01.09.2006 | Mandantenbindung

Das Top-20-Prinzip – Wege zur effektiven Mandantenbetreuung

von Dipl.-Betriebswirtin Angela Hamatschek, Kanzleiberaterin, Burgthann

Bevor Sie diesen Beitrag lesen, beantworten Sie bitte zunächst für Ihre Kanzlei folgende Frage: Welchen Honoraranteil erzielen Sie mit den ersten 20 v.H. Ihrer umsatzstärksten Mandanten vom Gesamtumsatz Ihrer Kanzlei? Die meisten Kanzleien ermitteln hier einen Wert um die 80 v.H. und bestätigen das Pareto-Prinzip. Der italienische Philosoph und Volkswirtschaftler Vilfredo Pareto (1848 bis 1923) stellte fest, dass man schon nach 20 v.H. der eingesetzten Zeit ca. 80 v.H. der Lösung erarbeitet hat. D.h., ein großer Teil des Gesamterfolges ist mit einem sehr kleinen Teil des Gesamtaufwandes erreichbar.  

1. Das Pareto-Prinzip in der Praxis

Auf die Kanzlei bezogen bedeutet das, dass Sie mit 20 v.H. Ihrer Mandanten 80 v.H. des Honorarvolumens erzielen können. In der Praxis sieht das dann beispielsweise folgendermaßen aus: 

Beispiel

Eine Kanzlei mit 2 Partnern und 15 Mitarbeitern erwirtschaftet einen Umsatz von 1 Mio. EUR. Geht man davon aus, dass diese Kanzlei 800 Mandanten (nicht Steuernummern) betreut, so sorgen 160 Mandanten für 800.000 EUR Umsatz. 

 

Das bedeutet aber nicht, dass Sie im Beispiel 640 Mandanten kündigen sollten. Erstens begeben Sie sich in extreme Abhängigkeiten zu einigen wenigen Mandanten, und zweitens sorgen die übrigen Mandanten auch für Arbeitsauslastung bei den Mitarbeitern. Es ist wirtschaftlich aber notwendig, darüber nach zu denken, wie Sie diese Top-20-Mandanten zufrieden stellen. Eine Klassifizierung bedeutet allerdings nicht, die anderen 80 v.H. zu vernachlässigen, sondern sich auf seine Stärken zu konzentrieren und seine Aufmerksamkeit entsprechend der Wichtigkeit der Mandanten zu verteilen. 

2. Kriterien zur Auswahl der Top-20-Mandanten

Bevor Sie über die konkreten Betreuungsmaßnahmen nachdenken, müssen Sie für Ihre Kanzlei festlegen, nach welchen Kriterien Sie Ihre Top-20-Mandanten auswählen. Wesentlich ist dabei sicher der finanzielle Aspekt, aber er ist nicht allein ausschlaggebend. Dabei ist die Unterscheidung zwischen Umsatz und Deckungsbeitrag empfehlenswert. Ein weiteres Kriterium ist die Möglichkeit der Weiterempfehlung. Denn ein Mandant, der Sie oft weiterempfiehlt oder ein wichtiges Amt in Ihrer Stadt bekleidet und somit eine Multiplikatorfunktion für Sie hat, kann ohne Weiteres ein Top-20-Mandant sein, auch wenn der Umsatzanteil nicht so hoch ist.