22.02.2008 | Mandantenrundschreiben

Aktive Kommunikation – Wie Sie schriftliche Informationen mandantenorientiert verpacken

von Dipl.-Betriebswirtin Angela Hamatschek, Kanzleiberaterin, Kleinkahl

Stellen Sie sich vor, Sie wollen Ihre Mandanten über die aktuellen Änderungen durch die Unternehmenssteuerreform informieren. Sie nehmen ein Blatt Papier zur Hand bzw. öffnen ein neues Dokument in Word und wollen beginnen. Doch bevor Sie stundenlang nach den richtigen Worten suchen, tun Sie das – aus Ihrer Sicht – einzig vernünftige. Sie beziehen den Text von einem Fachverlag. Aus Gründen der Effizienz ist es auf jeden Fall sinnvoll, Texte einzukaufen. Beachten Sie aber, dass diese Texte oftmals von Fachleuten für Fachleute geschrieben werden und somit von den wenigsten Mandanten verstanden werden. Aus Gründen der Effektivität ist es empfehlenswert, die Inhalte zu prüfen, ggf. selbst zu bearbeiten und darauf zu achten, dass sie auch für Nicht-Steuer-Experten verständlich sind. Doch wie können die Informationen am besten vermittelt werden, sodass Sie die Aufmerksamkeit der Mandanten erreichen? 

1. Der Schreibstil

Interessanterweise ist der Schreibstil nach wie vor ein Überbleibsel aus dem letzten Jahrhundert. Kaum sollen wir etwas schriftlich formulieren, entstehen Satzungetüme mit gedrechselten Worten und gestelztem Satzbau, die wir in der wörtlichen Rede nie verwenden würden. Ein solches „Juristen-Deutsch“ mag gegenüber dem Finanzamt angebracht sein, aber nicht gegenüber den Mandanten. Oder haben Sie schon einmal zu einem Mandanten gesagt: „Der Ihnen nun vorliegende Brief möchte Sie über wesentliche, vollzogene oder geplante Änderungen im Steuer- und Wirtschaftsrecht der letzten Monate informieren und Ihnen Anlass bieten, auch bestehende Sachverhalte zu überprüfen“ (gesehen auf einer StB-Website 11/2007). 

In diesem Beispiel genügt als Überschrift: „Aktuelle Steuertipps“. Es gilt der Grundsatz: Weniger ist Mehr! Formulieren Sie lieber so, wie Sie sprechen. Steuerberater können komplizierte Sachverhalte gut mündlich erklären. Schreiben Sie also auf, was Sie einem Mandanten konkret sagen würden. Korrigieren Sie erst anschließend juristische und stilistische Feinheiten.  

2. Satzaufbau und Fachjargon

Je länger ein Satz ist, desto schwieriger ist er nachzuvollziehen. Machen Sie bei den Texten die Probe aufs Exempel: Die Sätze sollten maximal 15 bis 20 Wörter beinhalten. Schachtelsätze und zu viele Nebensätze erschweren das Verständnis bzw. bringen die meisten Leser dazu, vorzeitig abzubrechen. Jedes Komma bedeutet eine weitere Kurve im Gedankengang. Spätestens nach der dritten Abbiegung verliert der Leser langsam die Orientierung: Dann muss er den Satz entweder von vorne lesen oder steigt genervt aus dem Text aus. Setzen Sie Ihrem Leser die Informationen Stück für Stück in kurzen Etappen vor. Mit jedem Punkt geben Sie ihm eine kleine Verschnaufpause. Gerade bei komplizierten Erklärungen ist das besonders wichtig. So kann der Leser Ihren Gedanken viel leichter folgen.