16.09.2022 · Fachbeitrag · Digitale Kanzleiprozesse

Mit dem beSt von der analogen zur digitalen Unterschriftenmappe

von Hanna Wolff, Referentin für Presse und Kommunikation bei der BStBK, Berlin und StB Jürgen Derlath, Münster

| Ab dem 1.1.23 müssen Schriftsätze, Anträge und Erklärungen für FG über das besondere elektronische Steuerberaterpostfach (beSt) verschickt werden (aktive Nutzungspflicht). Das sieht auf den ersten Blick wie ein unnötiger Eingriff in bewährte Kanzleiprozesse aus. Auf den zweiten Blick zeigt sich aber ein schlanker, durchgehend digitaler Ablauf, der unabhängig vom Digitalisierungsgrad der Kanzlei beherrscht werden kann und weder für die Berufsträger noch für die Mitarbeitenden zu Mehraufwand führt. |

Der analoge Kanzleiprozess

In vielen Kanzleien dürfte der Prozess noch in der hier dargestellten Form ablaufen.

Vorher: Analoge Unterschriftenmappe

Veranlassung (StB*): Die Berufsträger veranlassen die Erstellung von Dokumenten.

Erstellung (MA*): Die Mitarbeitenden erstellen die Dokumente in einem Textverarbeitungsprogramm (z. B. mit der im DMS integrierten Software).

Zusammenstellung (MA): Die Dokumente werden ausgedruckt und dem Steuerberater zur Unterschrift vorgelegt. In der Regel geschieht das nicht einzeln, sondern gesammelt in einer Unterschriftenmappe.

Freigabe (StB): Die Berufsträger unterzeichnen die Dokumente und geben sie damit frei.

Versand (MA): Die Mitarbeitenden erstellen eine Kopie des unterschriebenen Dokuments, beschriften die Umschläge mit Absender- und Empfängeradresse, kuvertieren die zu versendenden Dokumente und übergeben das Ganze an den Postdienstleister.

Dokumentation (MA): Der Postversand wird im Postausgangsbuch dokumentiert.

* verantwortlich: StB = Steuerberater, MA = Mitarbeitende

Der digitale Kanzleiprozess

Der wesentliche Unterschied zum analogen Ablauf besteht darin, dass die Unterschrift des Berufsträgers auf dem Papierdokument durch eine elektronische Freigabe nach vorheriger Authentifizierung des Berufsträgers ersetzt wird. Die Authentifizierung erfolgt mittels des Personalausweises mit eID-Funktion. Damit wird sichergestellt, dass nur der Inhaber des beSt oder eine vertretungsberechtigte Person einer Berufsausübungsgesellschaft die Nachrichten versenden kann.

Beachten Sie | Zu keinem Zeitpunkt im Prozessablauf muss der Berufsträger den Personalausweis aus der Hand geben.

Nachher: Digitale Unterschriftenmappe

Veranlassung (StB*): wie oben.

Erstellung (MA*): wie oben

Zusammenstellung (MA): Die Mitarbeitenden erzeugen ‒ ähnlich dem Erstellen einer E-Mail ‒ einen Nachrichtenentwurf in ihrem beSt-Client**. Dabei fügen sie die Betreffzeile ein und wählen aus einem Menü die Empfängeradresse des FG aus. Zuletzt hängen sie die zu übermittelnden Dokumente an. Der Nachrichtenentwurf wird in einem Entwurfsordner („digitale Unterschriftenmappe“) abgelegt.

Freigabe und Versand (StB): Der Berufsträger sichtet die Nachrichtenentwürfe und markiert die gewünschten Nachrichten für den Versand. Anschließend löst er höchstpersönlich den Versand dieser Nachrichten aus und bestätigt dies durch den einmaligen Einsatz seines Ausweises.

Dokumentation und Prüfung (StB): Mit dem Versand entsteht automatisch eine Dokumentation, die nicht nur den Versand, sondern auch den Eingang der Nachricht im Postfach des Empfängers dokumentiert. Diese ist zwingend dahin gehend zu prüfen, ob der Versand erfolgreich war.

* verantwortlich: StB = Steuerberater, MA = Mitarbeitende

** Der beSt-Client ist entweder in die Kanzleisoftware integriert oder wird von der BStBK zur Verfügung gestellt.

FAZIT | Wie der direkte Vergleich zeigt, ändert sich an der Logik der Prozessschritte nichts. Der digitale Prozess selbst führt auch nicht zu mehr Arbeitsaufwand bei den Betroffenen. Insbesondere der Versand der Dokumente ist deutlich schlanker und entlastet die Mitarbeitenden, ohne den Berufsträger zu belasten.

Eine weitere wichtige Eigenschaft des digitalen Ablaufs ist, dass die Mitarbeitenden bei der „Zusammenstellung der digitalen Unterschriftenmappe“ an ihre Fähigkeiten im Umgang mit E-Mails anknüpfen können.

Schließlich führt der neue Ablauf auch zu mehr Rechtssicherheit. Denn erstmals kann der Zugang eines Dokuments nachgewiesen werden.

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