18.04.2024 · Fachbeitrag · Kanzleiorganisation

Berufsrechtliche Voraussetzungen für die Auslagerung von Buchhaltungsdienstleistungen

von RA Oscar Radunski, Hamburg, www.roemermann.com

| Die rechtsberatenden Berufe müssen genau wie alle anderen unternehmerischen Teilnehmer im Wirtschaftsverkehr profitabel arbeiten. Aus diesem Grund kann es auch für diese Berufsträger sinnvoll sein, Tätigkeiten auszulagern. Die Besonderheit dieser Berufe ist es aber, dass sie mit besonders sensiblen Daten umgehen, zur Verschwiegenheit verpflichtet sind und berufsrechtliche Vorgaben beachten müssen. Inwieweit die Ausgliederung von Tätigkeiten möglich ist, soll am Beispiel eines Steuerberaters ausgeführt werden, der die Buchhaltung für seine Mandanten an einen Dienstleister im EU-Ausland auslagert. |

Die Mandatsvereinbarung

Grundlage der Bearbeitung eines steuerberatenden Mandats sollte die Mandatsvereinbarung sein. Darin sind die wesentlichen Punkte der Mandatsbeziehung festgelegt. Beabsichtigt der Steuerberater von vornherein, sich der Dienste Dritter zur Durchführung der Mandatsbearbeitung zu bedienen, sollte er diese Möglichkeit in der Mandatsvereinbarung mit dem Mandanten regeln. Berufsrechtlicher Ausgangspunkt ist § 62a StBerG. Darin ist zunächst der Begriff des Dienstleisters definiert („Dienstleister ist eine andere Person oder Stelle, die vom Steuerberater oder vom Steuerbevollmächtigten im Rahmen seiner Berufsausübung mit Dienstleistungen beauftragt wird.“). In unserem Beispiel soll ein ausländischer Buchhaltungsservice beauftragt werden.

Die Beauftragung des Dienstleisters

Auswahl des Dienstleisters

Zunächst müssen die Voraussetzungen geschaffen werden, die es dem Steuerberater überhaupt erst gestatten, Mandatsinhalte (die Buchführungsunterlagen) mit Dritten zu teilen. Der Umfang, in dem geteilt werden darf, ergibt sich aus § 62a Abs. 1 StBerG, wenn es dort heißt, dass Informationen aus dem Mandat nur so weit mitgeteilt werden dürfen, wie es für die Dienstleistung erforderlich ist. Man spricht insoweit auch von einer „Need-to-know-Basis“ oder im Sinne des Datenschutzes von „Datenminimierung“. Hat unser Steuerberater einen Dienstleister im Auge und für sich beschlossen, mit welchen Aufgaben er diesen betrauen möchte, so muss er im nächsten Schritt eine sorgfältige Auswahlentscheidung treffen (§ 62a Abs. 2 StBerG). Das bedeutet, dass der Steuerberater prüfen und dokumentieren muss, dass er sich vom Dienstleister Nachweise hat reichen lassen, die dessen Qualifikation belegen. Es muss im Zweifel nachweisbar sein, dass der Dienstleister fachlich geeignet gewesen ist, die Dienstleistung überhaupt zu erbringen. Liegen diese vor, besteht fortlaufend die Pflicht, im Falle von Zweifeln an Eignung oder Zuverlässigkeit die Zusammenarbeit zu beenden.