben. Es besteht nämlich auch die Möglichkeit, eine bisher genutzte elektronische Kasse zu entsorgen und ab dem 1. Januar 2017 auf eine offene Ladenkasse umzustellen.
Die Aufzeichnungspflichten
Auch für nichtelektronische Systeme gelten aber Aufzeichnungspflichten. Die AO sieht vor, dass Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festgehalten werden (§ 146 Abs. 1 S. 2 AO). Erzielen Unternehmer ihre Erlöse zum überwiegenden Teil aus Bargeschäften, ist die tägliche Aufzeichnung verpflichtend.
Der Kassenbericht
Zur Ermittlung der Tageseinnahmen (Tageslosung) werden täglich Kassenberichte erstellt. Sie enthalten den tatsächlich ausgezählten Kassenbestand bei Geschäftsschluss. Davon werden zur Ermittlung der Tageseinnahme der Kassenanfangsbestand (Endbestand des Vortags) und eventuelle Bareinlagen abgezogen und die Barausgaben und Barentnahmen des Tages dazugerechnet. Sowohl die Barausgaben als auch die Bareinlagen sowie die Barentnahmen müssen durch gesonderte Belege nachgewiesen werden.
Der Kassenbericht kann nach folgendem Schema aufgebaut sein:
Tagesendbestand | |
./. | Anfangsbestand (Bestand des Vortages) |
= | Zwischensumme |
+ | Kassenausgaben des Tages |
+ | Geldtransit auf das Bankkonto oder weitere Kassen |
./. | Bareinlagen (Transit vom Bankkonto oder aus weiteren Kassen) |
./. | Sonstige Tageseinnahmen |
= | Kasseneinnahmen des Tages |
Ausnahmen von der Pflicht zur Erstellung eines Kassenberichts
Vereine, die nur wenige Bareinnahmen und -ausgaben haben, profitieren in folgenden Fällen von einer Ausnahme zur täglichen Aufzeichnungspflicht:
- Kassengeschäfte fallen nur nebenbei an und machen nur einen verschwindend geringen Anteil am Umsatz aus.
- Die Kassengeschäfte werden gelegentlich mit einer Verzögerung von einem Tag erfasst.
PRAXISHINWEIS | Hält das Finanzamt die Führung des Kassenbuchs für unzureichend, verwirft es die Buchführung und schätzt die Einnahmen und Ausgaben. Bei gemeinnützigen Vereinen ist das deswegen besonders problematisch, weil mangels ausreichender Nachweise eine Mittelfehlverwendung unterstellt werden kann, die zum Entzug der Gemeinnützigkeit führen kann. Hier wird aber typischerweise weniger auf die laufende Kassenführung abgestellt, als darauf, dass für jede Ausgabe des Vereins auch ein Beleg vorhanden ist. |
