Lohnbuchführung: Honorarpotenzial nutzen und rechtlich einwandfrei abrechnen

Gebührenrecht

von StB Horst Meyer, Lüneburg

In seinem Aufsatz über „Das papierarme Lohnbüro“ hat Haak (KP 02, 1 ff.) dargestellt, wie durch vernünftige Organisation innerhalb der Kanzlei und durch die stärkere Einbindung der Mandanten bei der Datenerfassung bei der Erstellung von Lohnabrechnungen viel Zeit gespart werden kann. Der Verfasser kam zu dem Ergebnis, dass mit der Lohnabrechnung noch „gutes Geld“ verdient werden könne und durchaus Umsätze je produktive Stunde von über 100 EUR erzielbar seien. In diesem Zusammenhang erreichen uns immer wieder Anfragen, wie denn die Vergütung des Steuerberaters für die Lohnbuchführung rechtlich einwandfrei und kostendeckend ermittelt und mit dem Mandanten dann auch wirksam vereinbart werden kann. In diesem Beitrag wird daher das Honorarpotenzial aufgezeigt und erläutert, wie eine entsprechende Vereinbarung mit dem Mandanten aussehen sollte.

1. Rechtliche Grundlagen

§ 34 StBGebV enthält die Gebühren für Lohnbuchführung. In der aktuellen Fassung gibt es für die weit überwiegend vom Steuerberater ausgeführte Leistung „Führung von Lohnkonten und Anfertigung der Lohnabrechnung“ laut § 34 Abs. 2 StBGebV je Arbeitnehmer und Abrechnungszeitraum eine Rahmengebühr von 2,60 bis 15,00 EUR.

Zu beachten ist aber, dass die StBGebV gemäß § 1 Abs. 1 nur für die vom Steuerberater selbstständig ausgeübte Berufstätigkeit gemäß § 33 StBerG gilt:

Die Verordnung ist also nur anzuwenden, wenn und soweit es sich darum handelt, den Mandanten im Rahmen des Auftrags bei der Bearbeitung seiner Steuerangelegenheiten und bei der Erfüllung seiner steuerlichen Pflichten Hilfe zu leisten und ihn in Steuersachen zu beraten und zu vertreten (so genannte „Vorbehaltsaufgaben“ des Steuerberaters).
Die komplette Lohnbuchführung umfasst aber auch eine Reihe von zusätzlichen Tätigkeiten, die nach § 57 Abs. 3 Nr. 2 und 3 StBerG mit dem Beruf des Steuerberaters vereinbar sind, obwohl sie sich nicht ausdrücklich mit Steuersachen beschäftigen. Für dieses „Mehr“ steht dem Steuerberater eine zusätzliche Vergütung zu. Die Anspruchsgrundlage ergibt sich aus den §§ 612 Abs. 2 und 632 Abs. 2 BGB i.V.m. mit §§ 315, 316 BGB. Dort heißt es: „Ist die Höhe der Vergütung nicht bestimmt, so ist ... die übliche Vergütung als vereinbart anzusehen“.

2. Abgrenzung steuerliche und nicht steuerliche Tätigkeiten

2.1 Die steuerlichen Tätigkeiten im Bereich der Lohnbuchführung

Mit den Gebühren nach § 34 StBGebV sind folgende steuerliche Tätigkeiten des Steuerberaters abgegolten:

Anwendung der gesetzlichen Bestimmungen im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsbereich,
eigentliche Führung des Lohnkontos,
je eine Lohnabrechnung für die Arbeitgeber und Arbeitnehmer,
Lohnsteueranmeldung (bei Tätigkeiten nach Absätzen 2-4),
Sozialversicherungsnachweis.

2.2 Nicht steuerliche Tätigkeiten des Beraters

Insbesondere folgende nicht steuerliche Tätigkeiten darf der Steuerberater zusätzlich berechnen:

Meldung an Krankenkassen und Berufsgenossenschaften,
Aufgabe von Zahlungen,
Erstellung von Überweisungsträgern,
Netto-/Brutto-Hochrechnungen,
Berechnungen von Tariflöhnen, Urlaubsgeldern, Tantiemen,
Kostenstellenrechnungen,
Erstellung von Jahresbescheinigungen für die BfA,
Neueinstellungen/Kündigungen: Nachweise für die Rentenversicherung,
An- und Abmeldungen bei Sozialversicherungsträgern,
Berechnung der Bezüge für Arbeitszeiten,
Meldung für die Schwerbeschädigten-Ausgleichsabgabe, Urlaubsgelder, Tantiemen,
Anträge auf Gewährung von Lohnzuschüssen,
Erstellung von Lohnartenlisten, Kostenlisten, Kostenträgerlisten,
Meldungen an Berufsverbände,
Nacherhebung der Lohnsteuer für bereits abgelaufene Wirtschaftsjahre, Ausschreibung von Lohnsteuerbescheinigungen und Lohnstundenzetteln,
Ausfüllen von Fragebögen des Arbeitsamtes und der Krankenkasse (OLG Düsseldorf 21.4.94, GI 94, 351)

Hinweis: Die Aufstellung muss nicht vollständig sein!

3. Besonderheiten bei der Honorarabrechnung

3.1 Mittelgebühr bei steuerlichen Tätigkeiten oft nicht kostendeckend

Die oberen Rahmensätze in den Absätzen 1 bis 3 des § 34 StBGebV wurden erhöht, nachdem der Berufsstand die Kostensituation in diesem Bereich eingehend dargelegt hat. Auch nach der Erhöhung sind die Gebühren häufig allenfalls im oberen Bereich der Rahmensätze angemessen. Da die Rechtsprechung für den Normalfall nur eine Mittelgebühr zubilligt (z.B. OLG Düsseldorf 3.5.90, GI 90, 115 und 16.6.94, GI 95, 32), empfiehlt sich für die Lohnkontenführung eine gesonderte Vereinbarung gemäß § 4 Abs. 1 StBGebV, wenn die Mittelgebühr nicht ausreichend ist. Dabei ist zu bedenken, dass gemäß Abs. 6 bei den Tätigkeiten der Absätze 2 bis 4 die Gebühren für die Lohnsteueranmeldungen mit abgegolten sind. Das Gleiche gilt für die Beitragsnachweisungen an die Sozialversicherungsträger (OLG Düsseldorf 16.6.94, a.a.O.). Bei der gesonderten Vereinbarung nach § 4 Abs. 1 StBGebV müssen Sie beachten, dass diese nur wirksam ist, wenn die Erklärung des Auftraggebers schriftlich und gesondert von anderen Vollmachten oder Vordrucken erfolgt.

3.2 Ermittlung der „üblichen Vergütung“ bei zu vereinbarenden Tätigkeiten

Es liegt nahe, die übliche Vergütung für Steuerberater in Anlehnung an die StBGebV zu bestimmen oder mit dem Mandanten deren Anwendung direkt zu vereinbaren. Kommentare und Rechtsprechung geben dazu im Zusammenhang mit der Lohnbuchführung nicht viel her. Man wird sich marktüblich an einer Zeitgebühr orientieren können und dabei den Rahmensatz des § 13 StBGebV heranziehen. Es ist auch möglich, für die einzelnen zu vereinbarenden Tätigkeiten einen Betragskatalog auf der Basis von Zeitaufwand und Schwierigkeit zu erstellen, wobei die allgemeinen Grundsätze des § 11 StBGebV für die Bestimmung der angemessenen Gebühr nach billigem Ermessen beachtet werden sollten.

3.3 Wie sollte die Vereinbarung mit dem Mandanten aussehen?

Der Mandant wünscht Klarheit über die Kosten, welche für die Lohnbuchführung auf ihn zukommen. Es ist daher notwendig, im Vorfeld zu klären, inwieweit und wie gut die Lohnunterlagen von ihm aufbereitet werden, bevor sie zum Steuerberater kommen. Des Weiteren muss der Umfang der gewünschten Leistungen bestimmt werden. Dafür kann die oben aufgeführte Liste der zu vereinbarenden Leistungen Anhaltspunkte bieten. Sodann sind die Gebühren zu bestimmen. Die Lohnberechnungsarten sind so unterschiedlich (vom Baulohn/Stücklohn bis zum monatlich unveränderten Bruttogehalt oder Aushilfslohn), dass eine Bestimmung im Einzelfall erforderlich ist. Es bietet sich an, für mit dem Beruf zu vereinbarende Leistungen einen Betragskatalog zu Grunde zu legen oder grundsätzlich die Zeitgebühr zu vereinbaren. Die Höhe der Beträge im Katalog und/oder des Stundensatzes sollte möglichst vor Beginn der Tätigkeiten vereinbart werden, spätestens aber dann, wenn Umfang und Schwierigkeit der einzelnen Leistungen durch die Praxiserfahrung in den ersten Monaten beurteilt werden können.

4. Besonderheiten bei der Sozialversicherung

Im Bereich der Sozialversicherung hat es in der Vergangenheit häufig Schwierigkeiten bezüglich der Abgrenzung zwischen erlaubter und unerlaubter Rechtsberatung gegeben. Das RBerG wurde in seinem § 5 Nr. 2 am 10.7.98 geändert. Nunmehr darf der Steuerberater und Steuerbevollmächtigte in Angelegenheiten, mit denen er beruflich befasst ist, auch die rechtliche Bearbeitung übernehmen, soweit diese mit seinen Aufgaben in unmittelbarem Zusammenhang steht und diese Aufgaben ohne die Rechtsberatung nicht sachgemäß erledigt werden können:

Zweifellos sind diese Voraussetzungen erfüllt, wenn Beiträge zur Sozialversicherung berechnet werden müssen im Zusammenhang mit der Lohnkontenführung. Zwangsläufig beinhaltet das auch die Prüfung der Frage, ob bestimmte Bezüge überhaupt sozialversicherungspflichtig sind oder nicht. In diesen Fällen kann also keine unerlaubte Rechtsberatung vorliegen.
Anders ist die Sache zu werten, wenn ein Steuerberater seinen Mandanten in einem sozialgerichtlichen Verfahren vertreten will. Dieses war nach bisheriger Rechtsprechung nicht zulässig. Es ist festzustellen, dass sich in dieser Rechtsauffassung auch nach Neufassung des RBerG keine Änderung ergeben hat. So hat z.B. das Landessozialgericht Nordrhein-Westfalen in seinem Beschluss vom 12.2.02 (L 5 B 34/01 KR, DStRE 02, 919) folgenden Leitsatz aufgestellt:
„Ein Steuerberater ist von der Vertretung im sozialgerichtlichen Verfahren (hier: Vertretung eines Mandanten vor dem Sozialgericht betreffend Nachentrichtung von Gesamtsozialversicherungsbeiträgen) sowohl für die mündliche Verhandlung als auch für das schriftliche Verfahren ausgeschlossen, da die Tätigkeit als Prozessbevollmächtigter gegen das RBerG verstößt. Der Steuerberater kann sich insoweit auch nicht auf die Ausnahmevorschrift des Art. 1 § 5 Nr. 2 RBerG berufen, da zwischen der eigentlichen Berufstätigkeit des Steuerberaters und der Führung der Rechtsstreitigkeit vor dem Sozialgericht kein unmittelbarer Zusammenhang besteht.“

Einschränkung: Nach Auffassung der Rentenversicherungsträger sind Steuerberater und Wirtschaftsprüfer jedoch berechtigt, gegen einen Beitragsbescheid des Rentenversicherungsträgers im Auftrage ihres Mandanten Widerspruch einzulegen und als dessen Bevollmächtigter aufzutreten (Mitteilungen Nr. 1/99 der BfA vom 13.1.99).

Gebührenrechtliche Würdigung: Für unerlaubte Rechtsberatung gibt es keinen Gebührenanspruch und keinen Versicherungsschutz. Es empfiehlt sich daher Zurückhaltung im zuletzt genannten Bereich.

Für die Berechnung der Vergütung wird noch einmal darauf hingewiesen, dass es sich bei der Beratung im sozialversicherungsrechtlichen Bereich, soweit diese für Steuerberater erlaubt ist, um eine mit dem Beruf zu vereinbarende Tätigkeit handelt, für welche die übliche Gebühr nach §§ 612 Abs. 2 und 632 Abs. 2 BGB zusteht.

Die Mitwirkung des Steuerberaters an einer Sozialversicherungsprüfung kann demzufolge nicht direkt nach § 29 StBGebV abgerechnet werden, sondern nur nach §§ 612, 632 BGB. Dieses hat das OLG Düsseldorf in seiner Entscheidung vom 10.2.00 (13 U 147/99) ausdrücklich festgestellt. § 29 StBGebV gelte nur für steuerliche Prüfungen. Nach Ansicht der Bundessteuerberaterkammer bestimmt sich die übliche Vergütung allerdings in Anlehnung an § 29 StBGebV, da Arbeitsaufwand und Schwierigkeit bei der sozialversicherungsrechtlichen Prüfung wie bei jeder steuerlichen Prüfung auftreten.

Arbeitshilfen: In dem in der Einleitung angesprochenen Beitrag von Haak zum Thema „Kanzleiorganisation bei der Lohnbuchführung“ (KP 02, 1 ff.) hatten wir die Arbeitshilfe „Stammdaten des Arbeitnehmers“ und eine „Lohnerfassungsliste“ veröffentlicht. Die nachfolgende Checkliste soll Sie bei der Prüfung von Lohnauswertungen unterstützen: