24.10.2011 · Fachbeitrag · Personalführung

Von der Sekretärin zur Managementassistentin - das entlastet Chefärzte

von Dipl.-Päd. Werner Fleischer, Beratung - Coaching r- Moderation, www.ihrcoach.com 

| Fragt man Chefärzte, wer sie bei ihrer Arbeit wirksam entlasten könnte, fallen den meisten zunächst ihre ärztlichen Fachkräfte ein. Dass aber ein gut aufgestelltes und qualifiziertes Sekretariat wesentlich zu ihrer Entlastung beitragen kann, ist vielen gar nicht bewusst. Noch immer sind sehr viele Chefarztsekretariate wie ein klassisches Vorzimmer organisiert. In der Folge wird eine wichtige Chance zur effektiven Unterstützung der eigenen Arbeit vertan und gleichzeitig die Aufwertung der Sekretärin zur Managementassistentin verhindert. |

Ist das Potenzial zur Managementassistentin vorhanden?

Meist steckt hinter der klassischen Organisation der Sekretariate nicht etwa das traditionelle Rollenverständnis oder das Unvermögen der Sekretärinnen, sondern häufig das fehlende Bewusstsein der Chefärzte. Doch welche konkreten Aufgaben und Tätigkeiten unterscheiden das klassische Chefarzt-Sekretariat von einer modernen Managementassistenz? Anhand der folgenden Checkliste lassen sich der aktuelle Organisationsgrad sowie die Entwicklungsmöglichkeiten des eigenen Sekretariats leicht analysieren.

Checkliste zur Analyse des Organisationsgrads
Mein Sekretariat ist in der Lage …	ja	nein
... sich mit der Klinik zu identifizieren.	❒	❒
... die Abläufe, Strukturen und Projekte innerhalb meiner Klinik einzuordnen und aktiv zu unterstützen.	❒	❒
... über den Horizont des eigenen Bereiches hinaus zu agieren und mit den Schnittstellen angrenzender Bereiche wirkungsvoll zu kommunizieren.	❒	❒
... mit internen und externen Gesprächspartnern souverän umzugehen.	❒	❒
... im Tagesgeschäft selbstständig und kompetent zu handeln,	❒	❒
... das Wiedervorlagesystem zuverlässig zu führen.	❒	❒
... sämtliche Termine zuverlässig und selbstständig zu koordinieren und zu verwalten.	❒	❒
... mir Vorgänge über ein funktionierendes Mappenmanagement, bestehend aus Tagesmappe, Postmappe, Projektmappe, Lesemappe und Unterschriftenmappe … täglich gut strukturiert vorzulegen.	❒	❒
... meinen E-Mail-Eingang zu analysieren, zu priorisieren und mir - gegebenenfalls in ausgedruckter Form - zuzuleiten.	❒	❒
... mich zuverlässig an die im Tagesverlauf entstandenen, dringenden Themen zu erinnern.	❒	❒
... Projekte zu begleiten und deren Verlauf zu koordinieren.	❒	❒
... ausgewählte Projekte verantwortlich zu verfolgen und zu leiten.	❒	❒
... Projektbudgets zu kontrollieren.	❒	❒
... Sitzungen zu organisieren und zu protokollieren.	❒	❒
... Vorgespräche mit Sitzungsteilnehmern zu führen.	❒	❒