01.04.2007 | Mitarbeiterführung

Wertvolle Informationen durch die Zeiterfassung –So holen Sie die Mitarbeiter ins Boot

von Dipl.-Betriebswirt (FH) Klaus Knorr, Bad Vilbel

Viele Steuerberater nutzen die Zeiterfassung als Grundlage für die Honorar-abrechnung und erkennen nicht, dass in den Tiefen ihrer EDV wertvolle Informationen zur Kanzleisteuerung liegen. Mit geringem Aufwand kann dieser Schatz gehoben werden. Bewusste Kanzleiführung bringt nachweislich bessere Ergebnisse, wie höhere Gewinne, Chefentlastung und mehr Lebensqualität. Eine wichtige Voraussetzung ist allerdings, dass die Zahlen zielorientiert erfasst werden und richtig sind, d.h., der Realität entsprechen (Schneider, KP 07, 43). Das gelingt Ihnen, wenn Sie Ihre Mitarbeiter vom Sinn der Zeiterfassung überzeugen  

1. Zeiterfassung und Führungskultur

Der Umgang mit der Zeiterfassung ist ganz entscheidend von der Führungskultur in Ihrer Kanzlei abhängig. Ist sie geprägt von Wohlwollen, Respekt, Offenheit und Vertrauen gegenüber den Mitarbeitern, aber auch von Leistungsorientierung, Fairness und Verlässlichkeit? Oder herrscht eher Misstrauen, Beliebigkeit und Laisser-faire? Es ist natürlich schwer, eigenes Führungsverhalten und die Wirkung auf Mitarbeiter selbst einzu­schätzen. Hilfreich ist dabei eine anonyme Mitarbeiterbefragung. Sie hält Ihnen schonungslos einen Spiegel vor. Wenn Sie Ihr Führungsverhalten ändern wollen, ist sie unverzichtbar. Denn ohne eine offene, von Vertrauen geprägte Kanzleikultur wird es kaum gelingen, die Mitarbeiter zu einer realistischen Zeiterfassung zu motivieren. 

2. Ziele der Zeiterfassung offen kommunizieren

Ihre Führungskultur entspricht annähernd diesen Vorstellungen? Nun gilt es, mit den Mitarbeitern über die Ziele und Regeln zur Leistungserfassung zu sprechen. Mitarbeiter verstehen, dass Sie 

• Honorare kalkulieren müssen,

• erbrachte Leistungen auch berechnen müssen,

• erbrachte Leistungen, die nicht abgerechnet werden können, zumindest als Kalkulationsgröße bestimmen müssen und

• Verbesserungsmöglichkeiten erkennen wollen.

Diese Ziele müssen aber auch kommuniziert werden. Denn viele Mitarbeiter glauben, dass Leistungskontrolle die zentrale Aufgabe der Leistungserfassung ist. Natürlich können auch gute und schlechte Leistungen erkannt werden. Diese Möglichkeit muss nicht dementiert werden. Denn es gehört selbstverständlich zu einer wirkungsvollen Kanzleiführung, Mitarbeiter leistungsorientiert zu führen. Wenn es Ihnen jedoch gelingt, den anderen Motiven eine stärkere Betonung zu geben und Sie offen und fair mit dem Kontrollinstrument Zeiterfassung umgehen, sind Sie auf dem richtigen Weg. 

3. Vorgaben durch die Kanzleileitung verfälschen das Ergebnis

Wir beobachten häufig zwei gegensätzliche Ziele im Zusammenhang mit der Leistungserfassung. Für manche Kanzleien spielt die Quote Mandantenzeiten zur Gesamtzeit eine große Rolle. Diese Zeit wird häufig als produktive Zeit bezeichnet; doch wissen wir von unseren delfi-net-Benchmarkings, dass diese Quote keine Erfolg bestim­mende Größe ist. Etliche unserer besten Benchmarking-Teilnehmer (gemessen am Betriebsergebnis) haben eine verhältnismäßig geringe Quote abrechenbarer Zeiten. Andere Kanzleien dagegen möchten einen möglichst hohen Stundensatz (Honorar/eingesetzte Zeit) realisieren.