| Kontierung Zweifelsfragen zum Kontieren der Belege im Rahmen der Erstellung der Buchführung  von StB Hartmut Westphal, Hannover Erfordert die Buchführung einschließlich des Kontierens der Belege nach § 33 Abs. 1 StBGebV immer einen schriftlichen Kontierungsvermerk auf den Belegen? Dies ist nur eine Frage, die in der Praxis bei der Erstellung der Buchhaltung für den Mandanten regelmäßig gestellt wird. Bei einigen Geschäftsvorfällen kann aus heutiger Sicht sicherlich auf eine schriftliche Kontierung verzichtet werden. Doch was ist, wenn der Steuerberater bewusst auf den Kontierungsvermerk verzichtet? Reicht dann aus gebührenrechtlicher Sicht eine Minderung des Rahmensatzes aus, oder verliert der Steuerberater im Einzelfall wegen nicht ordnungsgemäßer Erfüllung des Buchführungsauftrags jeglichen Anspruch auf sein Honorar? Diesen Fragen wird im folgenden Beitrag auf den Grund gegangen. Das System der "Doppelten Buchführung" Eine Buchführung dient der Erfassung aller Geschäftsvorfälle einer Abrechnungsperiode. Dazu gehören das Buchen von Eingangs- und Ausgangsrechnungen, sonstigen Belegen und Zu- und Abgängen auf betrieblichen Bankkonten sowie in der Kasse. Bruttolohnbuchungen, Buchungen aus dem Anlagevermögen (AfA, Abgänge, etc.), wiederkehrende Buchungen, kalkulatorische und statistische Buchungen sowie aktuelle Korrekturbuchungen und Umbuchungen vervollständigen die Buchführung. Nach dem System der Doppelten Buchführung werden die Geschäftsvorfälle jeweils zwei verschiedenen Buchführungskonten (im Soll und im Haben) zugeordnet. Zu diesem Zweck werden Buchungssätze (Kontierungen) gebildet, die in das Grundbuch (Journal oder Primanota) möglichst in chronologischer Reihenfolge einfließen. Im Hauptbuch werden die Geschäftsvorfälle durch die erfolgten Buchungen sachlich auf die entsprechenden Konten verteilt. Steuerberater muss Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beachten Die nach § 238 Abs. 1 Satz 1 HGB zwingend einzuhaltenden Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung müssen durch den Steuerberater bei seiner Tätigkeit beachtet werden und ergeben sich aus dem Gesetz, aber auch aus der Entwicklung der Rechtsprechung zur Buchführung und dem allgemeinen Handelsbrauch. Beispielhaft seien drei gesetzliche Grundsätze genannt:
Die Abgabenordnung sieht in den §§ 146 und 147 für alle Steuerpflichtigen entsprechende Regelungen und Vorschriften vor. Gebührenrechtliche Aspekte Erstellt ein Steuerberater im Auftrage seines Mandanten die Buchführung, so muss diese den Anforderungen der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. Ist dies nicht der Fall und hat der Mandant die Mängel der Buchführung nicht zu vertreten, so steht dem Steuerberater grundsätzlich kein Honorar für seine Tätigkeit zu. Bedeutung der Kontierung Das Kontieren der Belege ist in der StBGebV in den §§ 33 und 39 mehrmals genannt. Leider wird hieraus der Begriff und der eigentliche Umfang der Tätigkeit nicht klar. Eckert führt in seinem Kommentar zur StBGebV (4. Auflage) zu § 33 Abs. 2 StBGebV aus, dass das Kontieren der Belege durch die drei folgenden Tätigkeiten des Steuerberaters erfolgen kann:
Die Kontierung dokumentiert die Zuordnung des einzelnen Geschäftsvorfalls (Beleg) zu den gewählten Bestands- bzw. Erfolgskonten, den verwendeten Umsatzsteuersatz, den vorgenommenen Vorsteuerabzug, den gewährten oder erhaltenen Skontoabzug sowie die zeitliche Einordnung des Vorgangs. In der Buchführung müssen sich die Geschäftsvorfälle von den Belegen in die entsprechenden Buchführungskonten und von den Grundaufzeichnungen oder Buchführungskonten zurück zu den einzelnen Belegen und Geschäftsvorfällen verfolgen lassen. Nur so ist gewährleistet, dass sich der Unternehmer oder insbesondere auch ein sachverständiger Dritter (z.B. der Betriebsprüfer) innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und deren Behandlung verschaffen können. Das oberste Gebot ist also die Nachvollziehbarkeit eines jeden Geschäftsvorfalles. Eine schriftliche Kontierung auf den Belegen ist dazu noch immer das beste Instrument, auch wenn sie nicht immer zwingend ist: Fallgruppe 1: Keine schriftliche Kontierung erforderlich Die Buchungen aus dem Kassenbericht lassen sich durch chronologisch sortierte Kassenbelege und die Verwendung von Kassenbelegnummern in den Grundaufzeichnungen (Primanota) auch ohne schriftliche Kontierung im Kassenbericht exakt nachvollziehen. Gleiches gilt auch für die Buchungen der Geschäftsvorfälle auf den betrieblichen Girokonten, wenn diese z.B. durch elektronische Datenübermittlung vom Kreditinstitut an ein Rechenzentrum und dann an den Buchhalter übertragen werden (z.B. Kontoauszugsmanager der DATEV). Hier ist gewährleistet, dass alle Geldbewegungen in chronologischer Reihenfolge gebucht und sämtliche Informationen der einzelnen Geldbewegung durch das Kreditinstitut für diese Buchung zur Verfügung gestellt werden. Aus der Lohnbuchführung und aus der Anlagenbuchführung ergeben sich für den einzelnen Abrechnungszeitraum Buchungslisten, die entweder ausgedruckt oder direkt zur Verarbeitung in die Finanzbuchführung per EDV übertragen werden können. Bei all diesen Geschäftsvorfällen kann aus heutiger Sicht auf schriftliche Kontierungen verzichtet werden, denn die Einhaltung der zuvor beschriebenen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ist gewährleistet. Fallgruppe 2: Nachvollziehbarkeit nur bei schriftlicher Kontierung Anders sieht es jedoch bei der Kontierung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie sonstiger Belege aus. Wenn auf diesen Belegen die schriftliche Kontierung fehlt, lässt sich deren Zuordnung in der Buchführung nicht einfach nachvollziehen. Nicht jeder Mandant verfügt über eine Buchführung, in der die chronologische Sortierung der Belege nach Datum oder Alphabet eine Selbstverständlichkeit ist. Auch der Steuerberater ist in diesen Fällen oft nicht in der Lage, durch zusätzliche Sortierungsarbeiten die erforderliche Ordnung in der Buchführung zu schaffen. Denken Sie nur an die Mandanten, die dem Steuerberater Rechnungen und Belege erst Monate nach deren Ein- oder Ausgang zum Buchen zur Verfügung stellen. Würden in einem solchen Fall nicht schriftliche Kontierungen auf den Belegen erfolgen, könnte man diese auch nicht in oder aus den Grundaufzeichnungen in angemessener Zeit verfolgen und wiederfinden. Weiterhin besteht die Gefahr, dass ohne Kontierung auf den Belegen bereits gebuchte Belege mehrfach eingereicht und erfasst werden könnten. Durch die neue Regelung des § 147 Abs. 6 AO ist es der Finanzverwaltung im Rahmen der Außenprüfung möglich, Einsicht in die in der EDV gespeicherten Daten zu nehmen und das entsprechende Datenverarbeitungssystem zu nutzen. Aus diesem Grund haben sich die marktüblichen EDV-Systeme verändert. Es bestehen mittlerweile umfangreiche Möglichkeiten, in der Buchführung durch Suchfunktionen Geschäftsvorfälle zu verfolgen, wiederzufinden oder auszuwerten. Trotz all dieser technischen Errungenschaften ist es aber oft nicht möglich, auf der Grundlage des vorliegenden Beleges ohne eine schriftliche Kontierung dessen Behandlung in der Buchführung zu erkennen. Praxishinweise Die Vorschrift des § 33 Abs. 1 StBGebV (Buchführung einschließlich des Kontierens der Belege) beinhaltet alle Tätigkeiten des Steuerberaters zur Erstellung der Buchführung. Ist die Vollständigkeit und chronologische Reihenfolge bei Geschäftsvorfällen wie z.B. in den Kassen- und Bankbüchern gegeben, so kann auf schriftliche Buchungsvermerke (Kontierungen) verzichtet werden, da die Behandlung und Zuordnung in den Grundaufzeichnungen (Primanota) nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung verfolgt werden kann. In den anders gelagerten Fällen der Fallgruppe 2 ist der Steuerberater angehalten, Belege wie z.B. Eingangs- und Ausgangsrechnungen mit schriftlichen Kontierungen zu versehen. Denn sonst läuft er Gefahr, wegen der fehlenden Nachvollziehbarkeit gegen die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung zu verstoßen und damit den Anspruch auf eine Gebühr nach § 33 Abs. 1 oder 2 StBGebV zu verlieren. Hat der Steuerberater es bewusst unterlassen, eine schriftliche Kontierung auf den Belegen vorzunehmen, so schützt ihn auch ein gewählter niedrigerer Rahmensatz nicht vor dem vollständigen Verlust seiner Buchführungsgebühr. Fraglich bleibt allerdings noch, ob für den Verlust dieses Honorars zunächst ein Schaden beim Mandanten entstanden sein muss - z.B. durch eine Teilschätzung von Besteuerungsgrundlagen des Finanzamtes während einer Außenprüfung. Dieser Gefahr sollte man sich allerdings gar nicht erst aussetzen. Das Fazit: In der StBGebV wird wohl auch zukünftig, trotz der Verbesserungen der technischen Möglichkeiten durch die EDV, der Zusatz im § 33 Abs. 1 StBGebV "einschließlich des Kontierens der Belege" erhalten bleiben, da dieser seine Bedeutung in Teilbereichen der Buchführung nicht verloren hat. | ||||||||||||
| Quelle: Kanzleiführung professionell - Ausgabe 02/2004, Seite 32 |
Quelle: Ausgabe 02 / 2004 | Seite 32 | ID 104473
