01.03.2006 | Ideenmanagement

Optimierung der Kanzleiabläufe – Nutzen Sie das Ideenpotenzial Ihrer Mitarbeiter

von Dipl.-Betriebswirtin Angela Hamatschek, Kanzleiberaterin, Burgthann

„Hat noch jemand etwas?“ ist eine beliebte Frage am Ende einer Mitarbeiterbesprechung. Der Kanzleiinhaber hofft dann, dass die Mitarbeiter vor Ideen nur so sprudeln, und ist enttäuscht von der Realität, da nur selten ein Mitarbeiter den Mund aufmacht. Doch in den Mitarbeitern schlummern Ideenpotenziale. Nur gelingt es oft nicht, diese zu aktivieren und systematisch zur Optimierung der Kanzleiabläufe einzusetzen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Mitarbeiter zum Mitdenken und Mitgestalten bewegen und deren Kreativität für Verbesserungen in der Kanzlei nutzen können.  

1. Das A und O: ein Ideen-freundliches Klima

Damit Mitarbeiter Ideen und Vorschläge überhaupt äußern, ist das Umfeld entscheidend. Je nachdem, wie Sie und Ihre Mitarbeiter reagieren, werden Verbesserungsvorschläge gefördert oder die Ansätze bereits im Keim erstickt.  

Beispiel

Bei einem Mitarbeiter-Workshop werden Ideen dafür gesammelt, dass sich die Mandanten noch wohler in der Kanzlei fühlen. Ein Vorschlag lautete, ein Aquarium im Wartebereich aufzustellen. Die erste Reaktion der anderen Mitarbeiter war daraufhin: „So ein Quatsch! Wer soll denn das putzen?“ Dieses „impulsive“ Handeln hat folgende Auswirkungen:  

• Eine an sich gute Idee wird nicht zu Ende gedacht, weil ihr ohne zu überlegen „Undurchführbarkeit“ bescheinigt wird.

• Die Motivation dieses Mitarbeiters, weitere Ideen beizutragen, ist zerstört.

• Auch andere Mitarbeiter wagen es nicht, weitere Vorschläge vorzubringen, weil sie eine ähnlich negative Reaktion befürchten.

 

Dieser Mentalität müssen Sie entgegen wirken. Nutzen Sie die nächste Mitarbeiterbesprechung dazu, um z.B. folgende Spielregeln für den Umgang mit Vorschlägen fest zu legen.  

Spielregeln