08.09.2014 · Fachbeitrag · Korrespondenz

Schreibetikette der Kanzlei: Beweisen Sie Ihre Kompetenz auch schriftlich

von Prof. Dr. StB WP Claus Koss, Regensburg

| „Wer schreibt, der bleibt“ lautet eine ungeschriebene Regel in der Steuerberatung. Schon aus Nachweisgründen muss der Steuerberater seinem Mandanten die Ergebnisse seiner Arbeit mitteilen. Die schriftliche Mitteilung ist gleichzeitig die Visitenkarte des Beraters. Selbstverständlich macht der Inhalt die Qualität eines Briefs aus, aber ein guter Inhalt sollte nicht durch einen schlechten Stil entwertet werden. Dieser Beitrag zeigt, wie durch vermeintliche Kleinigkeiten in Anrede und Grußformel Fehler vermieden werden können. |

Anrede

Es ist Allgemeingut, dass die Anrede „Hi“ an den Tresen gehört. Aber schon bei der in E-Mails weit verbreiteten Anrede „Hallo Herr/Frau …“ ist der Autor dieses Beitrags konservativ. Für ihn ist die E-Mail auch ein Brief, der mit der Anrede „Sehr geehrte Frau …“ oder „Sehr geehrter Herr …“ beginnen sollte. Wenn der Empfänger nicht namentlich bekannt ist, lautet die Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren, …“. Dies ist regelmäßig bei E-Mails an allgemeine Anschriften wie „info@...“, „kontakt@...“, „mail@...“ oder „poststelle@...“ der Fall. Auch bei Schriftverkehr mit dem Finanzamt und anderen Behörden schreibt man „Sehr geehrte Damen und Herren, …“. Bei Gerichten wird die Anrede üblicherweise vollständig weggelassen.

Weiß man, dass der Empfänger nur eine Person ist, zeigt man dieses Wissen durch die Anrede im Singular „Sehr geehrte Dame, sehr geehrter Herr, …“. Etwas mehr Freundlichkeit erreicht der Absender durch die Variante „Sehr geehrter, lieber Herr …“. Ist der Empfänger so gut bekannt, dass man „per Du“ ist, kann man die Nachricht mit „Liebe/r …“ beginnen. Inzwischen ist aber „Hallo [Vorname], …“ verbreiteter. Regionale Unterschiede können berücksichtigt werden. So kennt der Autor „Moin Moin“ auch aus (offizielleren) Briefen aus dem Norden der Republik. Hier ist aber Vorsicht geboten, denn solche Besonderheiten können andernorts leicht missverstanden werden. Veraltet ist die Anrede „Sehr geehrte Eheleute …“ - auch wenn einige Dokumenten-Management-Systeme dies vorschlagen.