25.08.2008 | EDV-Ausstattung

Elektronische Mandantenkommunikation – E-Mails und Onlinezugriff gezielt einsetzen

von Alexandra Buba, Wirtschaftsjournalistin, Nürnberg

Die digitalen Entwicklungen der vergangenen Jahrzehnte haben das Geschäftsleben grundlegend verändert: Die Größen Geschwindigkeit und Transparenz haben sich vervielfacht. Das bringt eine Reihe von Vorteilen für die Kommunikation und damit das gesamte professionelle Handeln mit sich, birgt aber auch große Herausforderungen, die Kanzleien und ihre Mandanten heute bewältigen müssen. 

„Das Glück der Unerreichbarkeit. Wege aus der Kommunikationsfalle“ Dieser Buchtitel bringt den Stress auf den Punkt, den viele Berater und Mitarbeiter mittlerweile dabei empfinden, wenn sie den täglichen Informationsaustausch im Geschäftsleben bewältigen müssen. Die Möglichkeiten von E-Mail und Handy haben nicht nur signifikant das Anspruchsdenken der Mandanten an die Verfügbarkeit ihres Beraters verändert, sondern auch unmerklich den eigenen Anspruch an Bearbeitungsgeschwindigkeit und Effizienz nach oben geschraubt. 

In die Falle müssen moderne Kommunikationsformen aber keineswegs führen – der Schlüssel liegt wie so oft im Umgang mit der Technik. Unbestritten ist die größte Herausforderung der elektronischen Kommunikation die Geschwindigkeit, die sie ihren Nutzern abverlangt. Sie ist insgesamt sehr hoch, wird aber oftmals von den Nutzern dennoch überschätzt. 

1. Schnelle Kommunikation – Fluch und Segen

So erwartet der Absender einer E-Mail zwar eine schnelle, aber zumeist keine unmittelbare Reaktion. Das permanente Aufblinken von E-Mails unmittelbar bei ihrem Eingang ist daher eine Sache, die nicht unbedingt erforderlich ist. Wen die kurzen Unterbrechungen in seiner Konzentration stören, der sollte die automatische Benachrichtigung deaktivieren und stattdessen zu festen Zeiten seine E-Mails abrufen. Wen die permanente Zweigleisigkeit nicht stört, der möge sich getrost in Echtzeit informieren lassen.