01.02.2007 | Praxisorganisation

Die effiziente und zeitsparende Aufnahme von Neupatienten

Ein neuer Patient kann für die Zahnarztpraxis eine erhebliche Umsatzsteigerung bedeuten. Allerdings sind die administrativen Bemühungen für den Neupatienten gerade in der ersten Zeit sehr zeitaufwändig, was vielen Praxen gar nicht bewusst ist. Ihre Praxis sollte daher besonders gut organisiert sein, damit neue Patienten möglichst effizient und zeitsparend in den laufenden Praxisbetrieb integriert werden können.  

Datenerfassung und Terminplanung beim ersten Kontakt

Viele wichtige Informationen oder Daten können bereits beim ersten Kontakt mit dem Neupatienten erhoben werden. Wird diese Möglichkeit genutzt, lassen sich erfahrungsgemäß eine Reihe von unnötigen Nachfragen oder Dispositionen vermeiden, die einen reibungslosen Ablauf der weiteren Patientenbetreuung beeinträchtigen können.  

Die vollständige Datenerhebung

Meldet sich der Neupatient zur Vereinbarung eines Termins wie üblich telefonisch in der Praxis, ist es besonders wichtig, dass die Mitarbeiter schon hierbei wichtige Daten richtig und vollständig erfassen und aufnehmen. Insbesondere die Kontaktdaten des Patienten müssen bereits vor der ersten Behandlung vollständig vorhanden sein. Ansonsten ist es nicht möglich, den Patienten zu erreichen, wenn seitens der Praxis eine unvorhersehbare Terminverschiebung oder gar Terminabsage notwendig wird. Ein neuer Patient sollte gerade beim ersten Besuch so wenig wie möglich Wartezeit für seine Behandlung in Kauf nehmen müssen, um bereits hier den Eindruck einer gut organisierten Praxis zu bekommen. Kommt der Patient wegen kurzfristiger Verhinderung des Behandlers (Notfall, Krankheit) sogar umsonst in die Praxis, ist dies der „worst case“. Folgende Daten sollten beim Erstkontakt erfasst werden:  

• Name und Adresse,

• Telefonnummer und wenn möglich auch Handynummer und E-mail-Adresse (die meisten Abrechnungsprogramme bieten in der heutigen Zeit Möglichkeiten der modernen Kommunikation an),

• Geburtsdatum und

• Name der Krankenkasse.