· Fachbeitrag · Vereinsorganisation
Festumzug als Höhepunkt im Vereinsleben: Die richtige Vorbereitung sichert den Erfolg
| Umzüge sind oft Bestandteil von Vereinsfesten. Das gilt nicht nur im Karneval, sondern auch bei Schützen-, Winzer- und anderen Festen sowie Vereinsjubiläen. Dabei sind eine Vielzahl organisatorischer und nicht zuletzt rechtlicher Aspekte zu beachten. Erfahren Sie, was Sie veranlassen müssen, damit der Umzug für alle Beteiligten ein Erfolg wird. |
Organisatorischen Aufwand nicht unterschätzen
Der organisatorische und genehmigungstechnische Aufwand darf nicht unterschätzt werden. Für einen Zug, der zum ersten Mal stattfinden soll, gehen Sie von einer Vorbereitungszeit von mindestens 18 Monaten aus. Der erste Schritt ist, erst einmal zu sondieren, welches Budget für den Umzug notwendig wird und wie viele aktive Helferinnen und Helfer benötigt werden.
Zur Vorbereitung eines Umzugs benötigen Sie ein starkes Team. Denn es sind eine ganze Reihe von Aufgaben zu bewältigen. Neben den gesetzlichen Auflagen, den Versicherungsfragen und der eigentlichen Zugorganisation müssen beispielsweise auch Quartiere für Gäste organisiert und eventuell Stallungen für Tiere angemietet werden. Außerdem muss die Werbetrommel gerührt werden. Dabei müssen sowohl die klassischen Mittel (Plakat, Handzettel, Pressearbeit) als auch die modernen Medien (Internetseite des Vereins, soziale Netzwerke, Online-Portale, Fernsehen, Radio) eingesetzt werden.
Zum Umzug gehören natürlich Wagen, Fuß- und Musikgruppen; je nach Anlass kommen Wagen bzw. Fahrzeuge beispielsweise für betagte Ehrenmitglieder hinzu. Nicht zu vergessen die aktiven Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Mindestausstattung für einen Zug besteht aus einem Zugleiter, Wagen- und Gruppenbetreuern, einem Kinderbetreuungsdienst, Streckenposten soweit einem Werkstatt- bzw. Pannendienst. Letzterer sollte kurzfristig verfügbar sein, wenn Fahrzeuge zum Einsatz kommen und ein Wagen liegen bleibt.
Der Sicherheitsaspekt steht über allem
Bei der Kostenkalkulation spielen vor allem die Sicherheitsaspekte eine wichtige Rolle. Insbesondere durch die Katastrophe bei der „Loveparade“ wurden die Bestimmungen noch einmal drastisch verschärft.
Verein hat Verkehrssicherungspflicht für gesamten Zug
Ihr Verein hat die Verkehrssicherungspflicht für den gesamten Zug. Das heißt, Sie müssen alle Maßnahmen treffen, um Mitwirkende und Zuschauer vor Schäden zu schützen. Dafür gelten strenge behördliche Auflagen. Zusätzlich sollten Sie eigene Regeln aufstellen, die für die Sicherheit im Zug sorgen.
Ein großes Problem ist der Alkohol. Normalerweise sollte von den am Zug Beteiligten kein Alkohol konsumiert werden. Das ist in der Praxis kaum durchsetzbar. Trotzdem sollte Ihr Verein alle Teilnehmer dazu verpflichten, während des Umzugs auf Alkohol zu verzichten. Dies dürfte schon aus versicherungstechnischen Gründen zwingend erforderlich sein.
PRAXISHINWEIS | Lassen Sie sich die Erklärungen schriftlich geben und nehmen Sie sie zu den Unterlagen. Richten Sie Ihr besonderes Augenmerk auf Kinder und Jugendliche. Hier sollten Sie das Alkoholverbot in jedem Fall durchsetzen. |
Die Bestandteile eines umfassenden Sicherheitskonzepts
Für den Zug muss ein umfassendes Sicherheitskonzept erstellt werden. Hier sollten Sie von Anfang an mit Feuerwehr, Polizei, Sanitätsdienst und Ordnungsamt zusammenarbeiten. Letzteres bietet sich schon deshalb an, weil der Zug vom Ordnungsamt genehmigt werden muss und so unnötige Arbeit vermieden wird. Zum Sicherheitskonzept gehören folgende Punkte:
Checkliste / Sicherheitskonzept bei Vereinsfestumzug | |
| Streckenverlauf: Genügend großer Bereich für die Aufstellung und Auflösung des Zugs, Straßen in der Breite genügend Platz für Fahrzeuge und Wagenbegleiter (auf Kurven und Unterführungen achten), genügend Platz für Besucher, Einsatz von Absperrgittern, Rettungswege für Sanitätsdienst |
| Fahrzeuge: Sicherung etwaiger Aufbauten, Sicherung von Steh- und Sitzplätzen für Personen auf den Wagen, Sicherheitsabstand für Zugbegleiter |
| Fußgruppen: Abstand zu Fahrzeugen, Betreuung von Kindern und Jugendlichen |
| Sicherheitspersonal: Wagenbetreuer, Fußgruppenbetreuer (insbesondere bei Kindergruppen), Zugleitung. Ausstattung: Sprechfunkausrüstung, Zugpläne, Grundausstattung Erste Hilfe |
| Sanitätsstützpunkte: Zu- und Abfahrt zu den Sanitätsstützpunkten, Einrichtung (Erstversorgung, weitergehende Hilfe), Strom- und Wasserversorgung |
| Sanitäreinrichtungen: Toilettenwagen |
| Stromversorgung: Kabelverlegung (Sicherung mit Kabelbrücken), Absicherung vor unbefugtem Zugriff |
Grundsätzliches zu den rechtlichen Anforderungen
Bei Fragen zu den gesetzlichen Bestimmungen sollten Sie sich in jedem Fall mit dem Ordnungsamt in Verbindung setzen, das den Zug später auch genehmigt. Hier werden Sie auch erfahren, dass jede Genehmigungsbehörde zusätzliche Auflagen macht, die rechtlich verbindlich sind. Werden diese zusätzlichen Auflagen nicht erfüllt, wird man den Zug nicht genehmigen. Folgende gesetzlichen Bestimmungen sind in jedem Fall zu beachten.
Regelungen zur Personenbeförderung
§ 21 der Straßenverkehrsordnung (StVO): Er regelt die Personenbeförderung. Nach Absatz 1, Satz 4, Ziffer 2 dürfen auf Zugmaschinen keine Personen mitgenommen werden, wenn für diese keine Sitzgelegenheit vorhanden ist. Die Sitzgelegenheit muss dabei fest mit dem Fahrzeug verbunden sein. Zur Beförderung von Personen auf der Ladefläche eines Lkws oder Anhängers muss eine Genehmigung der Straßenverkehrsbehörde vorliegen. Hier müssen frühzeitig den Behörden verbindliche Pläne vorgelegt werden. Vorzugsweise sollten die Pläne vor Umrüstung der Wagen eingereicht werden, damit etwaige Auflagen noch eingeplant werden können.
Spezialregelungen für besondere Fahrzeuge
§ 22 StVO: Er ist für sogenannte Motivwagen, wie sie bei historischen oder Karnevalsumzügen eingesetzt werden, zu beachten. Hier wird zunächst verlangt, dass die Aufbauten auch bei einer Vollbremsung weder verrutschen, umfallen, hin- und herrollen, herabfallen noch vermeidbaren Lärm verursachen. Außerdem dürfen die Aufbauten nicht breiter als 2,55 m sein und die Gesamthöhe darf vier Meter nicht überschreiten. Die Breite und Höhe der Fahrzeuge ist allerdings letztlich auch von der Zugstrecke abhängig. Die Länge eines Motivwagens darf insgesamt (also inklusive Zugmaschine) 20,75 m nicht überschreiten. Bis zu einer Höhe von 2,50 m darf der Aufbau nicht über das Fahrzeug bzw. die Zugmaschine herausragen. Darüber darf der Überstand maximal 50 cm betragen.
Verkehrssicherungspflicht
Dass der Verein die Verkehrssicherungspflicht beachten muss, lässt sich aus § 823 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) ableiten, in dem die Schadenersatzpflicht geregelt wird. Danach ist jeder schadenersatzpflichtig, wer „vorsätzlich oder fahrlässig das Leben, den Körper, die Gesundheit, die Freiheit, das Eigentum oder ein sonstiges Recht eines anderen widerrechtlich verletzt“.
Mit anderen Worten: Der Verein muss alle notwendigen und zumutbaren Vorkehrungen zu treffen hat, um die Schädigung anderer zu verhindern.
PRAXISHINWEIS | Es kann aber keiner verlangen, dass Sie alle Schädigungen vorhersehen bzw. dafür sorgen, dass diese verhindert werden. Eine lückenlose Überwachung, um jegliches Risiko für die Zugteilnehmer und -zuschauer auszuschließen, kann vom Veranstalter nicht verlangt werden (Oberlandesgericht Koblenz, Beschluss vom 19.12.2013; Az. 3 U 985/13; Abruf-Nr. 140569). |
Das Genehmigungsverfahren
Die Genehmigungen für einen Umzug werden auf Länderebene geregelt, sodass es hierfür unterschiedliche Regelungen gibt. In den meisten Fällen ist die Verwaltung des jeweiligen Landkreises oder das kommunale Ordnungsamt zuständig. Vorzugsweise sollten Sie sich zunächst an das Ordnungsamt wenden, da man Ihnen hier weitere Informationen geben kann.
Vordrucke bei Ordnungsämtern besorgen
Für den Antrag verfügen die Ordnungsämter beziehungsweise Straßenverkehrsämter der Landkreise über Vordrucke, die auch im Internet heruntergeladen werden können. Die Bearbeitungsdauer schwankt je nach Behörde.
PRAXISHINWEIS | Unsere Empfehlung lautet, sich mindestens ein halbes Jahr vor dem Zugtermin mit den für die Genehmigungen zuständigen Ämtern in Verbindung zu setzen. Dann können Sie absprechen, welche Unterlagen zur Genehmigung benötigt werden. Normalerweise müssen Sie mit einer Bearbeitungszeit von vier bis acht Wochen rechnen. Wenn Sie Ihren Antrag aber so spät stellen, dass die Genehmigung erst wenige Tage vor dem Umzug eintreffen kann, haben Sie bei einer etwaigen Ablehnung oder Forderung, Unterlagen nachzureichen, ein Problem. Deshalb gilt hier, je früher, desto besser. |
Welche Unterlagen muss der Verein beibringen
Meist werden folgende Unterlagen gefordert:
Checkliste / Benötigte Unterlagen zur Genehmigung Festumzug | |
| Eine Liste aller am Zug teilnehmenden Zuggruppen und Wagen (möglichst bereits in der Reihenfolge, in der sie im Zug mitgehen oder -fahren). |
| Eine haftungsrechtliche Verpflichtungserklärung, dass der Veranstalter
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| Eine Bestätigung der Versicherung, dass alle Risiken, die sich aus der Teilnahme am Umzug ergeben, abgedeckt sind. |
| Beim Einsatz von Tieren (beispielsweise Pferde) der Nachweis einer Tierhalterhaftpflichtversicherung. |
| Eine Aufstellung aller Fahrzeuge, die am Umzug teilnehmen inklusive Nachweise für die Betriebserlaubnis (Fahrzeugschein). |
| Je nach Wagenart kann auch ein TÜV-Gutachten notwendig werden. Dann muss dem Gutachten auch eine Bestätigung beigefügt werden, dass der Wagen nach der TÜV-Abnahme nicht mehr verändert wurde. |
GEMA
Für die Musik im Zug (Kapellen, „Konservenmusik“ von den Wagen usw.) ist eine Anmeldung bei der „Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte“ (GEMA) erforderlich. Sie vertritt die Rechte von Komponisten, Textern und Verlegern von Musikwerken. Unterlassen Sie die Anmeldung, drohen hohe Strafzahlungen. Vereine, die einem Verband angeschlossen sind, sollten mit diesem Rücksprache nehmen, da hier häufig entsprechende Rahmenabkommen mit der GEMA bestehen.
Fahrzeugaufbauten
Grundsätzlich gilt, dass alle Fahrzeuge so gestaltet werden müssen, dass sie zum Aufstellungsort hin bzw. vom Auflösungsort wegfahren können - also der Straßenverkehrsordnung entsprechen. Ist dies nicht der Fall, ist eine Sondergenehmigung notwendig.
Neben den Bestimmungen nach § 22 StVO werden meist von den Genehmigungsbehörden zusätzliche Auflagen gemacht. So verlangen fast alle Genehmigungsbehörden, dass die eingesetzten Fahrzeuge mit Seitenverkleidungen versehen werden, die auch starkem Druck standhalten.
Zugmaschinen dürfen im Regelfall nur einen Anhänger ziehen. Ausnahmen bedürfen der ausdrücklichen Genehmigung. Verkleidungen und Aufbauten dürfen keine scharfen Kanten besitzen. Dies gilt nicht nur in Richtung der Zuschauer, sondern auch in Richtung der auf dem Wagen fahrenden Aktiven.
Werden auf den Wagen Personen befördert, wird meist verlangt, dass Anhänger mindestens zweiachsig sind. Außerdem muss sich auf der gelenkten Achse ein Drehkranz zum Schutz gegen seitliches Abkippen befinden.
Außerdem wird gefordert, dass die Wagen durch spezielles Begleitpersonal gesichert werden. Die Wagenbegleiterinnen und -begleiter haben darauf zu achten, dass keine Personen zu dicht an die Wagen gelangen bzw. zwischen Zugfahrzeug und Anhänger gelangen.
Werden Kraftfahrzeuge verkleidet, muss für den Fahrzeugführer ein ausreichendes Sichtfeld frei bleiben. Es muss so beschaffen sein, dass der Fahrzeugführer auch dicht vor dem Fahrzeug befindliche Personen (Kinder) erkennen kann und ausreichende Sicht nach den Seiten und nach hinten hat. Wenn notwendig, müssen zusätzliche Außenspiegel angebracht werden.
Auf diese Versicherungen können Sie nicht verzichten
Wo viele Menschen zusammenkommen, lauern auch Risiken. Ihr Verein wird nicht alle Risiken ausschließen können, die zu Schäden führen können. Hier sollten Sie sich entsprechend versichern.
Für jeden Umzug sollte zunächst eine Veranstaltungshaftpflicht geschlossen werden. In den meisten Fällen ist dies auch zwingende Voraussetzung, dass der Zug genehmigt wird. Die Veranstaltungshaftpflicht ist speziell für kurzfristige Risiken/Veranstaltungen gedacht. Je nach Vertrag besteht der Versicherungsschutz nur für die gesamte Dauer der Veranstaltung. Sie sollten aber darauf achten, dass sich die Haftung mindestens auf den gesamten Tag und alle im Zusammenhang mit dem Umzug stehenden Gefahren erstreckt.
Die Versicherungssumme richtet sich nach der Größe des Umzugs. Empfohlen werden Versicherungssummen je Versicherungsfall von 3 Mio. Euro pauschal für Personenschäden und Sachschäden. Diese Versicherungssummen sind gleichzeitig der Höchstbetrag für alle Versicherungsfälle während der Versicherungsdauer. Versichert wird die gesetzliche Haftpflicht.
Tiere im Umzug
Gerade bei historischen Umzügen werden häufig Tiere im Zug mitgeführt, die in früheren Zeiten zu den Haustieren gehörten. Aber auch in anderen Festzügen sind oft Pferde oder andere Tiere vertreten.
PRAXISHINWEIS | Sorgen Sie für eine ausreichende Versicherung. Achten Sie ferner darauf, dass
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Die Umzugsordnung
Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, sollten Sie eine Umzugsordnung aufstellen, die für alle Beteiligten verbindlich ist. Sie umfasst die jeweiligen Vorschriften für Kapellen und andere Fußgruppen, Teilnehmer mit Tieren, Kinder- und Jugendgruppen und Fahrzeuge. Darin geregelt sind:
Checkliste / Bestandteile einer Umzugsordnung | |
| Aufstellungszeitpunkt und -ort sowie Ort der Auflösung des Zugs |
| Reihenfolge der einzelnen Zuggruppen und -fahrzeuge |
| Abstandsangabe zwischen den einzelnen Gruppen und Fahrzeugen |
| Verhaltensregeln bezüglich des Werfens von Süßigkeiten und Ähnlichem |
| Verbot des Einsatzes von Knall- und Feuerwerkskörpern |
| Verhaltensregeln bezüglich des Umgangs mit Zuschauern |
| Für die einzelnen Abschnitte zuständige Abschnittsleiter (gleichzeitig als Kontaktperson zur Polizei) |
| Angabe der Sanitätsstationen und Verhaltensregeln im Notfall |
Wir empfehlen, die Umzugsordnung mit den zuständigen Behörden - auch der Ortspolizeibehörde - abzustimmen.
Das Problem Lärmbelästigung
Ein Festumzug ist eine laute Angelegenheit. Kapellen spielen, Böller werden abgeschossen und von manchen Wagen schallt es aus den Lautsprechern. Für den einen gehört das einfach dazu - für andere handelt es sich um „Lärmbelästigung“. Zum Glück zeigen sich die Gerichte hier „vereinsfreundlich“.
Dauerhafter Hörschaden: Wer ein empfindliches Gehör besitzt, sollte sich beim Umzug eines Schützenvereins nicht in die erste Reihe stellen. Ist eine Lärmbelastung über die gesetzlichen Grenzen hinaus nicht nachweisbar, steht dem Zuschauer kein Schmerzensgeld wegen dauerhaften Hörschadens zu (Amtsgericht [AG] Düsseldorf, Urteil vom 6.3.2013, Az. 35 C 10093/12).
Karnevalsumzug: Anlieger müssen den mit einem Karnevalsumzug verbundenen Lärm hinnehmen (Verwaltungsgericht Frankfurt (VG Frankfurt, Beschluss vom 12.2.1999, Az. 15 G 401/99). Es handelt sich um Lärmbeeinträchtigungen, die, auch weil es sich um Brauchtum handelt, zumindest an den tollen Tagen üblich sind (Oberverwaltungsgericht Rheinland-Pfalz, Beschluss vom 13.2.2004, Az. 6 B 10279/04.OVG; AG Köln, Urteil vom 14.3.1997, Az. 532 Owi 183/96).
