23.09.2010 | Tipps und Tricks für die Praxis

Zeitbomben im elektronischen Postfach

von Dr. Sebastian Dominic von Buch, Hannover

Rechnungen müssen zehn Jahre aufgehoben werden, für andere Dokumente gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Das betrifft auch elektronische Dokumente. In § 147 Abs. 6 AO heißt es dazu: „Sind die Unterlagen ... mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen.“ Der Betriebsprüfer wird also bei einer ausgedruckten E-Mail-Rechnung das Original - die ursprüngliche E-Mail - sehen wollen. Ist diese nicht mehr vorhanden, kann das zu Bußgeldern oder sogar zu einer Steuerschätzung führen!

Praxishinweis

Steuerlich relevante E-Mails sollten grundsätzlich nicht gelöscht werden, sondern im E-Mail-Programm in speziellen Ordnern einsortiert werden. Legen Sie am besten Ordner für Rechnungen, Auftragsbestätigungen und die sonstige Korrespondenz an und speichern diese am Jahresende in Archiven. Beim populären Outlook funktioniert das so: Klicken Sie unter „Datei“ auf „Archivieren“, wählen Sie einen Ordner aus und weisen ihm Speicherplatz und Dateinamen zu, zum Beispiel „Rechnungen_2010“. Outlook fasst dann alle Mails in einer „persönlichen Ordner-Datei“ mit der Endung „.pst“ zusammen. Haben Sie alle Ordner archiviert, brennen Sie diese auf CD. Und nur die händigen Sie dem Betriebsprüfer aus. Zur Kontrolle sollten Sie dem Prüfer einen PC zuweisen, auf dem Outlook im „Urzustand“ - also ohne eine einzige empfangene oder gesendete Mail - installiert ist. Er kann dann die pst-Dateien von der CD importieren, und Sie laufen keine Gefahr, dass der Prüfer „nebenbei“ Ihre E-Mail-Korrespondenz liest.