01.03.2006 | Elektronische Daten

E-Mail-Archivierung in der Kanzlei – Die Pflichten des Steuerberaters

von RA Thomas Feil, Hannover

Der Einsatz von E-Mails im Geschäftsverkehr nimmt täglich zu und ist mittlerweile zur Selbstverständlichkeit geworden. Der Schriftverkehr mit dem Mandanten wird zum Teil schnell und einfach per E-Mail abgewickelt, Unterlagen werden als Datei versandt oder Rechnungen gehen elektronisch ein. Die vorgeschriebene Archivierung dieser Nachrichten kann auch in Steuerberatungskanzleien nicht mehr außer Acht gelassen werden. 

1. Handakte und E-Mails

§ 66 Abs. 1 StBerG verlangt, dass der Steuerberater die Handakte auf die Dauer von 7 Jahren nach Beendigung des Auftrags aufbewahrt. Gemäß § 66 Abs. 2 StBerG gehören zu den Handakten alle Schriftstücke, die der Steuerberater aus Anlass seiner beruflichen Tätigkeit von seinem Auftraggeber oder für ihn erhalten hat. Davon ausgenommen sind Briefwechsel zwischen dem Steuerberater und seinem Auftraggeber sowie Schreiben, die der Auftraggeber bereits im Original oder als Abschrift erhalten hat, und die zu internen Zwecken gefertigten Arbeitspapiere.  

Damit gehören zur Handakte nicht nur die zu Beginn des Mandates übergebenen Schriftstücke und Urkunden, sondern auch die während des Mandates durch Finanzbehörden, Gerichte oder Dritte an den Steuerberater übermittelten Unterlagen. Vom Mandanten übergebene Bescheide, Entscheidungen oder sonstiger Schriftverkehr gehören ebenfalls in die Handakte. Mit dem Begriff „Schriftstück“ sind nicht nur Dokumente gemeint, die in Papierform vorliegen.  

Beispiel

Der Steuerberater Richard Rürig gewöhnt sich nur langsam an die neue Technik. Während seine Mitarbeiter bereits fleißig E-Mails im täglichen Betrieb einsetzen, versucht der Steuerberater dies zu vermeiden. Alle Mitarbeiter haben auf ihren Arbeitsplatzrechnern die Software Microsoft Outlook. Die E-Mails werden nicht zentral gespeichert, sondern sowohl eingehende als auch ausgehende E-Mails werden nur auf dem Arbeitsplatzrechner gesichert. Genügt dies den Anforderungen des StBerG an Handakten?