10.10.2019 · Best practice Terminvergabe 1

Die Terminvergabe effektiv organisieren

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von Dr. Detlev Nies, Sachverständiger für die Bewertung von Arzt- und Zahnarztpraxen, praxisbewertung-praxisberatung.com

| Zahnarztpraxen mit einem elektronischen Terminvergabesystem und Computerarbeitsplätzen in jedem Behandlungszimmer können die Behandlungstermine dezentral vergeben und viel Zeit sparen. Doch damit dies tatsächlich funktioniert, sind bei der Terminvergabe weitere Kriterien zu beachten. |

Diese Grundvoraussetzungen müssen erfüllt sein

Auch die Terminvergabe setzt bei den Mitarbeitern zum einen Grundtugenden wie Geduld und einen freundlichen Umgangston mit den Patienten voraus. Zum anderen müssen alle Anwender im Hinblick auf die Terminvergabesoftware geschult werden und das Abrechnungsprogramm kennen, in welches das elektronische Terminbuch integriert ist (zur Online-Terminvergabe siehe ZP 03/2019, Seite 13).

PRAXISTIPP | Als „technische Voraussetzung“ hat sich z. B. bewährt, an den Router Drahtlos-Telefone anzuschließen, die an strategisch günstigen Stellen in der Praxis positioniert werden (in der Regel an der Rezeption und im Behandlungszimmer).

Ruft ein Patient in der Praxis an, landet sein Anruf zunächst nur auf dem Rezeptionstelefon. Nach dreimaligem Klingeln werden dann die anderen Telefone dazugeschaltet. Dadurch ist sichergestellt, dass der Anruf nach spätestens fünf bis sechs Klingeltönen angenommen wird (von z. B. drei ZFA müsste immer eine Zeit haben, um den Hörer abzunehmen. Ein Anruf sollte jedenfalls nicht unbeantwortet bleiben.).