07.07.2017 · Fachbeitrag · Controlling

Praxisfall: Materialverwaltung verbessern und so viel Geld sparen

von Jessica Greiff, Betriebswirtin im Gesundheitswesen und Inhaberin von Seminare am Johannisbollwerk in Hamburg

| Die Materialverwaltung ist ein wichtiger Posten in jeder Zahnarztpraxis. Regiert hier das Chaos, stört das die Abläufe massiv und führt zudem zu erhöhten Kosten. Wie hier bei Fehlentwicklungen gegengesteuert werden kann, wird nachfolgend anhand eines Praxisfalls dargestellt. |

Praxisfall: Neuausrichtung der Materialverwaltung

Eine Mitarbeiterin, zu deren Aufgaben die Materialverwaltung („Zettelwirtschaft“) gehörte, verlässt die Praxis. Aufgrund des generellen Personalmangels übernimmt die Praxismanagerin die Aufgabe vorerst. Ein Blick in das Warenlager offenbart allerdings: In der Vergangenheit lief vieles wohl nur nebenbei. So befinden sich Waren in Höhe eines vierstelligen Betrags im Kellerlager. Das ist im Grunde nicht ungewöhnlich. Die Art und Weise dieser „Lagerhaltung“ allerdings schon: Die Mindesthaltbarkeit ist oft weit überschritten. Kartons sind falsch beschriftet, von einigen Artikeln lagern dort sehr hohe Mengen. Kostenintensives Arbeitsmaterial wie Diamantbohrer, Trennscheiben und Polierer „verstecken“ sich hinter Alltagsmaterialien unterschiedlichster Generationen und Jahrgänge. Kurzum: Hier liegt ganz schön viel „Kohle“ im Keller. Schlimmer noch: Diese ungewollt chaotische Lagerhaltung belastet ohne Not die allgemeine Liquidität der Praxis.

Der „Inventurtag“ brachte nicht den gewünschten Erfolg

Die neue Mitarbeiterin Steffi ist motiviert und würde die manuelle Materialwirtschaft und den Wareneinkauf gern übernehmen. Das hat sie allerdings noch nie gemacht. Ihre erste Aufgabe ist es, sich einen Überblick über das Warenlager zu verschaffen. Sie soll sich mit den Materialien vertraut machen und das Warenlager möglichst katalogisieren. Dafür benötigt sie einen ganzen Arbeitstag. Steffi erstellt Listen und setzt sich am nächsten Tag zur Auswertung mit ihrem Chef zusammen. Dabei stellen beide fest, dass dieser „Inventurtag“ nicht den erwünschten Erfolg gebracht hat. Weshalb?