12.01.2010 | Qualitätsmanagement

QM-praxisnah (Modul 3): Der „Status quo“ Ihrer Praxis

von Dr.med.dent. Günter Kau M.Sc., Waldmohr

Bisher haben Sie grundlegende Informationen zum Qualitätsmanagement von uns erhalten und erfahren, wie Sie sich persönliche Ziele setzen, Visionen und Praxisziele daraus ableiten sowie ein Praxisleitbild erstellen. Bevor Sie nun Ihre Qualitätsziele formulieren können, müssen Sie zunächst Ihre Ausgangssituation bestimmen. Wie Sie dabei am Besten vorgehen, erläutern wir in diesem Modul, das wieder von Praxishilfen im Online-Service flankiert wird. Zusätzlich stellen wir mit diesem Modul den ersten Fragebogen zur Verfügung, mit dem Sie zwei Fortbildungspunkte erlangen können. Einzelheiten hierzu finden Sie am Ende dieses Beitrages.  

Ermittlung des Ist-Zustandes durch ein internes Audit

Der erste Schritt zum individuellen QM-System ist ein internes Audit, das Sie selbst durchführen können. Mit dieser „Ist-Analyse“ ermitteln Sie den „Status quo“ Ihrer Praxis. Dabei verschaffen Sie sich einen Überblick über eventuelle verbesserungsbedürftige Schwachstellen. Bewährte Praxisprozesse bleiben erhalten, Schwachstellen werden optimiert und fehlende Elemente können hinzugefügt werden. Aus den Ergebnissen Ihrer Analyse gewinnen Sie gleichzeitig wichtige Informationen in Bezug auf den Maßnahmenplan zur Erreichung QM-relevanter Ziele. In den Arbeitshilfen zu Modul 3 im Online-Service finden Sie ausführliche Selbstbewertungsbögen für das interne Audit, mit denen Sie ermitteln können, inwieweit die Anforderungen eines bzw. Ihres QM-Systems bereits erfolgreich in der Praxis umgesetzt sind und wo noch Handlungsbedarf besteht.  

Die regelmäßige Selbstbewertung durch eine Ist-Analyse ist ein essentieller Bestandteil des Praxis-QM-Systems. Sie sollten die ausgefüllten Bögen in Ihrem QM-Handbuch unter einem Register „IST-Analyse“ ablegen, damit Sie jederzeit erkennen und dokumentieren können, wie sich Ihre Praxis in den verschiedenen Betrachtungsintervallen weiterentwickelt hat. Insbesondere folgende Kernelemente eines QM werden bei der IST-Analyse abgeprüft:  

Regelung der Verantwortlichkeiten

Wer ist in Ihrer Praxis wofür zuständig? Wer darf was tun? Wer vertritt die Verantwortlichen im Verhinderungsfall? Diese Fragen sollten in jeder Zahnarztpraxis geregelt und dokumentiert sein. Das fordert insbesondere auch die QM-Richtlinie des G-BA. Die Dokumentation erfolgt zweckmäßigerweise in den jeweiligen Stellenbeschreibungen sowie im Organisationsplan (Organigramm).  

Die Beschreibung und Prüfung von Prozessen

Wichtige Praxisprozesse und Arbeitsabläufe müssen dokumentiert und regelmäßig auf Wirksamkeit überprüft werden. Deshalb sind Verfahrens- und Arbeitsanweisungen unumgänglich. Sie beschreiben im Detail, wie die jeweils beschriebenen Abläufe durchzuführen sind, und gewährleisten damit ein standardisiertes Vorgehen. Beispielsweise für die Aufbereitung der Medizinprodukte werden sie von der Medizinprodukte-Betreiberverordnung explizit verlangt. Damit wird sichergestellt, dass auch manuelle Aufbereitungsverfahren als „validiert“ gelten können.  

Erstellung von Prüfprotokollen und Leistungsbeurteilungen