08.09.2015 · Fachbeitrag · Kanzleiorganisation

Wer hat hier eigentlich wen im Griff? - Outlook als Zeitmanager

von StB Markus Grote, Gummersbach

| Termine vereinbaren, Aufgaben in Termine umwandeln oder Termine automatisch einfärben: Wenn Sie es richtig machen, ist Outlook eine große Hilfe in Sachen Zeitmanagement. Aber das Ganze hat einen Haken: Während der täglichen Arbeit kann Outlook enorm nervig sein. Denn: Allzu oft werden E-Mails zu echten Zeiträubern. Wie setze ich im Kanzlei-Alltag Outlook so ein, dass es mehr Zeit einspart als verbraucht? |

Ein typischer Fall aus dem Kanzleialltag

Sie haben sich gerade einen Kaffee geholt und die Telefongespräche auf Ihre Sekretärin umgestellt, um eine wirklich komplizierte Rechtsfrage auszuarbeiten. Sie spielen einige Möglichkeiten durch - und auf einmal: „Pling!“ Outlook meldet sich. Natürlich schauen Sie sofort auf die untere rechte Bildschirmecke. Eine Sprechblase öffnet sich. Sie sehen, dass Herr Schneller gerade bei der Bank sitzt und dringend auf einen Rückruf wartet. Also öffnen Sie sofort die komplette Mail. Dann rufen Sie bei der Bank an. Herr Schneller fragt, bis wann seine Einkommensteuererklärung fertiggestellt werden kann. Das hat sich ja mal wieder gelohnt. Und alles nur wegen Outlook!

Outlook-Ablenkungen stoppen!

Aber wie machen Sie es besser? Versuchen Sie es so: Öffnen Sie Ihr Outlook. Gehen Sie zum Punkt „Datei“ und dann zur Rubrik „Optionen für E-Mails“. Stellen Sie dort den Nachrichteneingang so ein, dass keinerlei Hinweise mehr auf Ihrem Bildschirm erscheinen, wenn Sie eine neue E-Mail bekommen. Dann können Sie die E-Mails in Zukunft nicht mehr ablenken. Sie werden sich wundern, wie konzentriert Sie das nächste Mal an der Lösung Ihrer Probleme arbeiten können, wenn Outlook Sie nicht andauernd aus dem Konzept bringt.