01.01.2005 | Bilanzpräsentation

Die leichtere Interpretation der BWA durch den Einsatz von Grafiken

von Kanzleiberaterin Angela Hamatschek, Burgthann

Nach wie vor sind die Kanzleien in der Minderheit, die ihren Mandanten standardmäßig grafisch aufbereitete Auswertungen zur Verfügung stellen. Nach meinen Erfahrungen macht deren Anteil höchstens 20 bis 30 v.H. aus. Dabei sorgt eine solche Darstellung erwiesenermaßen dafür, dass die BWA für den Mandanten leichter verständlich und nachvollziehbar ist und dient somit auch der Mandatsbindung (siehe dazu auch KP 04, 199 ff.). Dass diese tollen Instrumente dennoch vernachlässigt werden, liegt daran, dass es früher kein überzeugendes Software-Angebot gab, eigene Lösungen sehr viel Aufwand bedeuteten und Farbdrucker ein Vermögen gekostet haben. Doch diese Zeiten sind ja glücklicherweise vorbei. Ändern auch Sie Ihr Verhalten, und Sie werden nicht nur Ihre Mandanten begeistern und langfristig binden, sondern sich auch neue Tätigkeitsfelder erschließen.  

1. Vorteile grafischer Auswertungen

Es lohnt sich aus mehreren Gründen, den Mandanten unterjährig grafische betriebswirtschaftliche Auswertungen anzubieten. 

• Zum Ersten wird es für die Mandanten immer wichtiger, frühzeitig Veränderungen und Entwicklungen zu erkennen. Mit grafisch aufbereiteten Auswertungen lenken Sie den Blick aufs Wesentliche. Es eröffnet die Chance, kritische Punkte anzusprechen und dann ins Detail, also die Zahlen zu gehen. Die reine Zahlenauswertung bleibt nach wie vor meist unbeachtet im Buchführungsordner abgeheftet, weil die Mandanten nicht gelernt haben damit umzugehen.

• Zum Zweiten ist es auch für Ihre Mitarbeiter leichter, das Unternehmen kurz zu analysieren und Abweichungen zu erkennen. Oft fehlt den Mitarbeitern die Zeit, sich mit den betriebswirtschaftlichen Zahlen des Mandanten auseinanderzusetzen und Konsequenzen daraus abzuleiten. Die inhaltliche Überprüfung der Buchhaltung beschränkt sich dann in der Regel auf zwei Punkte, nämlich ob Kassen- und Banksaldo in der Summen- und Saldenliste mit dem Kontoauszug bzw. Kassenbuch übereinstimmen. Mit Hilfe einer Grafik können Ungereimtheiten leicht aufgedeckt und hinterfragt werden, die im Zahlendschungel untergehen. Ein aktueller Fall in einer Kanzlei: Die Lohnbuchungsliste wurde versehentlich nicht eingebucht, ohne dass es der Buchhalterin aufgefallen ist. Die Auswertung ist dann ungeprüft an den Mandanten verschickt worden und hat bei diesem (milde gesagt) entsprechende Verwunderung ausgelöst. In solchen Fällen ist schnell das Vertrauen in die Kompetenz der Kanzlei gefährdet. Eine Grafik hätte diesen Fehler schnell aufgedeckt, da der Balken „Personalkosten aktueller Monat“ im Vergleich zum Vormonat oder Vorjahr gefehlt hätte.

• Zum Dritten lässt sich anhand der Grafik leichter eventueller Beratungsbedarf erkennen und gegenüber dem Mandanten ansprechen. Ob Ihre Mitarbeiter direkt mit dem Mandanten sprechen, wird von der Qualifikation und dem Betreuungsverhältnis abhängen. Aber Ihre Mitarbeiter können bei Auffälligkeiten gleich Ursachenforschung betreiben und Ihnen die Ergebnisse mit präsentieren. Gerade Punkte wie die Veränderung des Forderungsbestandes oder das ständige Ausnutzen des Kreditlimits sind neuralgische Punkte, die beobachtet werden müssen. Bei hohem oder wachsendem Forderungsbestand könnte eine Beratung zur Organisation des Mahnwesens sinnvoll sein. Das ständige Ausnutzen des Kreditlimits wird über kurz oder lang ein Bankgespräch nach sich ziehen, das Sie dann gleich aktiv anbieten können, bevor der Mandant von der Bank dazu gebeten wird und dann überstürzt die aktuellen Unterlagen von Ihnen anfordert.