17.09.2014 · Fachbeitrag · Einspruchsentscheidung

Bekanntgabe von Bescheiden per Ferrari-Fax

von Oberstaatsanwalt Raimund Weyand, St. Ingbert

Einspruchsentscheidungen können nach § 366 AO nur schriftlich erteilt werden. Nach allgemeiner Auffassung wahrt die Übersendung eines Verwaltungsaktes per Telefax ebenfalls diese Schriftform. Dies gilt auch, wenn das FA die Einspruchsentscheidung als sogenanntes „Ferrari-Fax“ verschickt (BFH 18.3.14 , VIII R 9/10, Urteil unter www.openjur.de).

Hintergrund

Bei der Versendungsart „Ferrari-Fax“ erstellt der Sachbearbeiter eine Datei mit dem Text des zu faxenden Dokuments und sendet diese per E-Mail an das verwaltungsinterne Rechenzentrum. Dort wird die Datei umgewandelt und als Fax an den Empfänger weitergeleitet. Beim Absender wird dann gleichzeitig ein Sendeprotokoll geschaffen, das auch verkleinerte Abbilder der versandten Dokumente enthält.

Sachverhalt

In der jetzt vom BFH entschiedenen Sache stritten sich das FA und der Kläger um die Frage, ob rechtzeitig Einspruch gegen verschiedene ESt-Bescheide eingelegt worden war, die das FA als „Ferrari-Fax“ erstellt hatte. Die Vor-instanz war der Auffassung, dass diese Versandart die von Gesetzes wegen verlangte Schriftform unter anderem schon deshalb nicht erfülle, weil eine elektronische Signatur im Sinne des § 87a Abs. 4 AO fehle.

Entscheidung

Diese Meinung teilt der BFH nicht. Verwaltungsakte, also auch Steuerbescheide und Einspruchsentscheidungen, dürfen uneingeschränkt per Telefax übermittelt werden. Ein Fax gewährleistet vor allem den mit dem Gebot der Schriftlichkeit verfolgten Zweck, dass aus dem Schriftstück Inhalt und Urheber zuverlässig entnommen werden können. Die Übersendung per Telefax ist dabei nicht als Übersendung eines elektronischen Verwaltungsakts anzusehen, weil Faxe keine elektronischen Dokumente darstellen. Solche Dokumente können relativ leicht elektronisch geändert werden, weshalb nur eine elektronische Signatur ihre Integrität sichern kann. Faxe kann man demgegenüber ohne Probleme einem bestimmten Urheber zuordnen und nicht einfach verändern. Dies gilt auch für „Ferrari-Faxe“. Sie entsprechen hinsichtlich Format und Abänderbarkeit den im „normalen“ Telefax-Verfahren übermittelten Dokumenten.

Der BFH bestätigte die Auffassung des FG aber aus anderen Gründen. Im Streitfall fehlte nach Meinung des Senats eine wirksame Bekanntgabe der Einspruchsentscheidung. Der Kläger hatte geltend gemacht, sein Faxgerät drucke eingehende Sendungen automatisch aus. In seinem vorgelegten und vom Senat insoweit nicht angezweifelten Posteingangsbuch fehlte aber für die verfahrensgegenständlichen Einspruchsentscheidungen eine entsprechende Dokumentation.

Die vom Gesetz zwingend verlangte Schriftform ist bei Faxen nur gewahrt, wenn diese beim Empfänger tatsächlich ausgedruckt vorliegen. Erst mit dem Ausdruck ist der betreffende Verwaltungsakt „schriftlich“ erlassen. Eine elektronische Zwischenspeicherung im Empfangsgerät genügt nicht. Nachweisprobleme gehen hierbei immer zulasten des FA, das den Zugang im Zweifel positiv nachweisen muss, so § 122 Abs. 2 AO.

Ein solcher Nachweis war nicht gelungen, sodass die Klage rechtzeitig erhoben war. Zwar hatte das FA dem Kläger später Ausdrucke der Bescheide überlassen, ohne eine Rechtsmittelbelehrung beizufügen. Hierin sah der BFH keine Zweitbescheidung, die ihrerseits die Rechtsmittelfrist in Gang gesetzt hätte. Denn die Übergabe der Dokumente erfolgte nicht mit dem für die Bekanntgabe von Verwaltungsakten nötigen Bekanntgabewillen, sondern allein zur Information über Schriftstücke, deren Ausdruck sich schon in den Steuerakten befand.

Weiterführende Hinweise