01.10.2007 | Projektmanagement
Die Vier-Schritt-Technik zum Erfolg
Schnell spricht man heute von Projektmanagement – alles wird zum Projekt und jeder zum Projektmanager. In den wenigsten Projekten liegt jedoch eine klare Vorgehensstruktur in der Durchführung zugrunde. Stattdessen ist in vielen Projekten „Durchwursteln“ Methode der Wahl. Dieses Motto: „Es wird schon alles gutgehen“ kann sich jedoch unter den heute herrschenden Wettbewerbsbedingungen kein Projektteam mehr leisten. Schließlich zählt allein gute Qualität, und das bei engen finanziellen wie terminlichen Vorgaben. Will man erfolgreich Projekte umsetzen, bedarf es eines Projektmanagements. Dieser Beitrag zeigt, wie mit einem Projektmanagement neue Projekte systematisch zum Erfolg geführt werden können.
1. Definition Projektmanagement
Unter Projektmanagement wird die fachübergreifende Koordination von Informationen zur Verbesserung der Planungs-, Steuerungs- und Entscheidungsprozesse bei fachübergreifenden Aufgabenstellungen verstanden. Soll beispielsweise ein neues Projekt eingeführt werden, so müssen Entwicklung, Vertrieb und Controlling zusammenarbeiten, um das neue Produkt erfolgreich an den Markt zu bringen.
1.1 Was ist ein Projekt?
Nicht alles, was im Allgemeinen gerne als Projekt bezeichnet wird, ist auch wirklich ein Projekt. Die folgenden Kriterien dienen der Abgrenzung eines „echten“ Projektes:
- Neuartigkeit der Aufgabe,
- Fokussierung auf ein Thema,
- Klare Zielsetzung,
- Angemessener Komplexitätsgrad,
- Einmaligkeit,
- Zeitliche Befristung und
- das Risiko einer Fehlentwicklung.
1.2 Die Aufgabe des Projektmanagements
Das Projektmanagement bezieht sich nicht auf laufende Arbeiten, sondern auf einmalige wichtige Entscheidungen. Das Ziel besteht darin, alle Aktivitäten so zu planen, zu organisieren und zu kontrollieren, dass das Projekt trotz aller Risiken und Unwägbarkeiten erfolgreich abgeschlossen werden kann. Der Erfolg im Projektmanagement hängt – so Schätzungen – zu 25 v.H. vom Einsatz der Methoden und Instrumente des Projektmanagements, zu weiteren 25 v.H. vom Projektumfeld, aber zu 50 v.H. von den persönlichen Fähigkeiten des Projektmanagers ab. Trotzdem ist der Einsatz des Projektmanagements nicht sinnlos. Denn das Projektumfeld und die persönlichen Fähigkeiten des Projektmanagers, also 75 v.H. des Erfolges, können nicht oder nur sehr schwer bei gegebenen Rahmenbedingungen beeinflusst werden.
2. Die vier Phasen des Projektprozesses
Der Projektprozess besteht aus folgenden vier Phasen:
2.1 Phase 1: Definition des Projektes
In der Projektdefinition müssen folgende wesentlichen Inhalte festgelegt werden:
- Ausgangssituation: Die Rahmenbedingungen werden beschrieben.
- Zu erarbeitende Ergebnisse: Es muss festgelegt werden, was durch das Projekt erreicht werden soll.
- Kurzform der Aufgabenstellung: Aus den zu erarbeitenden Ergebnissen werden Aufgaben abgeleitet. Es geht hierbei jedoch nicht um eine Detailplanung. Vielmehr soll nur der Weg beschrieben werden, wie das Ziel erreicht werden soll.
- Durchführbarkeitsprüfung: Es geht darum, abzuschätzen, ob das angestrebte Ziel erreicht werden kann. Natürlich kann sich bei der Realisation die Undurchführbarkeit herausstellen. Bei der Definition geht es um die Feststellung, dass die Durchführung des Projekts überhaupt möglich ist.
- Wirtschaftlichkeit: Bereits zu Beginn muss überprüft werden, ob sich das angestrebte Ziel durch das Projekt wirtschaftlich erreichen lässt.
Ausgehend von diesen Festlegungen werden konkrete Maßnahmen definiert. Der Projektauftrag beantwortet die Fragen: Was macht wer wie womit und wann?
2.2 Phase 2: Projektplanung
Die Projektplanung sollte so einfach und überschaubar wie möglich sein. Typischerweise werden die Projektaufträge in einem sogenannten „Meilensteinplan“ übersichtlich dargestellt. Die zeitlich festgelegten Meilensteine dienen der Überprüfung, ob wichtige Ziele auf dem Weg zum Erfolg zeitgerecht erreicht worden sind.
2.3 Phase 3: Projektrealisierung
In der Realisationsphase werden die einzelnen Aufträge systematisch abgearbeitet. Das begleitende Projektcontrolling überprüft dabei fortlaufend:
- Stimmt die grundsätzliche Richtung?
- Liegt das Projekt im Zeitplan?
- Werden die geplanten Erträge und Kosten eingehalten?
- Entsprechen die bisher erzielten Ergebnisse den Vorstellungen?
- Wie hoch ist angesichts des bisher erzielten Fortschritts die Wahrscheinlichkeit, das Projektziel nach Plan zu erreichen?
Werden nachteilige Abweichungen vom Plan festgestellt, können unter anderem folgende Anpassungs- und Koordinierungsmaßnahmen ergriffen werden:
- Leistungsreduzierung: Kann das gesteckte Ziel nicht erreicht werden, ist eine Überprüfung erforderlich.
- Einschränkung der geforderten Qualität: Es muss überprüft werden, ob die angestrebte Qualität nicht reduziert werden kann.
- Anpassung des Projektplans: Hierbei werden nicht das Ziel oder die Aufgaben geändert, sondern nur der Weg.
- Zukauf externer Kapazitäten: Reichen die eigenen Ressourcen nicht aus, müssen externe Kapazitäten zugekauft werden.
- Ablehnung von Änderungswünschen: In der Realisationsphase werden oft zusätzliche Änderungen gewünscht. Nehmen diese zu viele Ressourcen in Anspruch, kann eine Zielerreichung insgesamt durch Ablehnung dieser Änderungswünsche erreicht werden.
Wichtig in der Realisationsphase ist die Kommunikation zwischen den Beteiligten. Dadurch wird vermieden, dass gesteckte Ziele nicht erreicht, Aufgaben nicht planmäßig abgewickelt werden und Doppelarbeit vermieden wird.
2.4 Phase 4: Projektabschluss
Nach Abschluss des Projektes werden noch offene Aufgaben und Restarbeiten geklärt. Nicht zu vernachlässigen ist auch die Würdigung des Erreichten. Soweit Mitarbeiter aus einzelnen Abteilungen für das Projekt abgestellt wurden, werden diese entlastet und in ihre Abteilungen reintegriert. In einem Projektabschlussbericht sollten die gemachten Erfahrungen systematisch aufgearbeitet und allen zugänglich gemacht werden.
Den Abschluss bildet eine „Projektabschlusssitzung“. In dieser werden folgende Fragen geklärt:
- Wurden die gesteckten Ziele erreicht?
- Wenn nein, was waren die Gründe?
- Wie zufrieden ist der Kunde mit dem Ergebnis?
- Wie war das Klima im Team?
- Wie war die Zusammenarbeit mit Fachabteilungen und Externen?
- Welche Konsequenzen werden aus den Erfahrungen für künftige Projekte gezogen?
Die Elemente der vierten Phase, dem Projektabschluss, sehen auf den ersten Blick eher formal aus und mögen überflüssig erscheinen. Für die Motivation der beteiligten Mitarbeiter ist es jedoch erforderlich, einen „guten Abschluss“ zu haben. Auch sollten die Erfahrungen dokumentiert und damit für künftige Projekte nutzbar gemacht werden.
3. Bedeutung des Projektmanagements
Das Projektmanagement stellt eine systematische Methode zum erfolgreichen Abschluss von Projekten dar. Bei den ersten Projekten ist die Einführung dieser Methode mit zusätzlichem Aufwand verbunden. Jedoch eröffnet die Methode die Möglichkeit, durch Erfahrungen und systematisches Arbeiten schneller zum erfolgreichen Abschluss von Projekten zu kommen.
