· Fachbeitrag · Apothekenentwicklung
Kommissionierautomaten: Technische Helfer schenken Ihnen mehr Zeit für Ihre Kunden
von Alexandra Schramm, Medienbüro Medizin, Hamburg
| Dank Kommissionierautomaten müssen Apothekenmitarbeiter den Verkaufstresen nicht mehr verlassen, um das gewünschte Arzneimittel aus dem Alphabet zu holen. Sie bleiben beim Kunden und können die eingesparte Zeit zum Beraten und für Zusatzverkäufe nutzen. Zudem reduziert sich der personelle Aufwand für die Lagerpflege erheblich. Warum also nicht über die Anschaffung eines Kommissionierautomaten nachdenken? |
Vorteile: Von ständiger Präsenz bis hin zu Zeitersparnis
Je nach Hersteller greift, saugt oder schiebt ein computergesteuerter Roboterarm das im Warenwirtschaftssystem angeforderte Medikament aus seinem Lagerplatz. Mittels ausgefeilter Fördertechnik - wie Wendelrutsche, Förderband, Rohrpost oder Lift - gelangt es dann zur Ausgabestelle direkt zum Apothekenmitarbeiter und erleichtert dem Apothekenteam so die Arbeit. Laut den Herstellern ermöglicht die Automatisierung den Apothekermitarbeitern vor allem mehr Zeit mit den Kunden, weil sie den Verkaufstresen nicht mehr verlassen müssen. Es kehrt mehr Ruhe im Handverkauf ein und eine ständige Präsenz beim Kunden ist garantiert. Das schafft eine engere Kundenbindung und die Zeit kann für Beratungs- und Zusatzverkaufsgespräche genutzt werden.
Entlastung der Mitarbeiter
Zudem entlastet ein Kommissionierautomat die Mitarbeiter: Einfache und nicht wertschöpfende Arbeiten im Back-Office - wie Arzneimittel sortieren, einlagern, Inventur und Retourenbearbeitung - entfallen. Dadurch lassen sich auch Personalausfälle wie bei Krankheit leichter überbrücken, denn der Automat übernimmt die Arbeit. Ein Automat lagert etwa bis zu 100 Packungen in fünf Minuten ein und das gewünschte Medikament innerhalb von 8 bis 15 Sekunden aus. Bei einer manuellen alphabetischen Sortierung kommt es zudem vor, dass die gesuchte Packung nicht dort liegt, wo man sie eigentlich erwartet. Ein Automat hingegen hat keinen Schwund, weil jede Ein- und Auslagerung protokolliert wird. Eine Ausnahme besteht nur, wenn ein Mitarbeiter manuell in das System eingreift und die Entnahme der Packung nicht quittiert.
Zeitgewinn bei der Medikamenteneinlagerung
Wie viele Arbeitsschritte der Automat übernimmt, hängt davon ab, ob die Einlagerung manuell, halb- oder vollautomatisch erfolgt. Bei der manuellen Einlagerung stecken die geschulten Mitarbeiter die zuvor eingescannten Packungen in die vom Computer angezeigten Schächte. Bei einem Halbautomat scannen sie die Packungen per Hand und legen sie ungeordnet zum Beispiel in einer Einlagerungstür ab. Von da aus arbeitet der Roboter weiter und nimmt die Packungen auf, vermisst sie maschinell in Heöhe, Tiefe sowie Breite und legt sie dann an einem freien Lagerplatz ab. Dabei arbeitet der Automat nach dem sogenannten „chaotischen“ System: Hier wird nicht nach dem Alphabet, sondern platzsparend nach Packungsgröße einsortiert. Bei der vollautomatischen Methode wird die Ware komplett auf einem Förderband entleert und der Automat erledigt den Rest.
Individuell abzuwägen: Nutzen versus Kosten
Ob sich die Anschaffung eines Kommissionierautomaten lohnt, muss jeder Apothekeninhaber selbst entscheiden. Eine pauschale Regelung in Bezug auf die tägliche Kundenanzahl oder Apothekengröße gibt es nicht. Nach Branchenangaben rechnen sich Kommissionierautomaten erst ab einem jährlichen Umsatz von ca. 1,2 Mio. Euro. Die Anschaffungskosten liegen zwischen 85.000 und 200.000 Euro. Sie richten sich nach der Ausstattung: ein oder zwei Greifarme, Automatisierungsgrad und Fördertechnik. Alternativ können Apotheken Kommissionierautomaten mieten oder leasen.
Zusätzlich ist mit Kosten für Service- und Wartungsverträge zu rechnen. Üblich ist eine Wartung des Geräts zwei Mal pro Jahr. Bei Störungen, zum Beispiel falls der Greifer eine Packung in den Regalen nicht zu fassen kriegt, bieten einige Anbieter Zugriff auf eine 24-Stunden-Hotline mit Service-Technikern und Support in wenigen Stunden vor Ort. Häufig können sich Apotheken auch über ein Fernwartungssystem einwählen und so Probleme beheben. Ein Stromausfall tritt zum einen selten ein, zum anderen verfügen die meisten Anlagen über eine unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV). Hierbei handelt es sich um einen Notstrombetrieb mithilfe von Batterien, die den Computerbetrieb zwei Stunden aufrecht erhalten. Ein- und Auslagerungsvorgänge können in dieser Zeit nicht durchgeführt werden, aber der Computer zeigt die Position der Ware an (zum Beispiel Magazin 6, Fach 22, 4. Packung von links), sodass die Mitarbeiter diese von Hand entnehmen können.
Hinzu kommen Kosten für den Umbau, falls Wände durchbrochen werden müssen, oder um die Anbindung an die Warenwirtschaft sicherzustellen. Auch eine schalldämmende Einhausung des Automaten, erhöhte Stromkosten sowie Verkaufs- und Kommunikationsschulungen für die Mitarbeiter müssen die Apotheker finanzieren.
PRAXISHINWEIS | Empfehlenswert sind eine genaue Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, ob und unter welchen Bedingungen sich der Einsatz eines Automaten bezahlt macht, sowie eine sorgfältige Angebotsanalyse verschiedener Anbieter. Hilfreich ist zudem eine Automatenbesichtigung bei einem Berufskollegen - sprechen Sie mit diesem über seine Erfahrungen. Auch der Steuerberater sollte gefragt werden. Außerdem sollten Apotheker - wie bei jedem Veränderungsprozess - die Mitarbeiter rechtzeitig in die Überlegungen einbeziehen, damit bei ihnen erst gar keine Ängste auftauchen, sie könnten ihren Arbeitsplatz verlieren. Denn zu Rationalisierungen kommt es durch die Automatisierung nur in den seltensten Fällen - aber die Angst schwingt natürlich mit. |
Welcher Automat und welcher Standort?
Passen die Automaten auch in kleine Apotheken? Laut den Herstellern gibt es einen Platzgewinn, denn ein Automat benötigt weniger Fläche als Schubladenschränke. Somit können Apotheken die zusätzliche Fläche für mehr Sicht- und Freiwahl nutzen. Bei der Auswahl der Geräte haben Apotheker die Qual der Wahl. Jeder der fast 20 Hersteller in Deutschland hat eigene ausgefeilte Systeme und mehrere Formen. Das sind die sogenannten I-, L- und U-Lösungen, lange schmale oder fast quadratische Anlagen wie auch Doppelautomaten in unterschiedlichen, kombinierbaren Größen: von 1,65 bis 3,60 Meter Höhe, 1,25 bis 3,60 Meter Breite und 2 bis 17 Meter Länge. In der Regel passen die Hersteller jedoch die Automaten an die räumlichen Erfordernisse der Apotheke an. Letztendlich entscheidend ist, welche Medikamentenmenge die jeweilige Apotheke unterbringen möchte: In einen Automaten von 1,60 Meter Breite, 4 Meter Länge und 3 Meter Höhe passen bis zu 10.000 Packungen hinein.
Die Automaten müssen nicht direkt hinter der Sichtwahl platziert sein. Sie können in der Offizin, im Obergeschoss oder im Keller aufgestellt sein. Die jeweilige Fördertechnik erledigt dann den Transport zum Handverkauf. Im Idealfall steht der Automat im Obergeschoss. So können die Medikamente dank der Schwerkraft einfach zum Apotheker hinunterrutschen. Aus dem Keller bedarf es hingegen einer aufwendigen Fördertechnik, die 10.000 bis 20.000 Euro kostet.
Zeitbedarf bis zur Einsatzfähigkeit des Automaten
Die Lieferzeiten für Kommissionierautomaten liegen bei Standardgeräten bei drei Wochen. In der Regel sind es jedoch Maßanfertigungen, die acht bis zwölf Wochen bis zur Lieferung benötigen. Der Einbau dauert im Schnitt eine Woche. Hinzu kommen ein halber Tag bis anderthalb Tage Automatenschulung für die Mitarbeiter. Während der Schulung kann die Einlagerung bereits beginnen: Bei einem Halbautomaten dauert das gut 40 bis 60 Stunden für 10.000 Packungen. Die automatische Scannung braucht zwar länger, weil der Automat erst nach dem Barcode suchen muss. Dafür ist das Personal mit dem Scan-Vorgang entlastet.
„Bester Apothekenpartner 2012“
Zum „Besten Apothekenpartner 2012“ wurde zum zweiten Mal in Folge der Hersteller Rowa in der Rubrik „Kommissioniersysteme“ gewählt. Knapp 500 Apotheken aus ganz Deutschland beteiligten sich im August 2012 an der Befragung. Überzeugt haben sollen die Qualität und Flexibilität der Produkte, der Kundenservice sowie die Professionalität und Freundlichkeit der Mitarbeiter.
FAZIT | Kommissionierautomaten können das Apothekenteam entlasten. Dadurch entsteht Zeit für effizientere Tätigkeiten wie Beratung und Zusatzverkäufe. Ob sich die Anschaffung tatsächlich lohnt, müssen Apotheker nach einer ausführlichen Unternehmensanalyse, einem Angebotsvergleich der Hersteller und einem Austausch mit Berufskollegen sowie ihrem Steuerberater gemeinsam mit ihrem Team abwägen. |
Weiterführender Hinweis
- Auf ah.iww.de können Sie unter „Downloads“ in der Rubrik „Rechentools“ ein Rechentool zur Rentabilitätsbetrachtung von Kommissionierautomaten kostenfrei herunterladen.
