· Fachbeitrag · Steuergestaltung
Reisekostenreform 2014: Besser Reisekosten erstatten als Fahrtkosten bezuschussen!
von StB Björn Ziegler, Kanzlei Lauterbach Zeutschner Seltsam, Würzburg
| Zum 1. Januar 2014 tritt für Arbeitnehmer ein neues steuerliches Reisekostenrecht in Kraft. Der Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte“ ersetzt den der „regelmäßigen Arbeitsstätte“. In diesem Zusammenhang ändern sich auch die Rahmenbedingungen für steuerfreie Reisekostenerstattungen an Ihre Mitarbeiter. Inhaber überörtlicher Gemeinschaftspraxen können sich und ihren Mitarbeitern durch eine einfache Gestaltung schon ab dem Jahreswechsel etwas Gutes tun. |
Fahrtkostenzuschuss oder Reisekosten?
Für die Erstattung von Fahrkosten Ihrer Mitarbeiter haben Sie je nach Anlass der Fahrt zwei Möglichkeiten:
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Fahrt von der Wohnung zur Praxis | Sonstige berufliche Fahrt (zum Beispiel zu Fortbildungen) | |
Erstattungsform | Fahrtkostenzuschuss | Reisekosten |
Zulässige Höhe | 30 Cent je Entfernungs-Kilometer | 30 Cent je gefahrenem Kilometer = 60 Cent je Entfernungs-Kilometer |
Steuern hierauf | 15 Prozent pauschale Lohnsteuer | Steuerfrei |
Sozialabgaben hierauf | Abgabenfrei | Abgabenfrei |
Eine Fahrt von der Wohnung zur Praxis liegt immer dann vor, wenn Ihr Mitarbeiter die „regelmäßige Arbeitsstätte“ bzw. zukünftig die „erste Tätigkeitsstätte“ ansteuert. Schon bisher gab es nur eine „regelmäßige Arbeitsstätte“, sodass eventuelle Fahrten zum zweiten Praxisstandort unter die Reisekostenregelung fielen. Mit dem Reisekostenrecht 2014 wird neu eingeführt, dass der Arbeitgeber weitgehend frei bestimmen darf, welcher Standort die erste Tätigkeitsstätte sein soll. Dadurch können Sie gezielt Einfluss darauf nehmen, wie viele Fahrten zur Arbeit echte Reisekosten darstellen. Der Vorteil der Reisekosten liegt auf der Hand: Der erstattungsfähige Betrag ist doppelt so hoch und die pauschale Lohnsteuer entfällt.
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Eine überörtliche Gemeinschaftspraxis hat je einen Standort in der Innenstadt von Würzburg und im 7 km entfernten Vorort Estenfeld. Die Fachmitarbeiterin wohnt im Umland von Würzburg mit einer Entfernung von 10 km zum Standort Estenfeld und 16 km zum Standort Würzburg. Sie ist als Prophylaxefachkraft federführend für die PZR zuständig und in beiden Standorten tätig. |
Die Mitarbeiterin wird wöchentlich wie folgt eingesetzt:
- 1 Tag Estenfeld
- 4 Tage Würzburg
Reisekostenerstattung kann künstlich erhöht werden
Ab 1. Januar 2014 kann der Zahnarzt die Mitarbeiterin durch eine schriftliche Anweisung einer Tätigkeitsstätte zuordnen und so die Reisekosten optimieren. Hierzu muss er nur prüfen, auf welchen Standort mehr Fahrtkilometer entfallen. Alles hängt ab von den unterschiedlichen Entfernungen und der Anzahl der Fahrten je Standort. Bisher hätte im Beispiel die regelmäßige Arbeitsstätte wegen des deutlichen Tätigkeitsschwerpunktes in Würzburg gelegen. Durch eine gegenläufige Zuordnung fallen die bisherigen Fahrten „Wohnung-Praxis“ nun unter die Reisekosten und die bisherigen Reisekosten fallen unter die Fahrten „Wohnung-Praxis“.
Nach altem Recht wurde die Abrechnung wie folgt gestaltet: Die Finanzverwaltung akzeptiert bei einer Fünftagewoche einen Fahrtkostenzuschuss für 18 Arbeitstage pro Monat. Auf dieser Basis erhielt die Mitarbeiterin rund 67 Euro monatlichen Fahrtkostenzuschuss für die Fahrten nach Würzburg (4/5 von 18 Tagen = 14 Tage à 16 km à 30 Cent = 67,20 Euro). Im Jahr sind das rund 806 Euro. Der Zahnarzt zahlte hierauf pauschale Lohnsteuer von rund 121 Euro p. a. Zusätzlich rechnete die Mitarbeiterin monatlich 24 Euro für Fahrten nach Estenfeld als steuerfreie Reisekosten ab (4 Fahrten x 10 km x 2 x 30 Cent = 24 Euro). Das entsprach jährlich 288 Euro.
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Zahlungen an die Mitarbeiterin p. a. | Pauschale Lohnsteuer p.a. | |
Fahrtkostenzuschuss für Fahrten nach Würzburg | 806 Euro | 121 Euro |
Reisekosten für Fahrten nach Estenfeld | 288 Euro | keine |
Summe | 1.094 Euro | 121 Euro |
Durch Zuordnung zum Standort Estenfeld kann der Chef die Reisekostenerstattung der Mitarbeiterin erhöhen und den Fahrtkostenzuschuss verringern.
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Zahlungen an die Mitarbeiterin p. a. | Pauschale Lohnsteuer p.a. | |
Reisekosten nach Würzburg (60 statt 30 Cent je Entfernungs-Kilometer) | 806 x 2 = 1.612 Euro | Keine |
Fahrtkostenzuschuss nach Estenfeld (30 statt 60 Cent je Entfernungs-Kilometer) | 288 : 2 = 144 Euro | 23 Euro |
Summe | 1.756 Euro | 23 Euro |
Mehrere hundert Euro zusätzlich steuerfrei auszahlbar
Der Zahnarzt kann seiner Mitarbeiterin ab 2014 also 662 Euro jährlich mehr zahlen, ohne dass hierfür Lohnsteuer oder Sozialabgaben anfallen. Das ist besonders für Prämienzahlungen interessant, weil die Erstattung am Jahresende gesammelt möglich ist. Nutzt er den Betrag voll, spart er gegenüber der bisherigen Abrechnung 105 Euro Lohnnebenkosten jährlich.
Lohnnebenkosten können entfallen
Der Fiskus finanziert die Lohnerhöhung so teilweise mit. Will der Zahnarzt die Mehrauszahlung nicht sofort ausschöpfen, kann er theoretisch den Fahrtkostenzuschuss künftig entfallen lassen und seiner Mitarbeiterin stattdessen wie bisher 1.094 Euro auszahlen - nur eben als Reisekosten. Dann entfallen die bisherigen Lohnnebenkosten in Höhe von 121 Euro komplett.
Steuerfreie Verpflegungspauschale möglich
Zusätzlich kann der Zahnarzt für die Arbeitstage an der zweiten Tätigkeitsstätte steuerfrei die Pauschale für Verpflegungsmehraufwand erstatten. Erstattungsfähig sind 12 Euro täglich, wenn die Mitarbeiterin mehr als acht Stunden von zuhause und ihrer ersten Tätigkeitsstätte weg ist. Ist die Mitarbeiterin am Zweitstandort höchstens an zwei Tagen pro Woche tätig, geht das zeitlich unbegrenzt. In unserem Beispiel ist sie jedoch wöchentlich vier Tage am Zweitstandort tätig, weshalb die Erstattung auf drei Monate begrenzt ist. Danach sollte die Mitarbeiterin dort vier Wochen nicht mehr eingesetzt werden, um damit einen neuen Dreimonats-Zeitraum zu eröffnen.
Mehr als 1.000 Euro pro Jahr können erstattet werden
Im Beispielsfall wären aufgrund der Begrenzung für drei Monate immerhin 504 Euro steuerfrei erstattungsfähig (14 Tage pro Monat x 3 Monate x 12 Euro). Ist eine Mitarbeiterin an nur zwei Tage pro Woche am Zweitstandort tätig, sind über 1.000 Euro p. a. steuerfrei erstattungsfähig! Ein über die Pauschale hinaus gezahlter Verpflegungsmehraufwand kann nochmals in derselben Höhe mit 25 Prozent pauschaler Lohnsteuer ohne Sozialabgaben ausgezahlt werden, also 12 Euro steuerfrei und 12 Euro pauschal versteuert.
Finanzamt großzügig bei der Anerkennung
Die Finanzverwaltung ist hinsichtlich der Zuordnungsentscheidung momentan sehr großzügig. Im Einführungsschreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) sind die Finanzämter angewiesen, jede Zuordnung zu akzeptieren, solange der Mitarbeiter an der ersten Tätigkeitsstätte mindestens in geringem Umfang tätig wird. Zugleich haben sich die Finanzbehörden die Hintertür offen gehalten, wonach die Zuordnung bei Gestaltungsmissbrauch ggf. nicht anerkannt wird. In Extremfällen besteht daher das Risiko, dass das Finanzamt im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung rückwirkend Steuer festsetzt.
PRAXISHINWEIS | Die Zuordnung des Mitarbeiters zu einer ersten Tätigkeitsstätte sollte schriftlich und unbefristet erfolgen, damit sie anerkannt wird. Bei mitarbeitenden Familienmitgliedern muss die Zuordnungsentscheidung im Einklang mit dem Vorgehen bezüglich der übrigen Mitarbeiter stehen. |
