· Fachbeitrag · Praxismanagement
So organisieren Sie perfekt Ihre Abrechnung - stressfrei und termingerecht
| Abrechnungstermine sind häufig mit Stress und erhöhtem Arbeitsaufwand verbunden. Auch wenn die Zeit der Abrechnungsscheine - mit teilweise mehrtägigen Praxisschließungen vor den Abrechnungsterminen - längst vorbei ist, gelingt es einigen Praxen immer noch nicht, Abrechnungen so in den Praxisablauf zu integrieren, dass das Tagesgeschäft wenig darunter leidet. Dieser Beitrag gibt Hilfestellungen für eine effiziente Organisation von Abrechnungen. |
Organisation von Terminabrechnungen
Terminabrechnungen gibt es in der Regel nur bei der KZV. Hier werden Stichtage angegeben, an denen beispielsweise die Abrechnung bei Zahnersatz (ZE), Kieferbruch (KB) oder Parodontose (PA) zu erfolgen hat. Besonders wichtig bei Abrechnungen, die bei der KZV eingereicht werden müssen, sind die Vorbereitungen und Kontrollen. Dazu gehören zum Beispiel das Erstellen von Prüfmodulen, Kontrolle der vollständig eingelesenen Versichertenkarten, HVM-Statistiken usw.
Laufende Kontrollen
Diese Maßnahmen sollten regelmäßig auch weit vor dem Einreichtermin durchgeführt werden. Optimal wäre, diese Kontrollen monatlich in den ersten zwei Monaten des laufenden Quartals und im dritten und letzten Monat des aktuellen Quartals - zumindest in großen Praxen - wöchentlich durchzuführen. Dabei können bereits angezeigte Fehler im Prüfmodul ausgeglichen und eventuelle EDV Probleme, die in diesem Zusammenhang stehen, geklärt werden. Werden diese Schritte erst am Tag der Quartalsabrechnung vorgenommen, dauert die Abrechnung unnötig lange, weil die bereits in der Vergangenheit entstandenen Fehler und Unklarheiten zusätzlich beseitigt werden müssen. Zudem ist es kaum möglich, die noch fehlenden Versichertenkarten an diesem Tag einzulesen.
Sollten in diesem Zusammenhang Abrechnungsfragen oder Unklarheiten durch das Prüfmodul entstehen, ist es in dieser Zeit oft besonders schwierig, bei der zuständigen KZV und dem Softwarehersteller Hilfe zu bekommen, da diese an solchen Tagen meist überlaufen sind, und hier oft kein Kontakt hergestellt werden kann.
PRAXISHINWEIS | Führt man also regelmäßige Prüfläufe durch, können die ausgewiesenen Fehler bereits im Vorfeld geklärt werden und die Daten werden bei Anwendungsfehlern bereits im Vorfeld richtig in das EDV-System eingegeben. |
Je nach Struktur der Praxis werden die erbrachten Leistungen entweder vom Zahnarzt selbst oder von der jeweiligen Mitarbeiterin in die Karteikarte oder bei karteilosen Praxen in das Praxisprogramm übertragen. Solche Eintragungen sollten sofort nach Behandlungsabschluss erfolgen. Bei Leistungserfassungen, die zum Beispiel gesammelt erst am Abend erfolgen, werden erfahrungsgemäß etwa 30 Prozent der erbrachten Leistungen verschenkt und nicht mehr abgerechnet.
Für die Abrechnung ist es hier besonders wichtig, so umfangreich und genau wie möglich zu dokumentieren. Denn Leistungen, die nicht dokumentiert sind, können nicht berechnet werden. Auch im Rechtsstreit gilt oftmals die Regelung: „Nicht dokumentiert = nicht erbracht“.
PRAXISHINWEIS | Die Leistungen, die in das Praxisprogramm übertragen wurden, sollte der behandelnde Zahnarzt am besten noch einmal selbst kontrollieren. Ein einfaches und praktisches Vorgehen ist es, sich den Ausdruck einer Tagesstatistik anzuschauen. Hier werden auf den zweiten Blick oftmals noch fehlende Leistungen entdeckt, die bei der ersten Eintragung zum Beispiel aus Zeitgründen vergessen worden sind. |
Updates des Praxissystems
EDV-Updates sollten regelmäßig erfolgen. Aktuelle Programmversionen sind in der Regel die Grundlage zur reibungslosen Abrechnungsübermittlung an die KZV. Insgesamt fährt man meistens mit regelmäßigen Updates am besten. Allerdings ist auch nicht zu verhehlen, dass Updates hin und wieder mit Fehlern behaftet sind, die in den Softwarehäusern trotz umfangreicher Kontrollen nicht direkt auffallen. Immer mal wieder gelingt es den Softwarehäusern nicht, alle Szenarien selbst durchzuspielen - was fraglos auch eine sehr schwere Aufgabe ist. Somit fallen manche Fehler erst durch die Handhabung in der Praxis im täglichen Ablauf auf.
Organisation von Privatliquidationen
In der Privatliquidation sollte zwischen „kleinen“ und „großen“ Rechnungen bzw. deren Liquidationen selektiert werden. Große Rechnungen sollten generell nach Behandlungsabschluss sofort gestellt werden. Da gerade bei umfangreichen Zahnersatzarbeiten die Praxis bereits beim Fremdlabor in Vorkasse tritt, muss auf einen zeitnahen Zahlungseingang des Patienten geachtet werden. Gegebenenfalls sind auch Zwischenrechnungen angebracht, wenn die Behandlung über mehrere Monate dauert.
Für die regelmäßigen Kontrollen oder kleine Rechnungen sollte sich jede Praxis einen Rechnungsturnus (beispielsweise wöchentlich oder monatlich) überlegen, um hier einen regelmäßigen Liquidationsfluss zu sichern. Arbeitet die Praxis mit einer Abrechnungsgesellschaft zusammen, bietet sich ebenfalls eine Sammelzusammenstellung an, die dann in zeitnahen Abständen an das jeweilige Abrechnungsbüro übermittelt wird. Bei Patienten, die ihre Liquidation bar begleichen möchten, sollte auch direkt nach Behandlungsabschluss eine Rechnungserstellung ermöglicht werden. Welche Rechnung gerade versandt werden kann, sollte über das EDV-Programm in regelmäßigen Abständen ermittelt werden. So wird keine Rechnung vergessen.
Die folgende Checkliste soll Ihnen bei der regelmäßigen Rechnungserstellung und deren Vorbereitungen behilflich sein.
Checkliste / Vorbereitung der Rechnungserstellung | |
Täglich | |
Notwendige Vereinbarungen | => Kostenaufklärung und Unterschrift des Patienten vor Behandlungsbeginn |
Karteieintragungen | => aller erbrachten Leistungen |
Kontrolle | => der erbrachten und in das Abrechnungsprogramm übertragenen Leistungen, zum Beispiel durch Ausdruck von Kontrolllisten |
Rechnungsausgang | => Aushändigung von kleinen Rechnungen und Rechnungsversand von abgeschlossenen Behandlungen |
Wöchentlich (jeweils am Ende einer Kalenderwoche im letzten Monat des laufenden Quartals) | |
Erstellen von Prüfmodulen | => Fehlerbehebung |
=> Klärung von Abrechnungsunklarheiten | |
=> Anfordern der fehlenden Versichertenkarten | |
=> Versand aller Rechnungen aus dem Rechnungs-Recall | |
Monatlich (zum Beispiel jeweils am Monatsende) | |
Erstellen von Prüfmodulen | => Fehlerbehebung |
=> Klärung von Abrechnungsunklarheiten | |
=> Anfordern der fehlenden Versichertenkarten | |
=> Versand aller Rechnungen aus dem Rechnungs-Recall | |
Jahreswechsel: Alle geplanten Versorgungen durchgeführt?
Damit die Durchführung geplanter Versorgungen nicht vergessen wird (zum Beispiel weil die Terminierungen aus verschiedenen Gründen nicht zustande gekommen sind), ist auch das Jahresende ein guter Zeitpunkt, Kontrollen durchzuführen. Auch dafür sollten die Möglichkeiten der Praxissoftware so gut wie möglich genutzt werden. Nicht durchgeführte und geplante Versorgungen können dann direkt für das kommende Jahr terminiert werden, damit der geregelte Praxisablauf am Jahresanfang reibungslos fortgeführt werden kann und der laufende Liquidationsfluss weiterhin gesichert ist. Bei Heil- und Kostenplänen oder auch Kostenvoranschlägen, die keine Gültigkeit mehr haben, können diese im gleichen Zug verlängert oder aktualisiert werden.
In diesem Zusammenhang können zum Beispiel auch erstellte und genehmigte PAR-Pläne (Bema-Nr. 4) über die gesetzliche Krankenkasse abgerechnet werden, bei denen die Patienten die Behandlung nicht durchführen lassen haben. Dasselbe gilt für erstellte und genehmigte Pläne für Kiefergelenkserkrankungen (Bema-Nr. 2). Welcher Zeitrahmen dabei zugrunde gelegt wird, sollten Sie bei Ihrer zuständigen KZV nachfragen, da dieser je nach KZV Bereich variieren kann.
