01.04.2006 | Bestellung eines Datenschutzbeauftragten

Datenschutz in der Steuerberatungskanzlei – Wohl oder Übel

von RA Thomas Feil, Hannover

Das Thema Datenschutz ist nicht nur für Unternehmen, sondern auch für Steuerberatungskanzleien eine eher unangenehme Pflicht. Viele Kanzleiinhaber wissen in groben Zügen um die rechtlichen Anforderungen, trösten sich aber damit, dass andere Kollegen das Thema auch nicht mit erster Priorität oder gar nicht behandeln. Auch die Stellungnahme der Bundesrechtsanwaltskammer sieht für Rechtsanwaltskanzleien keine Verpflichtung, einen Datenschutzbeautragen zu bestellen. Im Hinblick auf die gesetzlichen Sanktionen erscheint eine solche Haltung allerdings nicht angebracht. Der Gesetzgeber legt durchaus Wert darauf, dass die datenschutzrechtlichen Vorgaben in allen nicht-öffentlichen Bereichen auch umgesetzt werden. Und Steuerberater sind gem. § 2 Abs. 4 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) eine „nicht-öffentliche Stelle“ und damit Adressat des BDSG.

1. Datenschutz im Überblick

Dreh- und Angelpunkt der datenschutzrechtlichen Vorschriften ist der Schutz personenbezogener Daten. Personenbezogene Daten sind alle Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Dazu gehören schon die Adresse, das Alter, das Geburtsdatum oder auch das Einkommen. Nicht geschützt werden Daten von juristischen Personen, beispielsweise einer GmbH oder eines eingetragenen Vereins. Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) will die persönlichen Daten, insbesondere im Rahmen der elektronischen Datenverarbeitung, schützen. Im Bereich einer Steuerberatungskanzlei sind dies insbesondere die Daten der Mandanten, Familienangehörigen, Mitarbeiter und Lieferanten des Steuerberaters.

2. Grundprinzipien im Datenschutz

Im Datenschutz gelten mehrere Grundprinzipien. Daraus ergeben sich diverse Pflichten für den Steuerberater:

Verbotsprinzip: Grundsätzlich geht das BDSG immer von einem Verbot mit Erlaubnisvorbehalt aus. Das heißt in der Praxis, dass die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von Daten zunächst einmal verboten ist. Sie ist nur zulässig, wenn entweder eine Erlaubnis durch ein Gesetz oder durch eine andere Rechtsvorschrift oder eine Einwilligung des Betroffenen vorliegt. Bei der Einwilligung des Betroffenen legt § 4 a BDSG weitere Details fest. Beispielsweise wird gefordert, dass die Einwilligung in den meisten Fällen schriftlich abgegeben wird. Darüber hinaus ist der Betroffene über die Tragweite seiner Einwilligung aufzuklären. Wenn die Einwilligung im Rahmen anderer Erklärungen mit abgegeben wird, so verlangt das Gesetz eine besondere Heraushebung dieser Erklärung. Gegenüber dem Steuerberater sollte die Einwilligung schriftlich im Rahmen einer Vollmacht oder des Steuerberatungsvertrags abgegeben werden. Da sie dann zusammen mit anderen Erklärungen abgegeben wird, ist sie besonders zu kennzeichnen und für den Mandanten hervorzuheben.

Gebot der Datenvermeidung und Datensparsamkeit: Gemäß § 3a BDSG sollen die Datenverarbeitungssysteme keine oder so wenig personenbezogene Daten wie möglich erheben, verarbeiten oder nutzen. In einer Steuerberaterkanzlei dürfen daher nur personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet werden, die für die jeweilige Mandatsbearbeitung erforderlich sind.

Informationspflichten: Aus § 4 Abs. 2 BDSG ergeben sichHinweispflichten gegenüber Betroffenen, bei denen die Daten erhoben werden. In den meisten Fällen muss ein Steuerberater aber auf Grund des Mandatsverhältnisses nicht gesondert über die Erhebung entsprechender Daten informieren. Allerdings ist dabei zu beachten, dass weitergehende Auswertungen personenbezogener Daten einer entsprechenden Einwilligung des Betroffenen bedürfen. Das Gesetz geht diesbezüglich von einer Zweckbindung der personenbezogenen Daten aus.