· Fachbeitrag · Patientenbindung
Recall ‒ so können Sie formulieren!
von Angelika Schreiber, Hockenheim
| Unangenehme Termine ‒ dazu gehören für viele Patienten auch Zahnarztbesuche ‒ werden gerne verdrängt oder verschoben. Dabei geht viel Zeit verloren. Aus diesem Grund hat sich der Recall als Patientenerinnerungssystem bewährt. Allerdings sind aufgrund der Beschlüsse der meisten Zahnärztekammern einige Voraussetzungen zu beachten. |
Ohne schriftliches Einverständnis geht es nicht
Bevor Sie den Patienten erinnern, muss er hierzu eingewilligt haben ‒ und zwar schriftlich. Bei Minderjährigen ist die Einwilligung des Erziehungsberechtigten erforderlich. Eine weitere Voraussetzung: Die Behandlung des Patienten sollte nicht abgeschlossen sein. Hier sind vor allem Patienten nach durchgeführter PAR-Therapie und im Anschluss an eine komplizierte prothetische Versorgung zu nennen. Ein Recall sollte auch bei der Nachsorge bei Implantatfällen und selbstverständlich bei der Individualprophylaxe durchgeführt werden.
Zusammengefasst kann der Recall in folgenden Bereichen stattfinden:
- Individualprophylaxe
- Vorsorgeuntersuchung
- Nachkontrolle in der Kieferorthopädie
- Nachsorge bei Parodontalerkrankungen
- Kontrolle nach endodontischen Behandlungen
- Nachsorge nach der Eingliederung von Zahnersatz
- Überprüfung bei Implantatversorgungen
Festlegung der individuellen Zeitabstände
Während die Zeitabstände zum Recall im Bereich der Vorsorgeuntersuchungen sowie bei der Individualprophylaxe in der Regel sechs Monate betragen, können diese Intervalle bei entsprechenden Risiken (z. B. unzureichende Mundhygiene, erhöhtes Kariesrisiko oder Allgemeinerkrankung des Patienten) verkürzt werden.
Allerdings spielen bei der Festlegung der Recall-Intervalle nicht nur die Art der Erkrankung, sondern auch die Schwere ‒ beispielsweise das Vorliegen einer aggressiven Parodontitis ‒ sowie das Alter des Patienten eine entscheidende Rolle. Dabei sind für Kleinkinder, ältere oder behinderte Patienten kürzere Abstände empfehlenswert.
Direkte Terminvereinbarung
Die direkte Vergabe des Recall-Termins im Anschluss an die letzte Behandlung ist besonders empfehlenswert. Sie bietet sowohl für den Patienten als auch für die Zahnarztpraxis erhebliche Vorteile.
Vorteile für den Patienten und die Praxis
Patienten haben von der direkten Vergabe von Recall-Terminen die nachfolgend aufgeführten Vorteile:
- freie Terminauswahl
- exakte Einhaltung des Intervalls
- kein Vergessen oder Verschieben
- Sicherheit
- Zeitgewinn
Die Zahnarztpraxen haben folgende Vorteile:
- langfristige Terminplanung
- gleichmäßige Terminauslastung
- kein Terminverlust
- hohe Patientenbindung
- geringer Zeit- und Arbeitsaufwand
Karteikartensystem
Neben der direkten Terminvergabe bietet sich ein Recall per Karteikartensystem an. Für jeden am Recall teilnehmenden Patienten wird eine Karteikarte angelegt. Sie sollte die Art des Recall sowie die festgelegten Intervalle enthalten. Die vereinbarten bzw. wahrgenommenen Termine werden entsprechend eingetragen.
PRAXISTIPP | Sie müssen die Karteikarten jeweils demjenigen Monat des Jahres zuordnen, in dem der nächste Kontrolltermin stattfinden soll. Aktuell ist die Kartei freilich nur, wenn sie regelmäßig gepflegt wird. |
EDV-gestützter Recall
Als weitere, sehr verbreitete Variante kann der Recall per EDV durchgeführt werden ‒ je nach den Vorgaben der Software. In der Regel ist die erste Einrichtung des Systems zunächst recht zeitaufwendig, doch wird in der späteren Durchführung des Recalls erhebliche Zeit eingespart.
Versenden Sie unterschiedliche Schreiben an die verschiedenen Patientengruppen. Es sollte nicht jedes Jahr derselbe Text sein. Erfrischend neue Formulierungen sorgen vielleicht auch bei Ihren Patienten für ein Lächeln ‒ und motivieren so für den Zahnarztbesuch. Zudem suggeriert eine immer wiederkehrende „langweilige“ Wortwahl ein mangelndes Interesse am Patienten.
PRAXISTIPP | Ob Sie Ihre Patienten per Telefon, SMS, E-Mail oder Brief an den Zahnarztbesuch erinnern, bleibt Ihnen und Ihrer Praxisphilosophie überlassen. Postkarten sollten Sie hingegen keinesfalls verschicken, da sie nicht mit dem Datenschutz zu vereinbaren sind. |
Formulierungsbeispiele
Nutzen Sie die Betreffzeile Ihres Schreibens, um bereits hier für eine Terminvereinbarung zu motivieren. Hierzu einige Vorschläge:
- Ihre Mundgesundheit ist uns wichtig
- Ihr strahlendes Lächeln
- Schöne Zähne brauchen Pflege
- Lasst Karius und Baktus verhungern
- Echte Piraten können kraftvoll zubeißen
- Wir kümmern uns um Ihre Lebensqualität
- Erste, zweite oder dritte Zähne ‒ sie alle sind uns wichtig
- Damit Sie auch weiterhin kraftvoll zubeißen können
Das gesamte Schreiben an Ihre erwachsenen Patienten könnte so aussehen:
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Ihr strahlendes Lächeln
Liebe Frau………., lieber Herr…………….
„Nichts kommt von allein!“ ‒ Deshalb wollen wir Sie in Ihrem Bemühen um schöne und gesunde Zähne unterstützen. Wir möchten unser Versprechen einlösen und Sie an Ihren nächsten Vorsorgetermin erinnern.
Nutzen Sie die grauen Herbsttage und rufen Sie uns bitte an. Vereinbaren Sie Ihren Wunschtermin zur Vorsorgeuntersuchung. Ihre Zähne werden es danken!
Es grüßt Sie ganz herzlich
Ihr Praxisteam |
Bei Kindern könnten Sie wie folgt formulieren:
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Zahngesunde Kinder
Liebe Frau………., lieber Herr…………….,
mit „strahlenden Zähnen und fröhlichem Lachen“ ‒ so sollten Kinder aufwachsen. Damit dies keine leeren Versprechungen bleiben, kümmern wir uns um die Mundgesundheit Ihres(r) Kindes(r). Wir möchten unser Versprechen einlösen und Sie bei der Vorsorge unterstützen. Der nächste Untersuchungstermin sollte im Laufe der kommenden vier Wochen stattfinden.
Nutzen Sie die grauen Herbsttage! Bitte rufen Sie uns zur Vereinbarung Ihres Wunschtermins an.
Es grüßt Sie ganz herzlich
Ihr Praxisteam |
