01.12.2010 | Buchführung
Aufbewahrungspflichten für die Archivierung beim Onlinebanking
Wer als Apotheker/in auf das Homebanking- oder Onlinebanking-Verfahren setzt, sollte Folgendes beachten: Nur mit dem Ausdruck des über Homebanking übermittelten elektronischen Kontoauszugs genügt der Buchführungspflichtige nicht den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, da es sich beim elektronisch übermittelten Auszug um das originär digitale Dokument handelt (Bayerisches Landesamt für Steuern vom 28.7.2010, Az: S 0317.1.1 - 3/1 St 42, Abruf-Nr: 103248).
Für die steuerliche Anerkennung des elektronischen Kontoauszugs ist vielmehr erforderlich, die Datei auf einem maschinell auswertbaren Datenträger zu archivieren. Dabei sind die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und die Grundsätze DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) zu beachten. Die GoBS setzen u.a. voraus, dass die übermittelten Daten vor dem Weiterverarbeiten, vor dem Speichern bzw. bei einem späteren Ausdruck nicht bzw. nicht nachvollziehbar verändert werden können. Die Speicherung der Datei im sogenannten pdf-Format genügt diesen Grundsätzen somit nicht.
Um den Aufbewahrungspflichten gerecht zu werden, sind zum Beispiel die folgenden Lösungen denkbar:
- Übermittlung und Speicherung eines digital signierten elektronischen Kontoauszugs,
- Auszugsspeicherung beim Kreditinstitut und die jederzeitige Zugriffsmöglichkeit während der Aufbewahrungsfrist,
- Übersendung und Aufbewahrung von Monatssammelkontoauszügen in Papierform.
Hinweis: Für rein private Konten besteht keine Aufbewahrungspflicht für die Kontoauszüge.
- „Die Archivierung von elektronischen Belegen“ in: „Apotheker Berater“
- AB - Nr. 4/2008, S. 17
