01.09.2007 | Kompetenzverbesserung

Software-Nutzung in der Kanzlei: Tipps für die Aus- und Fortbildung

von Mag. StB Stefan Lami, Tirol

Die EDV ist aus der heutigen Steuerberatungskanzlei einfach nicht mehr wegzudenken. Solide IT-Kenntnisse gehören daher zum „Handwerkszeug“ des Berufs. Leider sind diese oft nicht ausreichend vorhanden. Obwohl täglich verwendet, werden die gängigen Programme in ihrer gesamten Funktionalität nur zu einem geringen Bruchteil genutzt. Bei den rasanten Änderungen der Informationstechnologie stellt sich für eine moderne Steuerberatungskanzlei die Frage, wie sie Defizite in der Kanzlei aufdecken und die IT-Kompetenzen der Mitarbeiter verbessern kann.  

1. Bestandsaufnahme

Eine Bestandsaufnahme der vorhandenen IT-Kompetenzen in der Kanzlei ist äußerst schwierig. Das liegt in erster Linie daran, dass nur schwer exakt festgestellt werden kann, welche Defizite bei der Anwendung der unterschiedlichen Programme bestehen. Üblicherweise bedient sich jeder einer gewissen Vorgehensweise, weiß jedoch nicht, dass es für diese Anwendung eine einfachere, schnellere oder sicherere Lösung gibt. Wenn man es wüsste, würde man es ja anwenden.  

Leichter fällt es zu definieren, wer welche Programme beherrschen sollte. So muss beispielsweise eine Sekretariatsmitarbeiterin die Serienbrieffunktion in Word beherrschen und benötigt keine Kenntnisse in den Rechnungswesenprogrammen. Beim Buchhaltungsmitarbeiter verhält es sich gerade umgekehrt. Dabei wird schnell offensichtlich, was es bedeutet, wenn Mitarbeiter „Alleskönner“ sein sollen (Lohnabrechnung, Buchhaltung, Jahresabschluss und Steuererklärungen): Fachlich in allen Bereichen top zu sein, ist bereits eine enorme Herausforderung, und es kommt noch hinzu, die entsprechenden Programme zu beherrschen. 

Eine Bestandaufnahme zeigt meist eindrücklich, wo Handlungsbedarf besteht. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter direkt, bei welchen Programmen sie sich unsicher fühlen und Unterstützung gewünscht wird. Bei der Bestandsaufnahme ist es sinnvoll, zwischen Kanzleisoftwarelösungen und den unterstützenden Programmen (meist Office-Programme) zu unterscheiden. Im ersten Fall kann Sie der jeweilige Anbieter gut unterstützen, z.B. indem er einfach mal einen halben Tag Ihre Mitarbeiter bei der Arbeit beobachtet und schult. Im zweiten Fall (Office-Programme) könnte schon ein EDV-versierter Schulabgänger oder Student wertvolle Hilfe leisten. IT-interessierte junge Menschen verfügen über ein Software-Basiswissen, von dem lang gediente Steuerprofis oft nur träumen können. 

2. IT-Verantwortlicher auch für die Software-Nutzung